Assistant Administratif H/F

Bienvenue chez Docler Group, la société mère de Byborg Enterprises ! Depuis son lancement en 2001, nous avons créé des produits et des expériences qui divertissent des millions de personnes à travers le monde. Nous servons maintenant plus de 50 millions d'utilisateurs par jour et figurons constamment parmi les sites web les plus visités au monde, avec des millions de fidèles !

Afin de soutenir notre croissance continue, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif compétent(e) et motivé(e). Voici un aperçu des responsabilités principales de ce poste :

Coordination avec les Entrepreneurs :

• Identifier et contacter les entrepreneurs selon les demandes de Budapest, transmettre les informations du projet et organiser des réunions sur site.
• Suivre les entrepreneurs pour obtenir des devis dans les délais spécifiés et les envoyer à Budapest.
• Modifier les devis après révision par Budapest.
• Informer les entreprises non retenues pour le projet.
• Superviser les différentes entreprises travaillant sur site.

Gestion des Paiements et des Factures:

• Transmettre les factures d'acompte et veiller à ce qu'elles soient payées dans les délais impartis pour éviter les retards dans les travaux.
• Suivre l'avancement des travaux et veiller à ce que le second paiement soit effectué dans les délais impartis.
• Après validation, assurer le paiement de la facture finale.
• Payer et vérifier diverses factures, y compris celles qui ne peuvent être payées par prélèvement automatique.
• Assurer le classement et l'organisation correcte des factures.

Gestion du Courrier :

• Traiter et archiver le courrier.
• Transmettre le courrier important à Luxembourg.

Communication avec les Agences Immobilières :

• Coordonner les ventes de propriétés, transmettre les informations des clients à Luxembourg pour autorisation de visite et organiser les visites de vente.
• Commander les pièces et ustensiles nécessaires au bon fonctionnement des sites.
• Mettre à jour les tableaux des visites effectuées par les acheteurs potentiels et suivre les agents immobiliers pour les rapports de visite.
• Répondre aux différentes agences et synchroniser les dates de visties de leurs clients avec notre calendrier.

Gestion des Inventaires et des Equipements :

• Émettre des factures et s'assurer avec Luxembourg que les factures sont créditées sur le compte.
• Veiller à ce que toutes les dates de maintenance des équipements techniques soient respectées.
• Commander divers matériaux et ustensiles nécessaires à la réalisation des travaux (bennes, goulottes, etc.).

Rapport Général des Dépenses :

• Préparer le rapport général des dépenses pour toutes les propriétés chaque mois.
• Gérer les appels téléphoniques entrants.

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacité à utiliser les outils de communication en ligne (Zoom, Teams, etc.).
• Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Attention aux détails et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français.
• Bon niveau d'anglais (parlé et écrit) pour communiquer avec les équipes internationales.
• Capacité à interagir avec différents interlocuteurs (entrepreneurs, agences immobilières, centres de surveillance, etc.) de manière professionnelle et courtoise.
• Compréhension des processus de facturation et de gestion des paiements.
• Compétence en suivi budgétaire et préparation de rapports financiers.
• Disponibilité pour gérer des événements imprévus et des urgences.

Docler Holding is an equal employment opportunity employer. We consider individuals for employment based on their skills, abilities and experience. We thrive to attract and hire a strong, talented and diverse workforce, prohibiting discrimination based on race, color, religious or political beliefs, age, nationality, physical, mental or developmental disability, gender, sexual orientation.

DISCLAIMER: This job description is a summary of the primary duties and responsibilities of the job and position. It is not intended to be a comprehensive or all-inclusive listing of duties and responsibilities. Contents are subject to change at management's discretion.

NOTE: Docler Holding does not accept unsolicited resumes from agencies. We consider any resume (CV) or biography received from an agency without prior approval from our Legal and Recruiting Department to be unsolicited, and such submissions will not be recognized for purposes of “ownership” of the candidate.