Adjoint (E) Au Service À La Clientèle Et Aux Opérations

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Sommaire du poste

L’adjointe au service à la clientèle et aux opérations assure diverses tâches administratives tout en soutenant les opérations de la boutique, de l’École de glisse et des événements. Elle contribue au bon fonctionnement des activités quotidiennes, offre un excellent service à la clientèle et agit comme personne-ressource auprès des équipes.

Polyvalente et organisée, elle participe également à la coordination de certaines activités, au suivi des employés et à la circulation efficace de l’information entre les différents départements.

Principales responsabilités

Administration

• Balancer les enveloppes de dépôt.
• Préparer et effectuer la facturation relative aux événements pour le département de comptabilité.
• Collaborer avec la comptabilité afin d’assurer une facturation juste et complète.
• Vérifier les factures mensuelles et balancer les inventaires des articles en consignation.
• Assurer la gestion de la papeterie nécessaire à la boutique.
• Effectuer diverses tâches administratives connexes.
• Développer une bonne connaissance des systèmes informatiques et des produits offerts afin d’assurer adéquatement les suivis administratifs et financiers.

École de glisse

• Participer à l’intégration et à l’accueil des nouveaux moniteurs et aides-moniteurs.
• Présenter aux nouveaux employés les lieux, les espaces de rangement, les casiers, le matériel ainsi que les principales règles et procédures de l’École de glisse.
• Maintenir à jour les outils de suivi concernant les moniteurs, notamment leurs niveaux, compétences et types de cours pouvant leur être attribués.
• Collaborer avec les chefs d’équipe afin d’attribuer les cours aux moniteurs appropriés en fonction du niveau et des besoins de la clientèle.
• Participer aux rencontres du samedi matin avec les chefs d’équipe.
• Effectuer le suivi des informations nécessaires à la paie des moniteurs et aides-moniteurs.
• Aider à la gestion de la clientèle de l’École de glisse et répondre aux demandes des clients.
• Participer à la coordination des communications entre le bureau et les équipes sur la montagne, notamment en ce qui concerne les équipements de communication.
• Organiser et coordonner la préparation des groupes scolaires : recueillir les besoins, planifier les billets et la location d’équipements, s’assurer que le matériel est identifié pour chaque participant, préparer les cartes nécessaires et collaborer avec la comptabilité pour la facturation.
• Soutenir la promotion de l’École de glisse en participant à la préparation et à la coordination des communications, promotions et activités spéciales.
• Développer une bonne connaissance de la montagne et du fonctionnement des opérations de l’École de glisse afin de soutenir efficacement l’équipe.

Boutique et service à la clientèle

• Assurer le rôle de responsable de la boutique une fin de semaine sur deux.
• Offrir un service à la clientèle professionnel au comptoir et par téléphone.
• Soutenir et encadrer l’équipe dans les opérations quotidiennes.
• Répartir certaines tâches auprès des employés et assurer les suivis nécessaires.
• Participer à la modification des horaires lorsque requis.
• Transmettre les informations importantes aux employés, notamment par l’intermédiaire d’Agendrix.
• Assurer une bonne communication interne et contribuer au respect des politiques et procédures RH auprès des employés de la boutique et de la location.
• Participer à la recherche et à la sélection de produits pour la boutique.
• Veiller à la disponibilité de la monnaie nécessaire aux opérations des caisses.
• Participer au maintien de la présentation visuelle, de l’organisation et de la propreté des lieux.

Événements et communications

• Participer à la préparation, à l’organisation et à la mise en place des événements.
• Prendre connaissance des détails et besoins de chaque événement afin d’assurer un suivi adéquat auprès des différents départements.
• Être présente lors de certains événements afin d’accueillir les clients, superviser la logistique et répondre aux imprévus.
• Apporter un soutien logistique avant, pendant et après les activités.
• Participer à l’organisation des événements internes.
• Préparer certains visuels et contenus promotionnels pour approbation.
• Mettre à jour le calendrier des événements et transmettre les informations nécessaires à la préparation des publications sur les réseaux sociaux.
• Veiller au respect de l’image de marque dans les communications et les outils visuels dont elle est responsable.

Soutien aux opérations du golf

• Effectuer le suivi quotidien du décompte, du lavage et de la propreté des voiturettes de golf.
• Assurer le suivi des réparations nécessaires.
• Coordonner l’horaire de lavage des voiturettes en fonction des opérations et des conditions météorologiques.
• Participer à la gestion des départs lors des périodes de gel au printemps et à l’automne.

Soutien à l’équipe

• Contribuer à la bonne circulation de l’information entre les différents départements.
• Agir comme personne-ressource auprès des employés lorsque requis.
• Collaborer avec les gestionnaires et chefs d’équipe dans le suivi des opérations.
• Faire preuve d’initiative afin de résoudre les problématiques courantes.
• Effectuer toutes autres tâches connexes contribuant au bon fonctionnement des opérations.

Profil recherché

• Excellent sens de l’organisation et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft Office.
• Facilité à apprendre différents logiciels et systèmes de gestion.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en communication.
• Leadership positif et capacité à encadrer une petite équipe.
• Autonomie, débrouillardise, polyvalence et esprit d’équipe.
• À l’aise dans un environnement saisonnier et opérationnel où les priorités peuvent évoluer rapidement.
• Bonne connaissance de la montagne et du milieu du ski, ou intérêt à développer rapidement ces connaissances.
• Disponibilité pour travailler une fin de semaine sur deux ainsi que lors de certains événements

Rémunération : 21,00$ à 25,00$ par heure

Heures prévues : au maximum 40.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel