Agente Ou Agent De Bureau, Classe I

P.E.C

Directrice: Christie Brown

Heures:

12:00pm - 8:00pm

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée à la classe d’emploi, un diplôme d’études secondaires (DES) ou une attestation d’études reconnue comme équivalente par l’autorité compétente, ainsi qu’une (1) année d’expérience pertinente.

ET

• Posséder des connaissances de base en bureautique.

Autres exigences

• Être disponible pour travailler en soirée.

• Être capable de travailler en équipe.

• Être capable de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.

• Être capable de gérer plusieurs tâches simultanément.

• Être capable de communiquer efficacement avec le personnel, les élèves et le public.

• Être bilingue.

• Faire preuve de précision, de souci du détail et d’excellentes compétences organisationnelles.

• Être capable de résumer des données et de préparer des rapports à l’aide d’Excel et d’autres logiciels de Microsoft Office.

• Réussir un test de compétences sur Microsoft Office.

• Être capable de respecter les échéances, particulièrement durant les périodes de pointe.

• Être capable de s’adapter aux changements et aux modifications des systèmes.

• Être capable de communiquer efficacement les mises à jour et les renseignements aux autres membres du personnel.

• Être capable de maintenir et d’optimiser les procédures du système de classement.

• La connaissance des processus de planification et d’évaluation en formation professionnelle constitue un atout.

• La connaissance des logiciels JADE-TOSCA, Admission FP, de la suite Google et de Charlemagne constitue un atout.

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emploi consiste à effectuer diverses tâches administratives complexes, conformément aux méthodes et aux procédures établies.

Tâches quotidiennes et dossiers

• Assurer les communications de première ligne avec le personnel, les élèves et le public.

• Fournir des renseignements de nature générale par téléphone ou en personne; accueillir les visiteurs et, au besoin, les diriger vers les personnes ou les services appropriés.

• Répondre aux appels téléphoniques, les transférer et recevoir et transmettre les messages.

• Assurer le suivi des factures et des bons de livraison liés aux achats, notamment les livres, les fournitures consommables, les réparations et autres articles ou services.

• Effectuer, selon les directives reçues, diverses tâches telles que la gestion des examens, la saisie des notes, le suivi des présences, le soutien à la surveillance des examens et le suivi de la réussite des élèves.

• Coordonner le processus d’inscription des élèves. Cela comprend la saisie des renseignements personnels des nouveaux élèves, la réception des paiements et le traitement des informations dans le système JADE-TOSCA.

• Effectuer le suivi des frais impayés, remettre les reçus et veiller à la transmission et à la compilation des paiements reçus.

• Assurer le suivi des dossiers auprès d’Emploi-Québec concernant les présences des élèves.

• Assurer la confidentialité des examens ainsi que leur distribution aux enseignants et leur récupération auprès de ceux-ci.

• Assumer la responsabilité de l’accomplissement de toutes les tâches liées au processus de financement des programmes.

• Au besoin, former de nouveaux agents ou agentes de bureau de classe I et coordonner le travail du personnel de soutien.

• Utiliser un ordinateur et les logiciels nécessaires à l’exécution de ses fonctions, notamment pour le traitement de texte, la saisie de données dans des bases de données, la création et la gestion de feuilles de calcul ainsi que l’utilisation de logiciels internes. Effectuer des recherches sur Internet et utiliser le courrier électronique. Au besoin, apporter un soutien occasionnel à ses collègues dans l’utilisation des logiciels et des programmes couramment utilisés.

• Remplir des formulaires et rédiger des lettres destinées à diverses instances, notamment l’ASP et la CCQ.

• Soutenir l’administration dans la préparation et le rangement des salles avant et après les réunions.

• Le centre ne ferme que pendant deux semaines durant l’été, ce qui offre une plus grande flexibilité dans le choix des dates de vacances