Administratief Medewerker Inkoop (Tijdelijk)

Bij Toppy wordt er heel veel verkocht, maar natuurlijk nét zoveel ingekocht. Dat inkopen, laat je lekker aan de inkopers over, maar zij kunnen wel wat hulp gebruiken met de verwerking van alle inkooporders deze zomer. Ben jij de sidekick die zij zoeken? Periode: april t/m augustus 2025.

Als administratief medewerker inkoop ben jij de steun en toeverlaat van de inkoper. Je bouwt niet alleen fijne relaties op met onze leveranciers, je zorgt er ook voor dat ze hun (leverings)afspraken na komen. Je speelt, of beter gezegd: je bent, een onmisbare rol in het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten van de afdeling Inkoop. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve taken die gericht zijn op het efficiënt beheren van ons inkoopproces.

Wat ga je precies doen?

• Jij bent dé go-to persoon als het gaat om de dagelijkse verwerking van onze inkooporders. Geen order gaat aan jou voorbij en je houdt een oogje in het zeil als het gaat om het bewaken van de leverafspraken en het opvolgen van verlopen orders.

• Goede communicatie is belangrijk! Je bent namelijk het aanspreekpunt van verschillende afdelingen binnen Toppy. Zo schakel je veel met de klantenservice, logistiek en category managers en weten zij jou te vinden voor vragen en het oplossen van problemen.

• Je hebt intensief contact met leveranciers over het lopende inkoopproces.

• Jij weet je als geen ander wegwijs te maken in ons WMS-systeem ‘Stocky’. Hierin wijzig je inkooporders en pas je bijvoorbeeld levertijden aan.

• Jij beheert alle leveranciersinformatie en contacten en houdt de prijslijsten en condities bij.

Zomaar een dag in jouw nieuwe rol:
Nadat je een lekker bakkie hebt gezet en Bobby de kantoorhond een aai over zijn bolletje hebt gegeven, start je de dag met het checken van de inkoop mailbox. Deze ligt volledig in jouw beheer. Een leverancier geeft aan dat er onlangs een bestelling is geleverd, maar vanuit ons magazijn krijg je te horen dat zij van niets weten. Eerst zoek je tot in de puntjes uit of we de bestelling echt niet hebben ontvangen. Dit doe je in ons voorraadmutatie systeem. Vervolgens ga je met de leverancier in gesprek, aangezien we echt niets ontvangen hebben. Je hebt geen blad(blazer) voor de mond en weet je mannetje te staan. Dankzij jouw probleemoplossend vermogen en communicatie skills krijgen we de bestelling alsnog geleverd.

Stocky, ons zelf ontworpen WMS systeem, is your best friend. Hierin voer je gedurende de dag diverse werkzaamheden uit. Met jouw scherpe blik zorg je ervoor dat de klantbestellingen tijdig besteld worden en dat er geen enkele bestelling tussendoor glipt. Je merkt op dat een order vanuit onze leverancier niet op tijd is binnengekomen. Geen paniek! Jij weet het hoofd koel te houden, volgt dit direct op en zit de leverancier letterlijk achter de broek aan (I will find you and I will…). Grapje natuurlijk, je zorgt ervoor dat onze inkooporders alsnog zo snel mogelijk gaan binnenkomen. Dit verwerk je in Stocky zodat het voor de rest van de collega’s duidelijk is. Wanneer je merkt dat een leverancier zich vaker niet aan de afgesproken regels houdt, ga jij ervoor zorgen dat dit gaat veranderen.

Wat wij jou bieden:

• Een parttime functie tussen de 24 en 40 uur

• Een salaris tussen de € 2450 en € 2900 euro bruto op basis van 40 uur
  (Geld maakt niet gelukkig, maar gelukkig maken ze…)

• Nog meer geld:
  (8% vakantiegeld, reiskosten, pensioen en korting op het assortiment)

• Een stel jonge honden als collega’s.
  (Speels, maar met de ambitie om te groeien)

• Een kantoorhond.
  (Over jonge honden gesproken...)

• Een omgeving zonder kantoortaal, hiërarchie en waar initiatief wordt toegejuicht.
  (‘Ergens een plasje over doen’, bruhh, laat dat maar aan de kantoorhond over.)

• Veel leuke dingen doen.
  (Vrijmibo’s, uitjes en feestjes)

Iets voor jou?

Ben jij het gedreven administratieve talent dat wij zoeken? Dan zien we graag je sollicitatie tegemoet.

• Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar

• Gerelateerde werkervaring is een pré

• Beschikbaar in de periode april t/m augustus