Assistante Administrative H/F

Poste: ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

Contrat: CDI

Viessmann est un leader mondial dans les solutions climatiques et énergétiques durables, dédié à la création d'espaces de vie pour les générations futures. Désormais fier membre du groupe Carrier, Viessmann allie technologie innovante et engagement fort envers la responsabilité environnementale, favorisant la durabilité et le confort. Avec un portefeuille complet comprenant des systèmes de chauffage, de refroidissement, de ventilation et d'énergie, Viessmann dessert les marchés résidentiels, commerciaux et industriels à travers le monde. Ils continuent à façonner l'avenir de l'efficacité énergétique grâce à des solutions intelligentes et intégrées qui promeuvent la durabilité et le confort

Descriptif du poste

En tant qu'assistant(e) administratif(ve), vous assurer le support administratif et organisationnel des équipes (techniques, commerciales ou projets) afin de garantir la fluidité des opérations, la qualité du service et le respect des procédures internes.

Responsabilités clés

1. Gestion administrative quotidienne

• Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes internes et clients.

• Gérer le courrier, les emails, la documentation et l’archivage.

• Rédiger, mettre en forme et diffuser comptes rendus, notes et courriers officiels.

2. Support aux équipes Techniques / Projets

• Assurer le suivi administratif des interventions (ordres de mission, rapports, planning).

• Mettre à jour les bases de données : planning techniciens, suivi SAV, outils internes.

• Préparer les dossiers techniques et administratifs pour les chargés d’affaires ou chefs de projets.

3. Gestion des commandes et logistique

• Créer et suivre les demandes d’achats et commandes fournisseurs.

• Suivre les livraisons, relances, réceptions et en assurer la traçabilité administrative.

• Coordonner les envois et réceptions de matériel pour les équipes terrain.

4. Facturation & gestion financière

• Préparer les éléments nécessaires à la facturation (rapports d’intervention, devis signés…).

• Assurer le suivi des factures clients et fournisseurs (vérification, classement, relances internes).

• Mettre à jour les tableaux de bord administratifs et financiers.

5. Soutien à la coordination interne

• Participer à l’organisation des réunions (logistique, invitations, supports).

• Assurer la diffusion des informations entre équipes internes (technique, commerciale, finance).

• Contribuer au respect des procédures qualité et sécurité.

6. Contribution à l’amélioration continue

• Proposer des améliorations dans les process administratifs.

• Garantir la conformité documentaire selon les standards internes Carrier (traçabilité, qualité, confidentialité).

Profil recherché

• Bac+2 minimum en gestion, administration ou équivalent.

• Expérience en assistanat administratif, idéalement dans un environnement technique ou industriel.

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).

• Rigueur, discrétion, sens du service et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.

Viessmann co‑crée des espaces de vie pour les générations à venir, en parfaite cohérence avec la mission de Carrier : « Être le leader mondial des solutions climatiques et énergétiques intelligentes en créant des solutions qui comptent pour les personnes et notre planète ». Ensemble, nous nous engageons à construire un avenir meilleur et plus durable grâce à l’innovation, la collaboration et l’intégrité — si vous êtes intéressé(e), postulez ici.

Carrier est engagé dans l’égalité des chances et l’inclusion. Toutes les candidatures qualifiées seront examinées dans le respect de la réglementation et un accompagnement spécifique sera fourni à la prise de poste.

Notice de confidentialité du candidat au poste :