Assistant Ou Assistante De Direction Pour L’Audit Interne - 80%

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

La Direction de l’audit interne aux HUG remplit deux catégories de missions : les missions d’assurance (missions d’audit) et les missions de conseil.

Dans le cadre de ses missions d’assurance, la Direction de l’audit interne fournit au Comité d’audit un rapport d’audit incluant une évaluation objective sur une entité, un processus, un système ou d’autres domaines en vue de formuler une opinion ou des conclusions.
Elle apporte de la valeur ajoutée à l’Institution en prenant en compte la stratégie, les objectifs et les risques, propose des moyens d’améliorer les processus de gouvernance, de management des risques et de contrôle, et fournit avec objectivité une assurance pertinente. L’étendue et la nature de l’exécution des travaux sont déterminées par cette direction.

Les missions de conseil ont pour objectif d’améliorer le fonctionnement des HUG. Elles concernent les processus de gouvernance de l'institution, de management des risques et de contrôle interne. Lors de la réalisation d’une mission de conseil, l’auditeur ou l’auditrice interne fait preuve d’objectivité et n’assume aucune responsabilité managériale dans l’activité concernée ni n’interfère avec les prérogatives de celle-ci.

Rattachée à la présidence du Conseil d’administration, en sa qualité de présidence du Comité d’audit, la Direction de l’audit interne est responsable de l’établissement des politiques d’audit interne, de la définition et du contenu général de ses activités d’audit et de conseil.

Elle procède à la planification annuelle des missions d’audit, dont il requiert l’approbation du Comité d’audit, de leur mise œuvre et de la coordination des travaux relatifs à ces missions et aux missions spécifiques décidées par le Comité d’audit ou avec son aval.
Elle s’assure de la réalisation d’audits indépendants et systématiques des processus pour évaluer leur efficacité au vu des objectifs économiques et des risques.
Elle informe régulièrement le Comité d’audit de l’avancement des audits en cours en fonction des délais prévus.

La Direction de l'audit interne établit le rapport annuel d’activité qui est remis au Comité d’audit puis, après examen et approbation, communiqué au Conseil d’administration.

Elle coordonne l’activité de management des risques et du système de contrôle interne dont la mise en place opérationnelle incombe aux référents et aux référentes des départements et directions.

Description du poste

Au sein de la Direction de l’audit interne (DAI), vous avez la charge d'assister et de soutenir administrativement les auditeurs, auditrices et le directeur de l’audit interne et d'assurer de manière autonome l’organisation des activités de secrétariat de la DAI. Vos missions couvrent l'ensemble des tâches liées à l'activité de la DAI. Vous assurez les liens de coordination avec le Conseil d’administration, le Comité d’audit, la Direction générale, les diverses directions métiers, le secrétariat des instances HUG et les services externes (Canton).

Vos responsabilités incluent l’accueil physique des personnes, l’enregistrement de leurs données administratives, ainsi que l’orientation et l’information des usagers et usagères de la DAI, en adaptant votre communication au contexte de chaque personne. Vous gérez également les appels téléphoniques internes/externes ainsi que la messagerie commune du secrétariat en offrant un service personnalisé et professionnel.

Vous planifiez et gérez les demandes de rendez-vous pour l’audit interne. Vous prenez en charge toute la gestion administrative des dossiers d’audit, y compris la numérisation et l'archivage des documents.

Vous exécutez de manière autonome les tâches administratives liées à votre fonction, telles que la gestion de l’agenda du directeur de l’audit interne, la saisie des horaires (VRH) de la DAI, la commande de matériel, la facturation des prestations de la DAI fournies à l’externe, ainsi que les demandes de formation ou de congrès. Vous organisez les déplacements et traitez les remboursements de frais. Vous assumez le rôle de personne référente administrative de la DAI dans un parfait esprit d’équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec vos collègues et assurez la continuité du service lors des absences. Votre polyvalence et votre capacité d'adaptation sont des atouts majeurs pour évoluer dans ce poste où rigueur et performance sont la norme.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d’un CFC d'employé ou employée de commerce, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d’une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire. La connaissance du monde hospitalier est un atout.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

La maîtrise de l'anglais, avec un niveau minimum B2 à l'écrit et à l'oral, est exigée pour ce poste.

Vous êtes titulaire du certificat ECDL Advanced sur Word, Excel et Powerpoint, et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, E-Process, GRECO2, Opale Blue Pearl et Web, Requête Labo et Vision RH).

Personne dynamique, rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la prise d'initiative et de la planification. Grâce à votre polyvalence, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).

Vous possédez une grande capacité à gérer le stress et à respecter des délais serrés, tout en maintenant un service impeccable.

Votre excellente aptitude à travailler en équipe vous permet de collaborer étroitement avec les professionnels et professionnelles de santé.

Enfin, vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d’activité : 80%
• Classe de fonction : 14
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 02.12.2024
• Demande de renseignements : M. Jean-Claude Esaki, directeur de l’audit interne, tél. 079 553 49 38

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.