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Assistant(E) De Gestion H/F
Posted on Oct. 9, 2025
- Puteaux, France
- 0 - 0 USD (yearly)
- Full Time
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Contrat
Statut
Durée du contrat
Temps de travail
Mission principale
Principales activités
- Réception du devis du prestataire validé DT/Programmes
- Recueil des documents administratifs obligatoires (KBIS, assurances…) et réalisation du KYC fournisseur
- Demande de création fournisseur si nouveau fournisseur ou nouveau RIB
- Création de l’engagement et édition de la lettre d’engagement depuis PPM (sous condition de budget présent sur ligne PPM correspondante)
- Saisie et téléchargement de la lettre de commande via PPM
- Rédaction de la lettre de commande ou du contrat du prestataire (conditions d’exécution de la mission, livrables attendus)
- Validation interne de la commande et mise en signature sur Docusign jusqu’à la signature de toutes les parties
- Réception du rapport de dévolution / Compte-rendu CE OS
- Vérification pour chaque entreprise de la note INFO LEGALE >= 10/20 (sauf cas particulier), création et archivage des rapports sur BOX
- Vérification sur ATTESTATION LEGALE des documents obligatoires, demande de mise à jour des documents auprès de l’entreprise si nécessaire
- Réalisation du KYC fournisseur (demande documents complémentaires si montant > 150 k€)
- Rédaction des Actes d’Engagement par lot, envoi aux entreprises pour signature
- Envoyer les lettres d’engagement PPM aux entreprises suivant montants du CCAP signé dans le dossier marché
- Vérification de la complétude des dossiers de sous-traitance (caution par marché, URSSAF, etc.)
- Saisir les TMA (Travaux Modificatifs Acquéreurs), les TS (Travaux Supplémentaires) et les TIE (Travaux Inter-Entreprises) dans les outils de gestion budgétaire.
- Réceptionner toutes les factures fournisseurs arrivant dans la boite mail générique, s'assurer de leur exactitude et de leur conformité aux accords contractuels.
- Enregistrer les demandes de paiement et les factures sur engagement.
- Enregistrer et assurer le suivi des demandes d’agrément (durée de validité des cautions, retenues de garanties, suivi des complétudes des demandes auprès des entreprises, suivi des assurances… )
- Préparer les décomptes généraux définitifs sur les marchés de travaux (DGD).
- Suivre le processus d'approbation des factures pour garantir une validation des factures conformément aux politiques internes.
- Traiter les éventuels blocages internes afin de respecter le délai de paiement et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
- Organiser et archiver les documents relatifs aux factures fournisseurs conformément aux exigences légales et internes d’ICADE.
- Préparation dossier courtier Assurance (transmettre attestation d’assurance des entreprises, PV de réception, PV levée de réserve, Attestation du bureau de contrôle)
Profil
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
Spécialisation
- Assistanat
- Finance / Comptabilite
Niveau d'expérience min. requis
Localisation du poste
Localisation du poste
Ville
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