Front Office Medewerker

Heb jij een horeca-hart? Is gasten ontvangen met een glimlach op je gezicht voor jou vanzelfsprekend? Doe jij net dat stapje extra om collega’s en het bezoek op hun gemak te laten voelen? En zoek je de regelmaat van dagdiensten met de gezelligheid van kantoor? Dan zijn wij een match!

Als Front Office Medewerker ben je het visitekaartje van PQR. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor alle interne en externe gasten bij PQR én je zorgt voor een representatieve ontvangst en ontvangstruimte. Dat kan soms best even hectisch zijn; terwijl je de koffie verzorgt voor een sollicitant, komt een collega langs met een vraag over het wachtwoord voor de gastenwifi en gaat de bel omdat er een bezoeker voor de deur staat: ook in deze situaties weet jij het overzicht te bewaren en met een glimlach je prioriteiten te stellen.

Daarnaast krijg je te maken met alle facetten van het Facility & Office Management vak: denk aan het bijhouden van kantoorvoorraden, attenties voor collega's, uitgifte van spullen en het verzorgen van kleine evenementen. Ook zal je een aantal secretariele taken voor je rekening nemen, zoals het boeken van reizen en hotels en het verzorgen van inschrijvingen voor trainingen en seminars. Gastvrijheid, servicegerichtheid, accuratesse en het houden van overzicht in drukke momenten kenmerken jou in je werkomgeving.

In deze duo functie verdeel je met een directe collega de bezetting en werkzaamheden gedurende de week. De werkdagen zijn maandag tot en met donderdag, waarbij er op dinsdag en donderdag een dubbele receptiebezetting is. Je maakt onderdeel uit van het HR & Facility team. Als team bieden wij pro-actief ondersteunende, klantgerichte, facilitaire én secretariële services aan; zo vormen wij de stabiele basis van de organisatie voor de optimale Customer & Employee Experience.

Dit ga je doen

• Je zorgt voor de bezetting van onze receptie met de daar bijbehorende receptiewerkzaamheden, waaronder ontvangen van gasten, opnemen van de telefoon en het beheer van de openbare- en vergaderruimtes;
• Bijhouden van de secretariaatsmailbox. Hierin komen allerhande verzoeken voorbij; van het boeken van vluchten en hotels tot het verzorgen van attenties aan collega's bij speciale gelegenheden;
• Bijhouden van kantoor voorraden en het plaatsen van bestellingen;
• Verzorgen van de vrijdagmiddagborrel en zo nu en dan events in de avond;
• Ondersteuning bieden bij administratieve taken van HR, Facility en het Secretariaat;
• Afhandelen van de inkomende en uitgaande post;
• Facilitaire taken zoals het representatief houden van de ontvangstruimten en vergaderzalen;
• Verzorgen van attenties bij viermomenten.

Je bent actief betrokken bij de dagelijkse gang van zaken én bij het bedenken en uitwerken van nieuwe initiatieven. Je krijgt de ruimte om hieraan eigen invulling te geven. Kortom, een zeer veelzijdige rol!

• Je bent parttime beschikbaar voor 3 a 4 dagen per week, waarbij maandag en woensdag vaste dagen zijn, de dinsdag en/of donderdag is bespreekbaar;
• Aanwezigheid op kantoor van 08.30 tot 17.00 uur is voor jou haalbaar;
• Gastvrijheid zit in jouw DNA, je bent communicatief, proactief en representatief;
• Je weet precies wanneer op je de achtergrond opereert en wanneer je een stap naar voren zet;
• Je kan goed overweg met Outlook, Teams en de andere Office 365 producten;
• Je bent bereid om incidenteel bij evenementen in de avond te werken;
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift. Engels is een pré;
• Een achtergrond in de horeca is een grote pré;
• Gezien je in deze functie op ons kantoor zal werken, woon je bij voorkeur in de omgeving van Utrecht.

Dit bieden wij je

Bij PQR ga je aan de slag bij een organisatie met collega's die passie voor hun werk en technologie hebben. Je gaat werken met professionals op hoog kennisniveau en een grote mate van zelfstandigheid en je wordt onderdeel van een enthousiast team. We bieden je een passend salaris bij jouw ervaring met uitstekende primaire- en secundaire arbeidsvoorwaarden. Kansen om jezelf te ontwikkelen en door te groeien binnen PQR en/of ons moederbedrijf Bechtle. Dit alles kan natuurlijk niet zonder de lekkerste koffies, dagelijks vers fruit, jaarlijks diverse feesten en events, teamuitje en nog veel meer!

Geïnteresseerd?

Herken jij je in dit profiel en is jouw interesse gewekt? Reageer direct, vermeld je beschikbaarheid, en kom langs voor een lekkere kop koffie en een leuk gesprek bij ons op kantoor. Wij vertellen je graag alles tot in detail over deze uitdagende functie!