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Administrative Assistant, For Complex Care Out-Patient And Satellite Programs, Home And Community Care - Temporary Full-Time (1.0)
Posted on Nov. 18, 2024
- Ottawa, Canada
- 0 - 0 USD (yearly)
- Full Time
Compensation Pay Range:
$26.43-$32.46
Job Description:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
DESCRIPTION
The Administrative Assistant will provide administrative support services and ensures confidentiality and efficient conduct of business through the office. This position works with the Complex Care Out-patient Program including the NP Satellite clinics. Works with community providers (vendors, agencies) and must be able to prioritize competing demands from a team of people.
PRINCIPAL DUTIES
- Type, transcribe dictated correspondence and format electronically based reports and correspondence; prepare spreadsheets; prepare documents for review.
- Draft routine responses for signature; collate information and draft updates to annual reports and/or other documents; research and collect relevant documentation regarding complex responses.
- Prioritize incoming mail and documents and distributes appropriately. Prepares intake packages for families (consents/transition info ect.)
- Receive and screen incoming calls, assess the urgency of the calls, provide general information as required to the caller, or refer the caller to the appropriate person.
- Supports the manager by sending out agendas for meetings, take, transcribe and distribute minutes for the team meetings and the Complex Care Family Advisory Committee
- Supports the team to book family focused team meetings/CSP, including Video conferencing arranging or confirming attendance and preparing material
- Maintain awareness of activities and maintain liaison with a variety of work-related contacts both at CHEO and externally.
- Maintain an up-to-date calendar of upcoming events and priorities and coordinate meetings as required.
- Photocopy, collate, fax and distribute documents. Send packages to other centres in collaboration with Medical Records for referrals via FedEx, Purolator, etc.
- Proofread documents for grammar and spelling.
- Supports populating the data elements for Complex Care funder
- Maintain detailed bookkeeping records and enter data into the computer for revenue and expenses.
- Establish, develop and maintain various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports, and confidential files.
- Collect and/or tabulate statistics and information from files and/or databases as required, enter data into various data bases from a variety of sources.
- Assist with and/or conduct research and retrieve information and/or material as assigned on specified topics, by surfing the web, CHEOnet, reviewing literature, journals and/or publications etc.
- Participate in the planning of local conferences by booking venue, scheduling speakers, ordering catering, audio visual equipment, registration, etc.
- May perform financial clerical functions such as billing, maintaining petty cash, reconciling accounts, providing month end reports, monitoring, tracking and/or processing expenses related to travel claims, invoices, requisitions, deposits, receipts, etc.
- May initiate HR staffing request forms as directed, obtain required signatures and forward to Human Resources.
- May ensure office set up for new staff which includes computer and telephone, keys, etc. as requested.
- Assist with and/or complete funding or grant submissions for review and appropriate sign off, as requested.
- Maintain files and order supplies as required.
- EPIC referral management, actions Complex Care Team referrals
- Booking, confirming, rescheduling & coordinating clinic appointments
- Coordinating & streamlining care across multiple providers
- Perform other duties as assigned
QUALIFICATIONS
- Criminal Records Check (Essential)
- Diploma in Office Administration or other appropriate combinations of education and experience, along with the demonstrated knowledge, skills and abilities to perform the duties of the position, may be considered in lieu of stated education and experience. (Essential)
- Approximately six (6) months of previous secretarial, administrative experience. (Essential)
- Comprehensively use software including word processing, spreadsheet, presentation, electronic mail. (Essential)
- Comprehensive knowledge and use of Staff Right & Cadence and EPIC (Preferred)
- Communicate effectively and concisely, both orally and in writing. (Essential)
- Knowledge of medical terminology (Preferred)
- Previous experience with use of a data base (including data entry and generation of reports) (Preferred)
- Bilingualism (English and French) (Essential)
Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers – Laborers International Union of North America, (OFHCW-LiUNA 300).
Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at
jobs@cheo.on.ca
. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
DESCRIPTION
L’adjoint(e) administratif(ve) fournira des services de soutien administratif et assurera la confidentialité et la conduite efficace des affaires par dans le cadre du bureau. Le ou la titulaire de ce poste travaille avec le Programme de soins complexes pour les patients en consultation externe y compris les programmes satellites des infirmiers praticiens (IP). Le ou la titulaire de ce poste travaille avec des prestataires de services communautaires (fournisseurs, organismes) et doit être capable de prioriser les demandes concurrentes d’une équipe de partenaires.
