Administratief Ondersteuner Hulpverlening, 24 Uur Per Week (M/V/X)

Wat krijg je?

• Arbeidsovereenkomst (24 uur per week) voor een jaar, de dagen stemmen wij in overleg met jou af.

• Salaris volgens cao GGZ schaal 35: € 2.571,- tot € 3.346,- op basis van 36 uur (fulltime), afhankelijk van relevante werkervaring.

• 100% vergoeding van ov-reiskosten of een vergoeding van €0,23 per km voor woon-werkverkeer.

• 201 vakantie uren per jaar bij een fulltime dienstverband.

• Opleidings- en trainingsmogelijkheden.

• Pensioenregeling bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn (PFZW).

Onze wensen

• Je hebt MBO werk- en denkniveau.

• Je hebt enige werkervaring in een soortgelijke functie met administratieve taken en je bent handig met Word, Excel, Teams en Outlook.

• Je hebt een proactieve en dienstverlenende instelling.

• Je communiceert helder en duidelijk zodat iedereen weet wat er wordt verwacht.

• Je bent goed in het plannen en organiseren van afspraken en het bewaken daarvan.

• Je komt je afspraken na en weet op een prettige en duidelijke manier ervoor te zorgen dat anderen dat ook doen.

• Je kunt makkelijk schakelen, blijft rustig en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden.

• Je bent 24 uur per week beschikbaar.

• Het is fijn als je ervaring hebt met ons plansysteem Monaco, zo niet dan leren wij je het.

Hoe ziet je agenda eruit?

Wie zijn wij?

113 Zelfmoordpreventie streeft naar een land waarin niemand eenzaam en radeloos sterft door zelfdoding. Uit onderzoek weten we dat mensen vaak niet dood willen, maar geen andere uitweg meer zien. 113 is in 2009 opgericht om wel een andere uitweg te bieden door het onderwerp bespreekbaar te maken. 113 heeft een hulplijn; mensen met suïcidale gedachten kunnen dag en nacht anoniem bellen of chatten. Als nationale organisatie voor suïcidepreventie onderzoekt, ontwikkelt en implementeert 113, samen met vele andere organisaties, interventies en campagnes om het aantal zelfdodingen in Nederland omlaag te krijgen. In de 15 jaar dat onze organisatie bestaat, hebben we taboes rondom zelfdoding helpen verminderen en zowel de zorgsector als overheidsinstanties, gemeentes, scholen, families, naasten en uiteraard de hulpvragers hierover geïnformeerd en ondersteund. We zijn trots op wat we hebben bereikt in ons relatief korte bestaan, maar we zijn er nog niet.

Voor de versterking van onze hulpverlening zijn we op zoek naar een administratief ondersteuner die van puzzelen houdt. Iemand die energie krijgt van plannen en organiseren en het fijn vindt om anderen te ontzorgen. Iemand die uitblinkt in organisatie skills, soepel communiceertt en zelf initiatief neemt om de teamleiders te ontzorgen. Ben jij op zoek naar een licht administratieve functie en heb jij affiniteit met de geestelijke gezondheidszorg? Dan nodigen wij je graag uit om kennis te maken in Amsterdam!

De functie en de afdeling

Als administratief ondersteuner werk je op ons kantoor in Amsterdam en maak je onderdeel uit van team Hulpverlening. Het is een nieuwe functie en dit biedt je de kans om deze zelf goed in te richten. Het team Hulpverlening bestaat uit een manager hulpverlening, 4 teamleiders en een team van ongeveer 175 collega’s (inclusief stagiaires en vrijwilligers) die de hulpvragers zo goed mogelijk hulp of therapie bieden. Tijdens de 24/7 diensten op ons kantoor leiden de floormanagers de werkzaamheden in goede banen. Ieder heeft eigen werkzaamheden, maar er is veel onderlinge afstemming. De sfeer is informeel en hecht.

Wat ga je doen?

