Agent Ou Agente Administratif(Ive)

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Fonctions et responsabilités

• Planifier et organiser le travail administratif en fonction des besoins du service;
• Soutenir la direction du service dans la mise en oeuvre de divers projets spéciaux;
• Standardiser et émettre des recommandations sur les processus administratifs internes et externes entre les divers services municipaux;
• Participer activement à l'élaboration et à l'implantation de procédés, d’outils et de nouvelles méthodes de travail pour l’optimisation des processus entre les divers services municipaux;
• Concevoir, élaborer et tenir à jour divers documents de travail tels que : systèmes de classement, registres et répertoires, facturation, etc.;
• Assurer le respect des échéanciers de différents comités, relancer les intervenants pour le suivi des dossiers.
• Produire des rapports périodiques des dossiers en suspens ou en cours et en assurer le suivi (contrats, soumissions, appels d’offres, rapports, formulaires, bases de données, comptes rendus, procès-verbaux, registres, tableaux, etc.);
• Saisir les données venant des cartes de temps ou de divers rapports dans les systèmes informatiques appropriés et en considération des diverses normes et conditions de travail;
• Vérifier, codifier et effectuer la saisie de factures;
• Réaliser divers encaissements, émettre des reçus et balancer toute sommes due à la Ville;
• Représenter, au besoin, les services municipaux à certains comités internes et externes;
• Accueillir et informer la population et la clientèle et exécuter les tâches générales de bureau;
• Répondre et effectuer les suivis aux demandes de renseignements et aux plaintes de la clientèle des services offerts;
• Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de sa direction.

Qualifications requises

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en comptabilité ou toute autre combinaison d’études ou d’expériences pertinentes;
• Avoir un minimum de 3 années d’expérience pertinente dans le domaine;
• Maîtriser les différents logiciels de la suite Microsoft Office, plus particulièrement Word et Excel;
• Avoir une facilité à utiliser divers outils informatiques, notamment AccèsCité Territoire, AccèsCité Finances,
• Activitek, Visio et tout autre logiciel de comptabilité (atout);
• Posséder de bonnes habiletés rédactionnelles et une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Avoir d’excellentes habiletés relationnelles et communicationnelles : esprit d’équipe;
• Faire preuve d’adaptabilité face aux changements et aux transformations des méthodes de travail;
• Avoir le souci du détail, de la rigueur et de la minutie;
• Être polyvalent(e), flexible et avoir une bonne capacité d’adaptation;
• Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de discrétion;
• Avoir la capacité à travailler sous pression.

Conditions de travail

• Il s’agit d’un poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi midi.
• Le salaire est en fonction de la qualification et de l’expérience de la personne candidate selon la convention collective en vigueur à la Ville de Nicolet.
• L’échelle salariale se situe entre 27,83$ et 34,79$.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 27,83$ à 34,79$ par heure

Avantages :

• Programme d'Aide aux Employés
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel