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Front Desk Assistant
Posted on Aug. 4, 2025
- Vicenza, Italy
- No Salary information.
- Full Time

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Panoramica della Posizione:
Stiamo cercando un Assistente alla Reception full-time dedicato, flessibile e organizzato per unirsi al nostro team presso l’Olimpia Medical Center. Il candidato ideale fornirà supporto diretto ai pazienti e al personale clinico, garantendo il buon funzionamento delle attività quotidiane della struttura, sia in sede che in sedi esterne.
Responsabilità Principali:
Accoglienza e Coordinamento Pazienti:
- Accogliere i pazienti al loro arrivo con cortesia e professionalità.
- Registrare i pazienti e guidarli nella compilazione della documentazione assicurativa e dei moduli privacy.
- Accompagnare i pazienti dalla reception agli studi medici per i loro appuntamenti.
- Tradurre, se necessario, durante le visite mediche.
- Registrare correttamente tutti i nuovi pazienti nel sistema gestionale.
Gestione Cartelle e Documentazione:
- Preparare le cartelle cliniche per gli appuntamenti giornalieri, assicurandosi che tutti i documenti rilevanti siano presenti e aggiornati.
- Dopo ogni visita, stampare il riassunto e inserirlo nella cartella del paziente per la revisione e il follow-up.
- Tradurre e preparare documenti richiesti su USB quando i pazienti ne fanno richiesta (es. referti, prescrizioni, prenotazioni).
- Scaricare, ordinare e caricare i referti dai portali di diverse cliniche nel network.
Assistenza alla Coordinatrice del Front Desk:
- Gestione delle prenotazioni chirurgiche in collaborazione con la coordinatrice.
- Supporto nella compilazione e gestione delle prescrizioni.
- Aiuto nella gestione ordini e materiali per l’ambulatorio.
- Organizzazione e aggiornamento costante della lista Excel dei pazienti che devono vedere specialisti.
- Controllo regolare dei vari ambulatori.
- Supporto nel controllo delle liste farmaci presenti presso la clinica (scadenze, quantità)
Comunicazione e Supporto Organizzativo:
- Rispondere alle chiamate telefoniche in modo professionale e cortese.
- Coordinare il trasporto dei pazienti verso altre strutture, utilizzando un veicolo aziendale ove richiesto.
- Raccogliere le disponibilità dai medici e aggiornarle nel gestionale.
- Collaborare a piccoli compiti organizzativi o di decoro, come la cura delle piante o la preparazione di cioccolatini per accogliere i pazienti.
Requisiti Preferenziali:
- Ottima conoscenza dell’italiano e dell’inglese parlato e scritto.
- Esperienza pregressa in contesti sanitari o amministrativi.
- Attitudine al lavoro in team e alla gestione del pubblico.
- Flessibilità e capacità di gestire più compiti contemporaneamente.
Orari di Lavoro:
- Da lunedì a venerdì, dalle 09:30 alle 18:30.
- Potrebbero essere richieste ore extra occasionali, inclusa la possibilità di fermarsi più a lungo o di arrivare prima, secondo necessità.
Qualifiche:
- Ottime capacità di comunicazione e organizzazione.
- Capacità di gestire informazioni sensibili con riservatezza.
- Competenze bilingue sono fondamentali.
- Patente di guida valida.
- Esperienza pregressa in un ufficio medico o in un contesto simile è preferibile.
Questo ruolo è essenziale per garantire che i nostri pazienti ricevano cure di alta qualità e che le operazioni della nostra clinica si svolgano senza intoppi. Se sei una persona compassionevole, attenta ai dettagli e ti piace lavorare in un ambiente sanitario, ti incoraggiamo a candidarti.
Contratto di lavoro: Tempo pieno
Benefit:
- Bevande gratis
- Parcheggio libero
- Supporto allo sviluppo professionale
Lingua:
- Inglese a livello C1+ (Obbligatorio)
Sede di lavoro: Di persona
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