Assistenz Der Geschäftsführung (M/W/D) Für Büroorganisation Und Prozesse

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Über die Immobilien Gruppe Süd

Wir sind die Immobilien Gruppe Süd GmbH (IGS), ein regionales Immobilienunternehmen mit Büros in Kelheim und Ingolstadt. Wir begleiten Eigentümer in Südbayern beim Verkauf und bei der Vermietung ihrer Immobilien – von der ersten Bewertung über die Besichtigungen bis zur Schlüsselübergabe. Dabei arbeiten wir eng mit unseren Partnerfirmen zusammen.

Für unser Team suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung, die unsere Büroorganisation dauerhaft in die Hand nimmt. Gemeinsam mit der Geschäftsführung entwickeln Sie klare Abläufe und sorgen dafür, dass sie im Alltag funktionieren. Als feste Ansprechperson für unser Team und unsere Partnerfirmen behalten Sie den Überblick, wenn mehrere Beteiligte an einem Vorgang arbeiten.

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation: Sie koordinieren Termine, behalten Fristen im Blick und verfolgen offene Vorgänge. Fehlen Unterlagen oder steht eine Rückmeldung aus, fassen Sie nach.
• Zusammenarbeit mit Partnerfirmen: Sie bilden die Schnittstelle zwischen der IGS und unseren Partnerfirmen. Sie stimmen ab, wer den nächsten Schritt übernimmt, geben Informationen weiter und behalten gemeinsame Aufgaben bis zum Abschluss im Blick.
• Prozesse gestalten: Gemeinsam mit der Geschäftsführung erfassen Sie bestehende Arbeitsabläufe und legen Zuständigkeiten fest. Sie dokumentieren die einzelnen Schritte, erstellen Vorlagen und Checklisten und führen vereinbarte Abläufe im Team ein.
• Qualitätsmanagement: Sie prüfen im Tagesgeschäft, ob Objektunterlagen vollständig sind und Übergaben funktionieren. Wo sich Rückfragen häufen, gehen Sie der Ursache nach und passen den Ablauf gemeinsam mit den Beteiligten an.
• Kundenkontakt: Sie beantworten telefonische und schriftliche Rückfragen zu laufenden Vorgängen, informieren über den Bearbeitungsstand und stimmen die nächsten Schritte ab.

Was Sie mitbringen

Sie haben Erfahrung in der Büroorganisation, in einer Assistenzfunktion oder in der kaufmännischen Sachbearbeitung. Sie arbeiten gerne eigenständig und können einen Ablauf so erklären und dokumentieren, dass andere gut damit arbeiten können. Auch wenn mehrere Anfragen gleichzeitig eingehen, setzen Sie Prioritäten und bleiben an offenen Punkten dran. Mit Kunden, Kollegen und Partnerfirmen kommunizieren Sie freundlich und verbindlich.

Ihre Arbeitszeit

Sie haben die Wahl zwischen zwei festen Teilzeitmodellen:

• 20 Wochenstunden – an fünf Tagen jeweils 4 Stunden
• 25 Wochenstunden – an fünf Tagen jeweils 5 Stunden

Bei beiden Modellen können Sie ausschließlich vormittags arbeiten. Die genauen Uhrzeiten stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab.

Ihre Bewerbung

Bewerben Sie sich mit Ihrem Lebenslauf direkt über Indeed und teilen Sie uns mit, welches Arbeitszeitmodell zu Ihnen passt. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

Gehalt: Bis zu 32.000,00€ pro Jahr

Arbeitsort: Vor Ort