Kontor- Og Hr-Assistent

Smilende kontor- og HR-assistent til EMS

Brænder du for god service og trives du i en rolle med mange forskellige opgaver? Hos EMS søger vi en Assistent til vores HR- & Administration Manager med både HR-nære opgaver, reception og daglig administration. Du bliver en central rolle hos EMS, da du skal være ansvarlig for en række spændende administrative opgaver på tværs af hele virksomheden. Du er den vores kollegaer så vel som vores gæster møder som den første - og dit smil sætter tonen for resten af huset.

Din hverdag hos os

Du får en bred rolle, hvor du både byder velkommen ved indgangen og sikrer, at hverdagen glider for kontoret, produktionen og HR. Opgaverne varierer hen over ugen og året og kan bl.a. omfatte:

• Frontdesk & service: tage imod gæster og kollegaer, besvare telefonen som første led, hjælpe på stedet og sikre en imødekommende, professionel velkomst.
• Administration & kontordrift: holde styr på arkiv og kontorartikler, bestillinger og praktiske indkøb, håndtere scanning og kvalitetssikringsmateriale til HSEQ, små ad hoc-opgaver.
• Intern kommunikation & medarbejderoplevelser: lave korte nyheder/opslag, opdatere ugens info, koordinere mindre billets- og aktivitetslodtrækninger mv.
• HR-support: hjælpe med simple dokumenter, skabeloner og opdateringer, oprette/vedligeholde info i relevante systemer, udsende interne beskeder og opslag.
• Onboarding & offboarding: klargøre adgangskort og brugerprofiler, velkomstopslag, lister og praktiske ting for nye kollegaer - og tilsvarende tjeklister ved fratrædelser.
• Events & arrangementer: planlægge og afvikle alt fra julehygge og kundeevents til sports- og fællesskabsaktiviteter - i tæt samarbejde med kollegaer og eksterne partnere.
• Sikkerhed & adgang: vedligeholde områder med PPE/udstyr til gæster, hjælpe med gæstenet/henvisning og sikre, at receptionen altid er præsentabel.

Hvem er du?

Vi leder først og fremmest efter den rette person - uddannelse er ikke afgørende. Vi forestiller os, at du:

• er servicemindet, varm og smilende - og ikke er bange for at sige godmorgen til alle
• trives i receptionen med mange små afbrydelser og stadig kan bevare overblik
• er struktureret, selvkørende og griber opgaver, før nogen beder dig om det
• kommunikerer klart på dansk og kan begå dig på engelsk
• er rutineret i Microsoft 365/Outlook ; erfaring med fx Relesys, Vizito, VISO, IPW Metazo, DIGISENSE er en fordel - ellers lærer vi dig det
• er en ægte teamplayer , der hjælper, hvor der er behov, og kan have mange bolde i luften

Vi tilbyder

• En fuldtidsstilling i et uformelt og ordentligt miljø med stor berøringsflade i hele virksomheden
• En hverdag med varierede opgaver , hvor du gør en synlig forskel for kollegaer og gæster
• Opstart hurtigst muligt og oplæring i vores systemer og processer

Sådan søger du

Send din ansøgning og dit CV snarest muligt. Fortæl kort, hvorfor netop du vil trives i en kombineret reception-/kontor- og HR-supportrolle hos os. Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Kathrine Tjørntved Hansen .

EMS - Engineered Market Solutions er en topmoderne produktionsvirksomhed , der leverer komplette løsninger til energiindustrien - både inden for olie/gas og vedvarende energi. Vi har alle de nødvendige support kompetencer samlet under ét tag, herunder egne tekniske tegnere, ingeniører og projektledere, hvilket sikrer høj kvalitet, fleksibilitet og effektiv gennemførsel af projekter. Hos EMS arbejder vi som ét team med fælles mål - og en kultur, hvor vi løfter i flok og hele tiden udvikler os sammen.

Læs mere om os her engineeredmarketsolutions.com