Assistant(E) De Direction Administratif H/F

À propos du poste
Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. Vous serez au cœur de l'organisation, en soutenant la direction des services généraux. Ce poste est idéal pour une personne ayant une expérience administrative solide et un sens aigu de l'organisation.

Élaborer des tableaux de bord concernant l’activité de l’entreprise (suivi budgétaire et financier) pour les TRAVAUX uniquement.

Développement de partenariat Hôtel, restaurant : Négociation des tarifs pour des évènements internes

Suivi du dossier assurance locaux/déclaration de sinistres

Gestion bureau AD

- Suivi des devis travaux : action dans la phase de validation, envoi au prestataire et enregistrement interne

- Suivi des factures travaux : action dans la phase de rapprochement du devis, approbation de la validation pour mise en paiement, mise en comptabilite et enregistrement interne

- Mise en paiement des quittances de loyers des locaux des campus

- Mise en paiement de toutes les factures prestataires des services généraux : maintenance, ménage, copieurs, travaux, …

- Suivie des contrats

o Réception du contrat

o Tenu des échéances des contrats

- Mise en gestion comptable des diverses factures de maintenance : entretien, réparations, contrats annuels + validation et approbation des devis/contrats

- Demande d’interventions des prestataires pour problèmes techniques ou assistance aux vérifications du bureau de contrôle

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- Suivi des différents contrats des campus, classement, archives

- Mise en comptabilité des factures impressions, factures leasing copieurs

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- Renouvellement annuel des contrats corporate

- Négociation des tarifs

- Collaboration pour des besoins internes spécifiques : réservation de chambres pour évènements internes

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- Contrat avec le DAF

- Déclaration dégât/vol

- Envoi d’attestation RC aux différents campus à la demande

- Suivi des sinistres jusqu’au remboursement de l’assurance

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- Logistique du bureau : attribution des Badges arrivées/départs, attribution des casiers arrivées/départs, relation avec le gestionnaire, suivi des besoins logistiques, suivi des interventions techniques sur le plateau

- Bonne tenue du bureau

- Veiller au bon fonctionnement des équipements et faire intervenir le prestataire en fonction du besoin

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- Suivi des rapports

- Liaison avec le prestataire des différentes maintenances pour les levées de réserves (pour permettre la levée des observations)

- Planification des vérifications avec les Directeurs de campus

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- Préparation des dossiers pour les différents Audits Qualiopi

- Mise a jours quotidiens des dossiers

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 300,00€ à 2 600,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Exigences linguistiques flexibles :

• Français non requis

Horaires :

• Travail en journée

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

• Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Requis)

Langue:

• Anglais (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 20/01/2025