Adjoint(E) De Direction - Octrois Et Administration

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Chef de file philanthropique au service de l’humain, la Fondation du CHU de Québec fait la différence pour la santé des gens, de la naissance à la fin de vie, en appuyant financièrement l’humanisation des soins de santé du plus grand complexe de soins spécialisés au Québec. La Fondation soutient les équipes de soins du CHU de Québec-Université Laval afin qu’elles puissent offrir une meilleure qualité de services médicaux, qu’elles contribuent à la recherche et à l’enseignement tout en restant à la fine pointe des innovations technologiques.

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous l’autorité de la vice-présidente octrois et opérations, la personne a comme principal mandat de réaliser des activités de soutien administratif de haut niveau pour la direction des octrois de la Fondation. Elle soutient l’organisation par une variété de tâches liées aux opérations et aux chantiers organisationnels. Elle participe à la planification et la réalisation de certains processus spécifiques, notamment le processus des octrois.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES SPÉCIFIQUES

• Assurer le respect de la vision, des valeurs et de la mission de la Fondation dans l’ensemble de ses mandats et de ses activités ;
• Participer activement aux processus gérés par l’administration et à leur optimisation, particulièrement le processus d’attribution des fonds (processus des octrois), en appuyant le service aux bénéficiaires, en rédigeant de la correspondance ou des communications à la communauté interne du CHU, en participant à la production de documents, rapports, indicateurs de gestion et redditions de compte ;
• Assurer le support à la réalisation du plan de communication de la transformation du modèle d’affaires auprès des diverses parties prenantes, entre autres pour la préparation de présentations, formulaires, affiches, politiques et procédures à être déployées sur le Web, etc. ;
• Soutenir les collègues du département des octrois et des opérations dans l'utilisation du CRM et des outils internes (ex. : Teams, SharePoint (GED), CRM, Office 365, etc.), assurant une vigie des bonnes pratiques et en offrant un appui au besoin;
• Appuyer la coordination des opérations dans la gestion des inventaires, notamment du matériel informatique ;
• Accompagner la direction pour la gestion (préparation, suivi et la rédaction de procès-verbaux) des divers comités entre la Fondation et le CHU ;
• Coordonner les agendas et la gestion de la correspondance des membres de sa direction ;
• Prendre en charge de façon autonome certains dossiers et projets administratifs.

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience et formation

• DEC en administration, comptabilité ou l’équivalent ;
• Posséder plus de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire ;
• Avoir acquis cette expérience dans le secteur hospitalier, philanthropique ou en développement des affaires sera considéré comme un atout majeur;
• Expérience avec les bases de données ou Microsoft Dynamics 365 sera considéré comme un atout majeur.

Compétences et aptitudes

• Maîtrise avancée de la suite Office 365 (Teams, SharePoint, Excel, Word, PowerPoint);
• Maîtrise des outils collaboratifs;
• Faire preuve d’un grand sens de l’organisation et de rigueur;
• Démontrer réflexion intuitive d’optimisation des processus et d’amélioration en continue;
• Démontrer une capacité à mener plusieurs projets de front tout en respectant les délais;
• Posséder une bonne maîtrise de la langue française et démontrer une aisance dans ses communications, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Faire preuve de discrétion et d’un souci pour la confidentialité;
• Posséder d’excellentes habiletés relationnelles;
• Être doté d’une attitude positive et d’une habileté remarquée pour le travail en équipe;
• Avoir un anglais fonctionnel sera considéré comme un atout.

AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

• Horaire de travail flexible du lundi au vendredi avec possibilité de faire du télétravail selon la politique en vigueur (en mode hybride, 2 jours en présentiel);
• Style de gestion axé sur l’humain et sur la conciliation travail-vie personnelle ;
• Ambiance d’entraide et de collaboration ;
• Programme d’assurances collectives compétitif, incluant l’assurance invalidité courte durée à la charge de l’employeur, les soins dentaires et la télémédecine ;
• REER collectif ;
• 7 jours de maladie/mobiles par année ;
• Salaire et offre de vacances compétitives en fonction de l’expérience et selon la politique d’équité interne en vigueur ;
• Disponibilité demandée en dehors des heures habituelles de travail de manière occasionnelle (particulièrement pour les événements de la Fondation ou lors d’activités de réseautage) ;
• Bureau moderne et lumineux et accès à une salle d’entraînement ;
• Stationnement gratuit.

Rémunération : 52 844,00$ à 62 169,00$ par an

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Gym sur place
• Heures d’arrivée et de départ flexibles
• Programme d'Aide aux Employés
• Stationnement sur place

Lieu du poste : Télétravail hybride à Ville de Québec, QC