Assistent*In Der Ärztlichen Direktor*Innen (M/W/D) - Karenzvertretung

Die St. Anna Kinderspital GmbH ist eine eigenständige Krankenanstalt und klinische Abteilung für allgemeine Pädiatrie und pädiatrische Hämato-Onkologie der Medizinischen Universität Wien.

Wir sind 550 begeisterte Menschen aus Medizin, Pflege, Forschung, Pädagogik, Psychologie, Therapie und Verwaltung – mit internationalem Ruf und einem Ziel: Gesunde Kinder.

Wir heilen, wir arbeiten jeden Tag für die Gesundheit junger Menschen und begleiten Familien in schwierigen Zeiten. Mit Mut, mit Herz, mit Stolz. Wir leisten Großes für die Kleinen.

• Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen: Du steuerst die Kalender der Direktion vorausschauend, strukturiert und mit Blick fürs Wesentliche. Gleichzeitig unterstützt du die ärztliche Leitung in operativen, organisatorischen und ausgewählten strategischen Themen – verlässlich und diskret.
• Du organisierst und bringst Dinge voran: Meetings und kleinere Veranstaltungen liegen bei dir – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, inklusive Protokollen und Projektdokumentation. Eigenverantwortliches Arbeiten liegt dir sehr.
• Du bist die Drehscheibe: Du koordinierst zwischen Direktion, Abteilungen und Servicebereichen (HR, IT, Buchhaltung, QM) und kommunizierst souverän mit externen Partner*innen und Behörden.
• Du erarbeitest Inhalte auf den Punkt: Ob Berichte, Präsentationen, Anträge oder interne Kommunikation – du bringst Struktur in komplexe Themen und arbeitest eng mit PR/Marketing (Website, Intranet, Newsletter).
• Du behältst den Überblick im Tagesgeschäft: Du steuerst Anfragen, priorisierst, delegierst, organisierst Abläufe im Hintergrund und übernimmst auch klassische Office-Management-Themen.
• Du unterstützt bei sensiblen Themen: Du begleitest rechtliche Anfragen in Abstimmung mit der ärztlichen Leitung und sorgst für eine strukturierte Bearbeitung.

• Du bringst Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion mit. Du hast mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise im Umfeld von Geschäftsführung, Direktion oder Management. Matura setzen wir voraus, ein einschlägiges Studium (z.B. Gesundheitsmanagement) ist von Vorteil.
• Du arbeitest digital sicher. MS-Office und moderne Kommunikationstools nutzt du routiniert. Auf Deutsch formulierst du sicher und professionell, Englisch beherrschst du sehr gut. Sprache und Wortwahl sind dir ein besonderes Anliegen.
• Du trittst souverän auf. Kommunizierst klar, verbindlich und mit dem nötigen Durchsetzungsvermögen. Dabei bleibst du serviceorientiert und diskret.
• Du bist organisiert und verlässlich. Arbeitest strukturiert und selbständig, behältst auch in komplexen Situationen den Überblick und bringst dich aktiv ins Team ein.

• Wir geben dir Verantwortung. Du arbeitest eng an der Seite der Ärztlichen Direktorin und des Ärztlichen Co-Direktors und gestaltest Abläufe und Themen aktiv mit.
• Wir arbeiten als Team. Im engen Austausch mit Direktion, Abteilungen und Servicebereichen und externen Bereichen bringst du Dinge gemeinsam voran.
• Wir schaffen Raum für Entwicklung. Offenes Feedback, regelmäßiger Austausch und Weiterbildungsangebote unterstützen dich.
• Wir halten zusammen. Unser Teamgeist trägt – auch in intensiven Phasen.
• Wir arbeiten auf Augenhöhe. Direkte Kommunikation und kurze Wege sind für uns selbstverständlich.

Wir leben Chancengleichheit, Vielfalt und gegenseitigen Respekt - unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Beeinträchtigung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.

Das Monatsgehalt für 40 h/Wo beträgt mindestens € 3.453,36 brutto und ist je nach individuell anrechenbaren Vordienstzeiten entsprechend höher.

Die Stelle ist im Rahmen einer Karenzvertretung ausgeschrieben und voraussichtlich auf 2 Jahre befristet.

Wir freuen uns über deine Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen.