Front Desk Assistant

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Panoramica della Posizione:

Stiamo cercando un Assistente alla Reception full-time dedicato, flessibile e organizzato per unirsi al nostro team presso l’Olimpia Medical Center. Il candidato ideale fornirà supporto diretto ai pazienti e al personale clinico, garantendo il buon funzionamento delle attività quotidiane della struttura, sia in sede che in sedi esterne.

Responsabilità Principali:

Accoglienza e Coordinamento Pazienti:

• Accogliere i pazienti al loro arrivo con cortesia e professionalità.
• Registrare i pazienti e guidarli nella compilazione della documentazione assicurativa e dei moduli privacy.
• Accompagnare i pazienti dalla reception agli studi medici per i loro appuntamenti.
• Tradurre, se necessario, durante le visite mediche.
• Registrare correttamente tutti i nuovi pazienti nel sistema gestionale.

Gestione Cartelle e Documentazione:

• Preparare le cartelle cliniche per gli appuntamenti giornalieri, assicurandosi che tutti i documenti rilevanti siano presenti e aggiornati.
• Dopo ogni visita, stampare il riassunto e inserirlo nella cartella del paziente per la revisione e il follow-up.
• Tradurre e preparare documenti richiesti su USB quando i pazienti ne fanno richiesta (es. referti, prescrizioni, prenotazioni).
• Scaricare, ordinare e caricare i referti dai portali di diverse cliniche nel network.

Assistenza alla Coordinatrice del Front Desk:

• Gestione delle prenotazioni chirurgiche in collaborazione con la coordinatrice.
• Supporto nella compilazione e gestione delle prescrizioni.
• Aiuto nella gestione ordini e materiali per l’ambulatorio.
• Organizzazione e aggiornamento costante della lista Excel dei pazienti che devono vedere specialisti.
• Controllo regolare dei vari ambulatori.
• Supporto nel controllo delle liste farmaci presenti presso la clinica (scadenze, quantità)

Comunicazione e Supporto Organizzativo:

• Rispondere alle chiamate telefoniche in modo professionale e cortese.
• Coordinare il trasporto dei pazienti verso altre strutture, utilizzando un veicolo aziendale ove richiesto.
• Raccogliere le disponibilità dai medici e aggiornarle nel gestionale.
• Collaborare a piccoli compiti organizzativi o di decoro, come la cura delle piante o la preparazione di cioccolatini per accogliere i pazienti.

Requisiti Preferenziali:

• Ottima conoscenza dell’italiano e dell’inglese parlato e scritto.
• Esperienza pregressa in contesti sanitari o amministrativi.
• Attitudine al lavoro in team e alla gestione del pubblico.
• Flessibilità e capacità di gestire più compiti contemporaneamente.

Orari di Lavoro:

• Da lunedì a venerdì, dalle 09:30 alle 18:30.
• Potrebbero essere richieste ore extra occasionali, inclusa la possibilità di fermarsi più a lungo o di arrivare prima, secondo necessità.

Qualifiche:

• Ottime capacità di comunicazione e organizzazione.
• Capacità di gestire informazioni sensibili con riservatezza.
• Competenze bilingue sono fondamentali.
• Patente di guida valida.
• Esperienza pregressa in un ufficio medico o in un contesto simile è preferibile.

Questo ruolo è essenziale per garantire che i nostri pazienti ricevano cure di alta qualità e che le operazioni della nostra clinica si svolgano senza intoppi. Se sei una persona compassionevole, attenta ai dettagli e ti piace lavorare in un ambiente sanitario, ti incoraggiamo a candidarti.

Contratto di lavoro: Tempo pieno

Benefit:

• Bevande gratis
• Parcheggio libero
• Supporto allo sviluppo professionale

Lingua:

• Inglese a livello C1+ (Obbligatorio)

Sede di lavoro: Di persona