Agent.E Administratif.Ive

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Mise en contexte

La Table de Quartier du Nord de l’Ouest-de-l’Île de Montréal (TQNOIM) est une instance de concertation intersectorielle et multi-réseaux dont la mission est de favoriser le développement social, d’améliorer la qualité de vie de la population et de lutter contre la pauvreté et l’exclusion sociale sur son territoire.

Le nord de l’Ouest-de-l’Île de Montréal (Pierrefonds-Roxboro, Île-Bizard-Sainte-Geneviève, Dollard-des-Ormeaux) est un territoire vaste et cosmopolite, couvrant une diversité de quartiers où cohabitent des communautés variées, évoluant dans des paysages culturels et socio-économiques distincts. La TQNOIM œuvre par et pour la communauté en créant un espace d’échange et de prise en charge collective des enjeux de développement social par les citoyens, les partenaires issus des milieux communautaires, institutionnels, collectifs et privés, ainsi que les élus du territoire.

Les objectifs de la TQNOIM sont :

• Assurer le développement d’une vision commune des enjeux prioritaires en matière de développement social au sein du membership de la table, en réfléchissant collectivement et en créant des espaces de concertations, notamment.
• Documenter et promouvoir les besoins, les enjeux et les tendances en matière de développement social sur le territoire, notamment par la réalisation d’un portrait et d’un diagnostic.
• Trouver des solutions aux enjeux soulevés collectivement, notamment en développant et en coordonnant la mise en œuvre d’un plan d’action concerté.
• Favoriser la participation citoyenne et promouvoir la voix citoyenne, notamment, celle des personnes en situation de vulnérabilité.
• Assurer une vigie et assurer un partage d’information sur les enjeux et opportunités en matière de développement social sur le territoire.

Sous la supervision de la direction générale et en collaboration avec les employés de la TQNOIM, le mandat principal de l’agent administratif sera d’assurer l’efficacité administrative et de soutenir les communications et les activités courantes de l’organisme.

• Promouvoir la vision de TQNOIM, sa mission et ses activités auprès de ses membres et d'autres groupes cibles;
• Informer les acteurs et les citoyens sur ce qui se passe dans le nord de l'Ouest-de-l’Île;
• Favoriser la rétention des membres et le recrutement des nouveaux membres;
• Mobiliser les acteurs du quartier autour de projets concertés;
• Soutenir les activités courantes de la TQNOIM.

Principales responsabilités

• Gestion administrative et bureautique :
• Développer, maintenir et optimiser les systèmes de classement numérique (SharePoint) et physique, en garantissant l'accès et la confidentialité de l'information.
• Gérer de manière proactive les agendas, la prise de rendez-vous, la réservation des espaces et les communications courantes (téléphone, courriel général).
• Assurer le suivi et le dépôt de toutes les obligations administratives et déclarations annuelles auprès des différents paliers gouvernementaux.
• Gérer le cycle de vie complet des dossiers des membres (admissions, archivage, communications) et maintenir les listes de contacts à jour.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs, gérer le matériel et l'inventaire de l'organisme.
• Soutien aux finances et à la comptabilité :
• Effectuer le suivi courant des dépenses, traiter les paiements, les dépôts et gérer la petite caisse.
• Assurer la liaison avec le comptable en préparant et en classant les pièces justificatives pour la clôture mensuelle.
• Soutien aux communications :
• Soutenir l'agent de communication dans la gestion des membres, la révision des outils marketing et la mise à jour du site web.
• Contribuer à la préparation, la rédaction, la vérification et l'édition de divers documents et communications.
• Soutien aux activités, événements et financement :
• Fournir un soutien logistique et administratif complet pour l'organisation des réunions des événements et des activités communautaires, incluant la rédaction des comptes-rendus.
• Soutenir la recherche de financement et aider à la rédaction de demandes de subventions en compilant les données nécessaires et les documents administratifs.
• Aider au montage de dossiers, à la préparation de rapports et à la reddition de comptes pour les projets.

Exigences

Diplôme et Expériences

Détenir une formation et/ou expérience en administration, relations humaines, en développement communautaire, en innovation sociale ou dans tout autre domaine pertinent.

Connaissances et Compétences

• Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ; la connaissance de l'anglais est un atout
• Maîtrise avérée de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)
• Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et capacité à gérer des informations confidentielles
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers serrés
• Aptitude pour le travail d'équipe et la collaboration
• Expérience en comptabilité de base (un atout)
• Connaissance de l'Ouest-de-l'Île (un atout)

Qualités personnelles

• Débrouillardise, autonomie et sens de l’initiative
• Capacités interpersonnelles
• Capacité à s’adapter aux changements
• Diplomatie
• Polyvalence

Conditions de travail

Heures par semaine: · 25 heures par semaine, sur un horaire de jour, du lundi au vendredi et occasionnellement les soirs et les fins de semaine.

Salaire horaire : · 24$ à 26$/heure selon la politique en vigueur

Autres avantages: Selon la politique en vigueur, notamment : 4 semaines de vacances annuellement après une année de service, congés personnels, congés payés aux fêtes de fin d’année, etc.

Date d’entrée en poste: Dès que possible.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 24,00$ à 26,00$ par heure

Avantages :

• Congés payés
• Heures d’arrivée et de départ flexibles
• Stationnement sur place

Lieu du poste : Télétravail hybride à Roxboro, QC H8Y 2N9