Assistant.E Adv (Administration Des Ventes)

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FICHE DE POSTE – Assistante ADV (Administration des Ventes)

Intitulé du poste

Assistante ADV / Administration des Ventes

Positionnement dans l’organisation

• Rattachement : Direction commerciale
• Collaboration étroite avec : service commercial, production, logistique, comptabilité, export.
• Sous la responsabilité de la Responsable commerciale et en étroite collaboration avec l’ambassadrice de marque (commerciale).

Mission principale

Assurer l’ensemble du traitement administratif et commercial des commandes clients (France et export), garantir la bonne circulation des informations entre les services, et contribuer à la satisfaction et à la fidélisation des clients.

Responsabilités et missions

1. Gestion des commandes

• Réceptionner, vérifier et saisir les commandes (emails, téléphone, EDI si applicable).
• Vérifier les disponibilités produits (stocks, lots, calibres).
• Établir et transmettre les confirmations de commande.
• Organiser les expéditions : préparation des ordres de livraison, coordination avec l’atelier et la logistique.
• Assurer la conformité des documents (BL, factures, certificats, documents export).

2. Suivi administratif et relation clients

• Répondre aux demandes d’information (prix, délais, disponibilités, litiges).
• Informer les clients en cas de retard, rupture ou modification de commande.
• Gérer les litiges simples : erreurs de préparation, incidents de livraison, avoirs.
• Suivre les encours clients en lien avec la comptabilité.

3. Facturation et reporting

• Éditer les bons de livraison et factures.
• Contrôler la cohérence commandes / expéditions / factures.
• Participer au suivi des règlements clients.
• Réaliser des tableaux de bord : volumes expédiés, CA, suivi export, indicateurs ADV.

4. Gestion des expéditions export (si concerné)

• Établir les documents export :
• certificats sanitaires,
• attestations douanières,
• Incoterms,
• documents logistiques
• Coordonner avec transitaires, douanes, vétérinaires, compagnies de transport internationales.
• Vérifier la conformité des demandes en fonction des réglementations pays.

5. Assistance comptabilité et RH (OPTIONNEL)

• Rapprochement bancaire
• Vérification des factures et des règlements
• Vérification des feuilles d’heures et transmission au cabinet comptable
• Assistance sur le remplissage des tableaux de bords

Compétences et savoir-faire

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
• À l’aise avec les logiciels de gestion commerciale / ERP.
• Bon niveau d’orthographe et rédaction claire.
• Connaissance des règles logistiques et documents associés.
• Connaissance des flux export appréciée (incoterms, douanes, sanitaire).

Compétences comportementales

• Organisation, rigueur et sens du détail.
• Réactivité et gestion des urgences.
• Bon relationnel, sens du service client.
• Esprit d’équipe : coordination avec production et logistique.
• Autonomie et capacité de prise d’initiative.
• Discrétion et respect des informations confidentielles.

Conditions de travail

• Statut : salarié.
• Horaires : Lundi 7h – 16h / Mardi-Mercredi-Jeudi : 8h-16h / Vendredi : 7h-16h. Adaptés en fonction des pics d’activité saisonniers (période des fêtes notamment).
• Lieu : exploitation / bureaux administratifs : 3 Route de la Pauline – Saint Just Luzac
• Prime d’intéressement

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 23 077,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel