Assistante Administrative Polyvalente (H/F)

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Assistante administrative polyvalente (H/F)

Présentation du poste

L’UMIH des Côtes-d’Armor recherche une assistante administrative polyvalente afin de renforcer son équipe.

Au sein d’une petite structure, vous serez amené(e) à intervenir sur des missions administratives variées et à participer au bon fonctionnement quotidien de l’organisation.

Le contact avec les adhérents et les différents interlocuteurs de l’UMIH 22 sera une composante importante du poste. Vous serez régulièrement amené(e) à accueillir, écouter, renseigner et orienter les personnes, aussi bien en présentiel qu’au téléphone, notamment sur les sujets liés à l’adhésion, aux formations et aux questions RH.

Nous recherchons donc une personne à l’aise avec l’accueil du public, ayant un bon relationnel et appréciant le contact humain.

Vos principales missions

Accueil, adhérents et relationnel

• Accueil physique des personnes
• Accueil téléphonique et gestion des demandes entrantes
• Renseignement et premier niveau d’accompagnement sur les demandes liées aux formations et aux ressources humaines

Pour nos adhérents, gestion administrative et RH

• Rédaction des contrats de travail et DPAE
• Renseignement et accompagnement des adhérents dans leurs demandes RH
• Gestion et suivi des dossiers administratifs
• Traitement des demandes des adhérents et des différents interlocuteurs ;
• Classement, archivage et suivi des dossiers ;

Gestion des dossiers AGEFICE

• Constitution, suivi et dépôt des dossiers de prise en charge
• Vérification des pièces justificatives
• Suivi administratif des demandes
• Échanges avec les adhérents et les organismes concernés
• Relances et suivi des dossiers jusqu’à leur finalisation

Formations

• Accueil et renseignement des personnes souhaitant obtenir des informations sur les formations
• Préparation administrative des sessions de formation
• Gestion des feuilles d’émargement et des documents administratifs
• Accueil des stagiaires et des intervenants
• Participation au bon déroulement logistique des formations
• Suivi administratif après les sessions

Polyvalence et continuité de service

• Participation aux différentes tâches nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’UMIH 22
• Capacité à prendre le relais sur certaines missions en cas d’absence d’un membre de l’équipe
• Participation ponctuelle à l’organisation d’événements, réunions ou actions menées par l’UMIH 22

Profil recherché

Nous recherchons une personne disposant idéalement d’une expérience dans un poste administratif polyvalent et à l’aise dans la relation avec le public.

Compétences recherchées

• Rigueur et sens de l’organisation
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook
• Aisance dans la gestion administrative et le suivi de dossiers
• Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles
• Capacité à accueillir, écouter, renseigner et orienter différents publics
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et demandes simultanément
• Connaissances ou expérience en ressources humaines appréciées

Qualités personnelles

• Polyvalence
• Autonomie
• Réactivité
• Sens des priorités
• Esprit d’équipe
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité d’adaptation
• Aisance relationnelle et sens de l’accueil

Au-delà des diplômes et de l’expérience, nous recherchons avant tout une personne qui apprécie le contact avec les autres et les postes polyvalents.

Vous serez un interlocuteur de proximité et pourrez être amené(e), au quotidien, à répondre à des demandes très différentes : adhésion, formations, questions RH, démarches administratives ou orientation vers le bon interlocuteur.

Il est donc essentiel d’être à l’aise pour recevoir du public, comprendre une demande, apporter un premier niveau de réponse et, lorsque cela est nécessaire, savoir orienter la personne vers le membre de l’équipe compétent.

L’équipe étant composée d’un nombre restreint de salariés, chaque membre doit pouvoir assurer, lorsque cela est nécessaire, une continuité de service et prendre le relais sur certaines missions en cas d’absence d’un collègue.

La personne devra être à l’aise avec l’idée que ses journées ne seront pas toujours identiques et qu’elle pourra être amenée à intervenir sur différents sujets selon les besoins et les priorités.

Rémunération selon profil, prise de poste début décembre.

Lieu du poste : En présentiel