Management Office Assistent

Jouw functie

De Vrije Universiteit Amsterdam neemt met wetenschappelijk en waarden gedreven onderwijs, onderzoek en valorisatie verantwoordelijkheid voor mens en planeet. Voor de ondersteuning van het Faculteitsbestuur van de Faculteit der Bètawetenschappen van de Vrije Universiteit zijn wij op zoek naar een management office assistent.

Met jouw proactieve houding en goede communicatievaardigheden ondersteun jij het Faculteitsbestuur op een prettige manier. Je werkt samen met zes andere management office assistenten als het kloppend hart van het gezellige bestuurssecretariaat van de Faculteit der Bètawetenschappen.

Wat doe je als managementassistent bij het faculteitsbestuur van de Bètafaculteit
Je krijgt veel verantwoordelijkheid en er is ruimte om eigen invulling te geven aan de functie. Samen met jouw collega's van het bestuurssecretariaat stel je prioriteiten. Je faciliteert het Faculteitsbestuur op een effectieve manier door mee te denken en te anticiperen op komende activiteiten. Je bent op de hoogte van recente ontwikkelingen en speelt hier soepel op in. Jij bent mede verantwoordelijk voor de organisatorische en secretariële zaken bij het bestuurssecretariaat. Je ondersteunt en ontzorgt. Naast het regelen en organiseren creëer jij rust en ruimte in agenda’s en stel je hierbij de juiste prioriteiten.

Jouw werkzaamheden:

• Je regelt zelfstandig praktische zaken zoals afspraken plannen, vergaderruimtes en catering boeken.
• Je beheert agenda's van de leden van het faculteitsbestuur en zorgt dat vergaderingen soepel verlopen doordat jij alles goed hebt voorbereid.
• Je organiseert verschillende (bestuurlijke) overleggen d.m.v. agendaplanning, notuleren, verzending van stukken en archivering van genomen besluiten.
• Je bent betrokken bij diverse (uitvoerende) taken op het gebied van onderwijs, onderzoek, valorisatie en/of bedrijfsvoering in samenwerking met het Beleidsteam.
• Je ontvangt gasten en staat bezoekers te woord.
• Je hebt afstemming met leden van het Faculteitsbestuur, beleidsmedewerkers en andere collega’s om alles op rolletjes te laten verlopen.
• Je bent resultaat- en servicegericht. Daarnaast werk je zorgvuldig en kun je goed prioriteiten stellen. Je bent proactief en in staat om snel te schakelen. Samenwerken en communiceren kun je als de beste en je beschikt over organisatietalent. Je hebt een opgeruimd karakter en bent plezierig in de omgang.

Jouw profiel

• MBO of HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met het werken met moderne softwarepakketten zoals MS-office. En je leert snel werken met nieuwe applicaties voor boekingen, vergaderingen etc. Volledig digitaal kunnen werken is essentieel.
• Jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk en zowel in het Nederlands als in het Engels.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Werken bij de grootste en leukste faculteit van de Vrije Universiteit en bij een betrouwbare en maatschappelijk betrokken werkgever. We staan als instelling midden in de samenleving. Onze mensen zijn gedreven en betrokken bij hun werk binnen een maatschappelijke context. Wij zien een diverse en inclusieve werkomgeving als één van de voorwaarden om als organisatie succesvol te zijn en onze doelstellingen te blijven bereiken. Dit biedt jou volop kansen je verder te verdiepen en nieuwe ervaringen op te doen. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.186,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.255,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/ Office-assistent 1.
• Een functie voor 0,6-1,0 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• Goede en voordelige sportfaciliteiten
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• Keuzemodel voor fiscale uitruil voor bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Bestuurssecretariaat Faculteit der Bètawetenschappen
Het bestuurssecretariaat bestaat uit zes collegiale medewerkers onder leiding van de faculteitssecretaris/ hoofd Bestuurszaken en is dicht bij het faculteitsbestuur gepositioneerd. Voor de inhoudelijke aansturing onderhoud je een intensieve samenwerking met de verschillende leden van het faculteitsbestuur. Elk teamlid heeft zijn/haar eigen werkzaamheden en daarnaast wordt er veel samengewerkt. De teamleden werken gedeeltelijk thuis. Dit wordt in onderling overleg afgesproken. Het team kenmerkt zich door een collegiale sfeer, een actieve werkhouding en met oog voor elkaar. Het team is zelfsturend en bouwt op elkaar. Kenmerkend aan het team is dat iedereen betrokken, oprecht en eerlijk is. We bedenken proactief creatieve oplossingen, hebben een flexibele instelling en een open mindset. We zorgen goed voor onszelf én anderen. We zijn benaderbaar en geven mensen een welkom gevoel.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button. Geschikte kandidaten worden zo snel mogelijk uitgenodigd voor een gesprek. Je kunt uiterlijk tot 3 januari 2025 reageren. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.