Assistenz Organisation & Personal (M/W/D) - Organisation, Die Menschen Stärkt

Assistenz Organisation & Personal (m|w|d) -

Organisation, die Menschen stärkt

Dr. Mach – internationale Medizintechnik Made in Germany sucht eine engagierte Assistenz für Organisation & Personal, die Lust hat, Verantwortung zu übernehmen und ihren Berufseinstieg in einem sinnstiftenden Umfeld zu starten.

Als gewachsenes Familienunternehmen bieten wir Stabilität, direkte Wege und eine Kultur, in der Menschen zählen. Bei uns arbeiten Sie nicht „irgendwo im Büro“, sondern in einem Umfeld, in dem jede gut organisierte Bewerbung, jedes gelungene Onboarding und jede sorgfältige Planung am Ende dazu beitragen, dass Medizinprodukte entstehen, die Menschen weltweit helfen.

Warum Dr. Mach? Weil Ihre Arbeit gute Arbeitsbedingungen schafft, jeden Tag.

Unsere Untersuchungs- und Operationsleuchten sorgen dafür, dass Ärztinnen und Ärzte sicher arbeiten können, weltweit. Damit das gelingt, brauchen wir ein starkes Team im Hintergrund: Menschen, die Prozesse strukturieren, Personalthemen mitdenken und unseren Kolleginnen und Kollegen den Rücken freihalten.

Bei Dr. Mach erwarten Sie flache Hierarchien, direkte Kommunikation bis in die Geschäftsführung, ein aktiver Betriebsrat und eine langfristige Perspektive in einem regulierten, stabilen Umfeld der Medizintechnik.

Hier arbeiten Sie nicht nur „im Personal“, sondern tragen dazu bei, dass Qualität, Sicherheit und Miteinander zusammenpassen.

Ihre Mission bei uns:

Sie unterstützen die Assistenz der Geschäftsführung und den HR-Manager in allen organisatorischen und personalbezogenen Themen. Ihre Arbeit sorgt dafür, dass Bewerbungen zügig bearbeitet, neue Mitarbeitende strukturiert an Bord geholt und interne Abläufe zuverlässig organisiert werden und damit das Unternehmen als Ganzes reibungslos funktioniert.

Ihre Aufgaben: Organisation, die Standards setzt

• Assistenz im Personalwesen:

Sie unterstützen bei der allgemeinen Personalverwaltung, von der Pflege von Personaldaten über das Erstellen von Unterlagen bis hin zur Vorbereitung von Verträgen, immer mit Blick auf Datenschutz und Vertraulichkeit.

• Bewerbungsmanagement & Onboarding:

Sie sichten Bewerbungen, stimmen sich mit Fachabteilungen und Vorgesetzten ab, organisieren Gespräche und verwalten Stellenausschreibungen. Außerdem planen Sie Onboardings, begleiten diese bei Bedarf persönlich und überwachen Einarbeitungspläne, denn ein guter Start ist die Basis für langfristige Zusammenarbeit.

• Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM):

Sie verwalten und pflegen die verschiedenen BGM-Plattformen und Anbieter, halten regelmäßigen Kontakt zu externen Trägern und arbeiten eng mit dem Betriebsrat zusammen, damit Gesundheit bei uns mehr ist als ein Schlagwort.

• Benefit-Verwaltung:

Sie pflegen unsere Benefit-Datenbanken, stellen eine korrekte Zuordnung sicher und sorgen dafür, dass Mitarbeitende ihre Leistungen nachvollziehbar und rechtzeitig erhalten.

• Reiseplanung & Reisekostenabrechnung:

Sie planen und koordinieren Reisen für unser C-Level und wickeln die Reisekostenabrechnung zuverlässig und regelkonform ab, denn auch hier zählen Genauigkeit und Transparenz.

• Allgemeine administrative Organisation & Office Management:

Sie erstellen Präsentationen für das Management, übernehmen interne wie externe Korrespondenz, koordinieren Termine, unterstützen im Besuchermanagement und halten die organisatorischen Fäden im Büroalltag zusammen.

• PSA-Management & Vertretung:

Sie organisieren die jährliche und unterjährige Bestellung sowie Ausgabe persönlicher Schutzausrüstung und übernehmen bei Bedarf Vertretungsaufgaben für die Assistenz der Geschäftsführung und Teile der Personalabteilung.

Ihr Profil: Sie wissen, dass Verlässlichkeit kein Zufall ist

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder vergleichbar, sehr gern auch frisch ausgelernt.
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket und Freude an Datenpflege und Dokumentation.
• Erste Erfahrungen im Verwaltungs- oder Personalbereich sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung, wichtiger ist Ihre Lernbereitschaft.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C2) und gute bis sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1) für Kommunikation und Dokumente.
• Grundverständnis für kaufmännische Abläufe; Basiswissen in Buchhaltung und Verwaltung ist ein Plus.

Persönliche Eigenschaften

• Sie sind diskret, vertrauenswürdig und gehen verantwortungsvoll mit sensiblen Personaldaten um.
• Sie arbeiten strukturiert, behalten auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und können gut priorisieren.
• Sie sind serviceorientiert, kommunikationsstark und verstehen sich als Unterstützung für Kolleginnen, Kollegen und Führungskräfte.
• Sie sind belastbar, bleiben freundlich, auch wenn es hektisch wird, und können sich durchsetzen, wenn es nötig ist.
• Sie arbeiten nicht nur „nach Vorschrift“, sondern verstehen, warum Regeln, Dokumentation und Prozesse, gerade in der Medizintechnik, so wichtig sind.

Was wir Ihnen bieten: Mehr als nur ein Job

Wir richten uns an Menschen, die einen verlässlichen, guten Arbeitgeber suchen, nicht nur die nächste Station im Lebenslauf.

• Sinnstiftende Arbeit:

Sie tragen dazu bei, dass ein Unternehmen stabil und gut organisiert arbeitet, dessen Produkte in Praxen und Kliniken weltweit eingesetzt werden. Ihre Arbeit unterstützt Menschen, die wiederum anderen Menschen helfen.

• Sicherheit & Perspektive:

Vollzeit, unbefristete Anstellung in einem etablierten Medizintechnik-Unternehmen mit sehr geringer Fluktuation. Wir denken langfristig und möchten Mitarbeitende entwickeln, nicht austauschen.

• Entwicklung von Anfang an:

Sie starten bei uns mit einem klar definierten Aufgabenbereich – und wachsen bei uns mit Ihren Aufgaben. Mit zunehmender Erfahrung übernehmen Sie Schritt für Schritt mehr Verantwortung, vertiefen Ihr Wissen im Personal- und Organisationsbereich und eignen sich nach und nach weitere Spezialisierungen an – begleitet durch regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche.

• Kultur, die trägt:

Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen, direkter Austausch bis zur Geschäftsführung und ein Betriebsrat, der Ihre Interessen aktiv vertritt.

• Modernes Arbeitsumfeld vor Ort:

Ihr Arbeitsplatz ist in unserem Büro in Grafing. Sie arbeiten eng mit der Assistenz der Geschäftsführung und dem HR-Manager zusammen, in einem Team, das Wert auf Zusammenarbeit, Verlässlichkeit und gegenseitige Unterstützung legt.

Bereit, mit Ihrer Organisationsstärke Menschen zu unterstützen?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Laden Sie Ihre Unterlagen bequem über unser Online-Formular hoch oder senden Sie sie per E-Mail ein kurzes Anschreiben, Ihr Lebenslauf und relevante Zeugnisse genügen.

Bei Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess steht Ihnen unser Recruiting-Team gerne zur Verfügung.