TÂCHES PRINCIPALES
- Dactylographier et transcrire des lettres reçues sous dictée et mettre en page à l’ordinateur des rapports et des lettres; préparer des feuilles de calcul et des documents à faire réviser.
- Rédiger l’ébauche de réponses à faire signer, réunir de l’information et rédiger la version préliminaire de rapports annuels et d’autres documents, faire des recherches et réunir de la documentation pertinente pour répondre à des questions complexes.
- Traiter la correspondance et les documents reçus par ordre de priorité et les distribuer correctement.
- Répondre aux appels et les filtrer, en évaluer l’urgence, fournir de l’information de base à l’interlocuteur ou l’aiguiller vers la personne qui pourra l’aider.
- Appuyer le gestionnaire en envoyant des ordres du jour pour les réunions, en prenant, en transcrivant et en distribuant des procès-verbaux pour les réunions de l’équipe et le Comité consultatif de la famille des soins complexes.
- Appuyer l’équipe pour réserver des réunions d’équipe ou la planification coordonnée de services, y compris la vidéoconférence pour organiser ou confirmer la présence et préparer du matériel.
- Se tenir au courant des activités et coopérer avec différentes personnes-ressources au CHEO et à l’extérieur.
- Tenir un calendrier des événements à venir et des priorités et coordonner les réunions selon les besoins.
- Photocopier, colliger, télécopier et distribuer des documents.
- Relire des documents pour en vérifier la grammaire et l’orthographe.
- Appuyer la saisie des éléments de données pour le bailleur de fonds des soins complexes.
- Effectuer une tenue de livres détaillée et saisir les données sur les revenus et les dépenses à l’ordinateur.
- Établir, développer et entretenir différents systèmes de soutien de bureau à l’interne comme les bases de données informatiques, des systèmes de suivi, des systèmes de classement, des rapports mensuels et de dossiers confidentiels.
- Réunir de l’information de dossiers et de bases de données et les mettre en tableaux; saisir des données de différentes sources dans diverses bases de données.
- Aider à mener des recherches ou en mener et trouver de l’information et de la documentation sur divers sujets en naviguant dans Internet et dans le CHEOnet, en examinant de la documentation, des revues professionnelles et d’autres publications.
- Participer à la planification de conférences locales en réservant les locaux, en établissant le calendrier des conférenciers, en commandant les services de traiteur et l’équipement audiovisuel, en inscrivant les participants, etc.
- Effectuer parfois des tâches d’administration financière comme la facturation, la tenue de la petite caisse, le rapprochement des comptes, la préparation de rapports de fin de mois ainsi que la surveillance, le suivi et le traitement du remboursement des dépenses de voyage, des factures, des réquisitions, des dépôts, des reçus, etc.
- Préparer parfois des formulaires de demande de dotation selon les besoins, obtenir les signatures requises et les envoyer aux Ressources humaines.
- Faire parfois préparer un bureau pour un nouvel employé, ce qui comprend l’ordinateur, le téléphone, les clés, etc., selon les besoins.
- Lorsque nécessaire, aider à remplir des demandes de subventions à faire examiner et approuver.
- Tenir des dossiers et commander des fournitures selon les besoins.
- Gérer les aiguillages EPIC, exécuter les aiguillages de l’équipe de soins complexes.
- Réservation, confirmation, reprogrammation et coordination des rendez-vous cliniques
- Coordonner et rationaliser les soins entre plusieurs prestataires
- Accomplir d’autres tâches au besoin.
QUALITÉS REQUISES
- Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
- Diplôme en administration de bureau, ou un agencement d’expérience et d’études accompagné de connaissances, de compétences et d’aptitudes manifestes à accomplir les fonctions du poste au lieu du niveau d’études et de l’expérience requis (Essentiel)
- Environ six (6) mois d’expérience en secrétariat et en administration de bureau (Essentiel)
- Connaissance pratique globale de logiciels de traitement de texte, de calcul, de présentation et de courriel (Essentiel)
- Connaissance pratique globale de Staff Right, de Cadence et EPIC (Préférable)
- Capacités de communication verbale et écrite efficace et concise (Essentiel)
- Connaissance de la terminologie médicale (Préférable)
- Expérience de l’utilisation de bases de données (saisie des données et préparation de rapports) (Préférable)
- Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)
- Veuillez noter que vous serez représenté par le syndicat de la Fédération ontarienne des travailleurs de la santé, LIUNA (FOTS- LIUNA 3000
À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.
CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à
jobs@cheo.on.ca
. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.
La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.
CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.
Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.
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