Gestionnaire Administratif Service Courrier H/F

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Direction de la relation aux usager·ères (DRU)

Le Pôle de la Relation aux Usagers Multicanal (PRUM) développe un accueil efficient en tendant vers une harmonisation des réponses, quel que soit le canal utilisé par le public. Le PRUM reçoit entre 1000 à 1500 courriers par jour dont 500 sont ouverts et orientés vers le·la bon·ne interlocuteur·trice.

Sous l'autorité de la responsable administrative, vous assurez la réception, le tri ainsi que le traitement administratif des courriers et des mails adressés à la Ville de Nantes, à Nantes Métropole et au CCAS.

Vos activités principales :

Assurer le traitement administratif du courrier

trier les courriers entrants, analyser l'objet de la demande, numériser les courriers, procéder à l'affectation du courrier au bon destinataire via le logiciel métier en rédigeant brièvement son objet et son contenu

Assurer le traitements des mails

réceptionner les demandes adressées sur les 2 boîtes emails institutionnelles, analyser les demandes, rédiger des réponses de 1er niveau adaptées ou numériser les courriers et les affecter au bon destinataire

Réceptionner les appels téléphoniques

accueillir téléphoniquement et renseigner les interlocuteurs internes sur les procédures liées à l'activité "courrier" du service

Mettre sous pli et affranchir

selon les nécessités de service, vous intervenez en soutien des collègues habituellement affectés à cette mission.

Information complémentaire

. horaire variable

. présence dès l'ouverture du courrier à 8h15

Vous connaissez idéalement le fonctionnement du service courrier et des collectivités territoriales. Vous êtes à l'aise de l'outil informatique et avez des capacités de synthèse et d'aisance rédactionnelle.

Vous savez vous organiser, faire preuve de rigueur et suivre les procédures .Vous savez travailler en équipe et avez le sens du service rendu. De nature discrète, vous respectez les règles de confidentialité.

• Carte restaurant (201,40€ pour un temps complet) avec une participation employeur à 60% par mois
• Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
• Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
• Prestations du comité des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
• Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
• Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)