Door de 4 teamleiders te ontzorgen draag jij een waardevolle bijdrage aan het werk van de hulplijn van 113. Je vervult verschillende administratieve en ondersteunende werkzaamheden zoals het bijhouden van de agenda’s, het beantwoorden van vragen over afspraken, het voorbereiden van vergaderingen en mailingen uitzetten. De teams zijn relatief groot. Jij ondersteunt de teamleiders bij het bewaken van HR gerelateerde taken, zoals het plannen van ontwikkel- en verzuimgesprekken. Dat kan best een puzzel zijn, omdat je rekening houdt met de roosters van de medewerkers en de agenda’s van de teamleiders. Je communiceert helder over de benodigde voorbereiding en controleert dit zo nodig. Je kunt mensen op een prettige manier aanspreken. Daardoor verlopen de gesprekken goed en kunnen de teamleiders op jou bouwen.

Je hebt veel contact met je collega’s van de planning en overlegt als het maken van een afspraak rooster-technisch lastig is. Je ziet mogelijke problemen en bedenkt oplossingen.

Naast de langetermijnplanning, houd je je bezig met ad hoc planning, stel je overzichten op, en houdt je actielijsten bij. Je sluit regelmatig aan bij werkoverleggen zodat je weet wat er speelt en de teamleiders proactief kunt ontzorgen. Je bent toegankelijk en betrouwbaar: niet alleen de teamleiders kunnen bij jou terecht, ook medewerkers weten je te vinden bij vragen of als ze iets willen afstemmen.

Deze functie past bij iemand die goed kan prioriteren en actie durft te ondernemen als dat even nodig is. Iemand die tegen een beetje hectiek kan, en er blij van wordt om zaken voor anderen te regelen.

Wat is verder nog belangrijk?

• Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor details.

• Je communiceert helder en duidelijk zodat iedereen weet wat er wordt verwacht.

• Je toont initiatief, weet van aanpakken en werkt zelfstandig. Bij vragen neem je een proactieve houding aan en zoek je contact met diegene die je op weg kan helpen om op die manier je werk zo goed mogelijk uit te voeren.

• Je bent flexibel, past je makkelijk aan veranderende situaties aan en kunt snel schakelen tussen verschillende taken.

• Je durft mensen op een passende manier aan te spreken op zaken die in jouw ogen belangrijk zijn voor een prettige samenwerking.

• Je legt makkelijk contacten. Collega’s zoeken je graag op en weten dat je rekening houdt met hun wensen zonder daarbij door te schieten.

• Je bent je bewust van het vertrouwelijke karakter van de functie en kunt daar passend mee omgaan.

Werken op kantoor bij 113 betekent...

• 
  fijne Amsterdamse werkplek waar veel wordt gelachen,

• samen potje tafeltennissen, sjoelbakken of lunchen in het 113 café,

• samenwerken in team van betrokken collega’s die elkaar écht zien,

• aandacht voor persoonlijke veiligheid en gezondheid,

• open cultuur gericht op vrijheid en zelfredzaamheid, én:

• altijd vers fruit!

Jouw ontwikkeling staat voorop
Als organisatie vinden wij het belangrijk dat jij je wilt en kunt blijven ontwikkelen. Daar bieden we je veel mogelijkheden voor. Door samenwerking in projecten met andere afdelingen van 113 (Onderzoek, Landelijke Agenda, MarCom, Academy), met externe partijen en door het trainen en opleiden van zorgprofessionals in suïcidepreventie.

Hoe ziet onze sollicitatieprocedure eruit?

Enthousiast geworden?
Dan komen wij graag met jou in contact! Jouw cv en motivatie kun je uploaden via onderstaande button. De sollicitatiegesprekken worden gevoerd op het kantoor van 113 in Amsterdam. Wij werken niet met een sluitingsdatum en gaan in gesprek zodra er een match is met de vacature.

Vragen over de functie kun je stellen aan Katja Bolt, teamleider Hulpverlening, (k.bolt@113.nl) of via telefoonnummer 020-3113 883).

Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure? Neem dan vooral contact op met onze recruiter.

We geloven in de kracht van een inclusieve organisatiecultuur en vinden het belangrijk dat iedereen zichzelf kan zijn. Of het nu gaat om leeftijd, geslacht, geloof, seksuele geaardheid, culturele achtergrond of opleiding: iedereen is welkom!

Voor het werken bij 113 is een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) vereist.

Wij werven voor deze vacature zelf. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.

Afdeling
Recruitment

recruitment@113.nl
020-3113883