Managementassistent

Dit ga je doen

Als Managementassistent zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Van het beheren van de agenda’s van de managers tot het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten: jouw dagen zijn dynamisch en gevarieerd. Je bent vaak op meerdere locaties te vinden en vormt de verbindende schakel tussen managers, het team en externe partijen. Hieronder vind je een duidelijke opsomming van jouw verantwoordelijkheden.

Agendabeheer
Je plant en beheert de agenda’s van de managers, zowel voor interne als externe afspraken. Jij zorgt voor een overzichtelijke indeling van hun tijd, waarbij je ruimte maakt voor overleggen, vergaderingen en andere belangrijke afspraken. Je communiceert met externe partijen en zorgt ervoor dat alles goed wordt ingepland en bevestigd. Ook voor eventuele last-minute wijzigingen kun je snel schakelen.

Notuleren en verslaglegging
Tijdens de vergaderingen maak je een notulen/actie- en besluitenlijst en zorgt ervoor dat deze snel en accuraat worden verspreid. Je bewaakt de follow-up van actiepunten en zorg dat alle taken op tijd worden uitgevoerd.

Organiseren van evenementen en bijeenkomsten
Van teamuitjes tot interne overleggen en trainingen: jij zorgt ervoor dat alle details geregeld zijn; van locatie, lunches, uitnodigingen tot de logistieke afhandeling.

Sollicitatiegesprekken
Je plant sollicitatiegesprekken voor nieuwe medewerkers, verstuurt uitnodigingen en beheert de planning in overleg met de managers. Je zorgt ervoor dat alle sollicitatiegegevens correct worden verwerkt in het systeem en houdt het overzicht van alle sollicitanten bij. Daarnaast wijs je de managers actief op nieuwe sollicitanten en zorgt ervoor dat alles tijdig geregeld is.

Vergader- en evenement coördinatie
Je regelt de praktische zaken rondom vergaderingen, team overleggen en evenementen, zoals het reserveren van vergaderruimtes, het organiseren van de benodigde faciliteiten en het versturen van uitnodigingen. Jij zorgt ervoor dat alle managers op de hoogte zijn van de overleggen en dat alles soepel verloopt.

Inplannen van voortgangs- en functioneringsgesprekken
Je plant de voortgangsgespreken en functioneringsgesprekken voor de teams van de managers, waarbij je de juiste tijdstippen afstemt en de betrokkenen informeert.

Ad-hoc taken
Je handelt verschillende ad-hoc verzoeken af die van de managers of het team komen. Dit kunnen uiteenlopende zaken zijn, variërend van het regelen van last-minute overleggen tot het verzorgen van administratieve zaken.

Je leest het al, we zoeken een echte regelkampioen mét een warm hart voor het sociaal domein.

Wie ben jij?

Je behoudt moeiteloos het overzicht, ook als er veel op je bord ligt. Je bent communicatief sterk, werkt proactief en zelfstandig, en je krijgt energie van werken op verschillende locaties en in een omgeving die altijd in beweging is. Je hebt mbo/hbo werk- en denkniveau. Verder heb je ruime ervaring in een ondersteunende rol en met agendabeheer en het plannen van interne en externe afspraken. Je bent bereid om je werkdagen te verdelen over de drie hoofdlocaties van de managers voor de interactie met de managers en teams.

Pluspunten van de functie

• Salaris: een bruto basissalaris tussen € 2.805,- en € 4.188,- (als je fulltime werkt) in schaal 6 volgens CAO-Sociaal Werk met een gunstige reiskosten-, pensioen- en ziektekostenregeling. Daarnaast ontvang je een Individueel Keuzebudget van minimaal 17,16% met daarin de eindejaarsuitkering van 8,3%, het vakantiegeld, een bijdrage ziektekostenverzekering en de mogelijkheid verlof te kopen.
• Werksfeer: Bij B&A hechten wij veel waarde aan een open en prettige werksfeer. We werken in een gelijkwaardige, inclusieve en informele sfeer samen.
• Vrijetijd: Je hebt recht op 170 uur verlof op fulltime basis en (afhankelijk van je leeftijd) vitaliteitsuren.
• Trainingen en opleidingen: Zowel vakinhoudelijk als persoonlijk bieden we ruimte voor groei en ontwikkeling. Denk aan het volgen van bijeenkomsten, opleidingen, trainingen en cursussen. Bovendien blijf je vitaal en vakbekwaam met je eigen Loopbaanbudget.
• Doorgroeimogelijkheden: B&A biedt naast de functie bij het Buurtteam in Amsterdam Zuidoost, ook functies bij andere projecten. Mooi om persoonlijk en professioneel verder door te groeien.
• Extraatjes: Je kan met korting fitnessen of een (elektrische) fiets aanschaffen en je bent van harte welkom bij feestelijke borrels en evenementen en leerzame bijeenkomsten. Natuurlijk ontvang je een mobiele telefoon en laptop voor zakelijk gebruik.

Hier ga je werken

De functie voer je uit bij het Buurtteam Amsterdam Zuidoost, onderdeel van B&A. Het Buurtteam Amsterdam Zuidoost is een laagdrempelige plek waar Amsterdammers met al hun vragen over zorg, wonen, gezondheid, werk, geld, ontmoeten of veiligheid terecht kunnen. Buurtteam Amsterdam Zuidoost is onderdeel van B&A, een organisatie die door heel Nederland actief is en verschillende advies- en uitvoeringsopdrachten uitvoert in het sociaal domein.

Noot aan externe bureaus: wij waarderen jullie wens om mee te helpen met het vinden van de juiste kandidaat. Toch kiezen wij ervoor om de vacature zelf te vervullen.

Reageren kan t/m zondag 15 december