Assistent Der Geschäftsführung (M/W/X)

Deine zukünftige Rolle und Aufgaben

• Der Kern dieser Position ist die direkte Unterstützung der Geschäftsführung. Du wirst nahe mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und damit die Geschäftsführung entlasten.
• Du planst Meetings / Schulungen zeitlich und örtlich, erstellst Meetingagenden und bereitest die notwendigen Dokumente vor. Auch bist du für die Koordination von Folgeterminen verantwortlich und übernimmst das Follow-up-Management. Du wirst Meetingprotokolle auswerten und ablegen, Aufgaben und nächste Schritte dokumentieren, Todos in das zentrale Aufgabenverwaltungssystem überführen und vorkategorisieren. Du nachverfolgst offene Punkte so lange, bis sie abgeschlossen sind – sowohl intern als auch extern.
• Du übernimmst regelmäßige Auswertungen, Plausibilisierungen und Kontrollen. Bei Auffälligkeiten eruierst Du die Hintergründe, plausibilisierst diese und deckst ggf. Fehler auf.
• Du bist verantwortlich für: Aufgabenverwaltung und Priorisierung, Korrespondenz, Aufbereitung von Unterlagen, Dokumentenmanagement, etc.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene Ausbildung mit Matura (HTL, HAK, HLW, AHS, etc.)
• Kaufmännisches und rechtliches Grundverständnis (sowohl inhaltlich als auch im Vokabular), sowie Grundverständnis für ERP-/ Verwaltungsabläufe (Odoo-Umfeld von Vorteil)
• Sehr gutes technisches Grundverständnis, speziell in Office- Anwendungen und KI-Nutzung, sowie sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 – Outlook, Teams, OneNote, etc.
• Sicherer Umgang mit strukturiertem Aufgaben- und Termin- management (Tools wie Todoist oder Ähnliches) - Fähigkeit, ein System konsequent zu führen, statt nur zu bedienen
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift - verbindliche, professionelle Korrespondenz auch im Namen der Geschäftsführung; präzise, schriftliche Dokumentation
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder Vorstandsassistenz, im Bereich Office Management oder der Unternehmensorganisation von großem Vorteil
• Wichtige Eigenschaften sind: Unbeirrbarkeit / Dranbleiben, Proaktivität / Antizipation, Absolute Vertraulichkeit und Loyalität, Struktur- und Ordnungssinn, Selbstständigkeit

Das bieten wir Dir

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