Groups & Rooms Agent - Rome Marriott Park Hotel

Groups & Rooms Agent
Dipartimento: Groups and Conference / Eventi
Sede: Rome Marriott Park Hotel
Riporta a: Events Manager
Tipo di contratto: Full-time

Obiettivo del ruolo
Supportare il Team Eventi nella gestione operativa di gruppi ed eventi, assicurando la corretta gestione delle informazioni relative ai gruppi e contribuendo al coordinamento delle attività tra i reparti coinvolti, al fine di garantire un servizio efficiente e in linea con gli standard Marriott International e le esigenze dei clienti.

Responsabilità principali

• Inserire e gestire accuratamente i dati relativi a rooming list, servizi e costi dei gruppi all’interno del software gestionale di struttura.
• Elaborare e aggiornare il documento settimanale di Tour Movement a supporto delle attività operative dell’area Eventi.
• Partecipare alle riunioni settimanali di coordinamento e rendicontazione con i responsabili dei reparti coinvolti nella gestione degli eventi.
• Monitorare la correttezza e la completezza dei dati.
• Verificare la conformità delle attività e delle informazioni rispetto agli accordi contrattuali definiti con i clienti.
• Gestire i conflitti operativi con i clienti.
• Collaborare con i diversi reparti dell’hotel per garantire un’esperienza fluida ed efficiente agli ospiti e ai partecipanti agli eventi.

Requisiti specifici

Formazione ed esperienza

• Laurea triennale in Scienze Turistiche, Economia o discipline affini.
• Esperienza in ruoli analoghi, preferibilmente in ambito hospitality, gestione gruppi, booking, back office eventi o agenzie di viaggio.

Competenze tecniche

• Conoscenza del Pacchetto Microsoft Office.
• Preferibile conoscenza di PMS.
• Conoscenza base di Opera o di altri software gestionali alberghieri.
• Buona conoscenza della lingua inglese (livello B2 o superiore).

Competenze trasversali

• Precisione e attenzione al dettaglio.
• Affidabilità e senso di responsabilità.
• Capacità organizzative e di pianificazione.
• Capacità di gestione delle priorità e delle scadenze.
• Attitudine alla collaborazione interfunzionale.
• Buone capacità comunicative e relazionali.

Cosa offriamo

• Ambiente di lavoro dinamico e internazionale.
• Opportunità di crescita all’interno del gruppo Marriott.
• Formazione continua e accesso a programmi di sviluppo professionale.
• Benefit aziendali e sconti su soggiorni Marriott a livello globale.

Groups & Rooms Agent
Department: Groups & Conference / Events
Location: Rome Marriott Park Hotel
Reports to: Events Manager
Contract Type: Full-time

Role Objective
To support the Events Team in the operational management of groups and events by ensuring the accurate handling of group-related information and contributing to the coordination of activities across involved departments, with the aim of delivering efficient service in line with Marriott International standards and clients' expectations.

Key Responsibilities

• Accurately enter and manage data related to rooming lists, group services, and costs within the property's management system.
• Prepare and update the weekly Tour Movement report to support the operational activities of the Events Department.
• Participate in weekly coordination and reporting meetings with department heads involved in event management.
• Monitor data accuracy and completeness.
• Ensure activities and information comply with contractual agreements established with clients.
• Manage operational issues and conflicts with clients.
• Collaborate with various hotel departments to ensure a seamless and efficient experience for guests and event participants.

Specific Requirements

Education & Experience:

• Bachelor's degree in Tourism Management, Economics, or a related field.
• Previous experience in a similar role, preferably within the hospitality industry, group management, reservations, event back-office operations, or travel agencies.

Technical Skills:

• Knowledge of Microsoft Office Suite.
• Previous experience with Property Management Systems (PMS) is preferred.
• Basic knowledge of Opera or other hotel management systems.
• Good command of English (B2 level or above).

Soft Skills:

• Accuracy and attention to detail.
• Reliability and sense of responsibility.
• Strong organizational and planning skills.
• Ability to manage priorities and deadlines effectively.
• Collaborative mindset and ability to work cross-functionally.
• Good communication and interpersonal skills.

What We Offer

• A dynamic and international working environment.
• Career growth opportunities within the Marriott group.
• Ongoing training and access to professional development programs.
• Company benefits and discounts on Marriott stays worldwide.