Mitarbeiter*In Zentrale (Empfang) (M/W/D)

Das Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte (MPIWG) ist ein international anerkanntes Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) mit derzeit zwei wissenschaftlichen Abteilungen, mehreren Forschungsgruppen und einer Doktorand*innen-Schule. Derzeit arbeiten hier ca. 200 feste Mitarbeiter*innen und Gäste aus aller Welt.

Zur Unterstützung unseres Verwaltungsteams suchen wir für das Sachgebiet Bau / Technische Dienste zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Mitarbeiter*in Zentrale (Empfang) (m/w/d) befristet für 2 Jahre, EG 4 nach TVöD Bund –

Die Institutsverwaltung unterstützt die wissenschaftliche Arbeit am Institut grundlegend und mit einer starken Serviceorientierung. Als Mitarbeiter*in Zentrale sind Sie Teil des Sachgebiets Bau / Technische Dienste mit aktuell vier Mitarbeitenden und einer Sachgebietsleitung.

Ihre Aufgaben umfassen

• Zentrale / Empfang
  • Sie sind das Gesicht des Institutes und empfangen nationale und internationale Besucher und geben Auskunft und Informationen über das Institut (überwiegend in englischer Sprache)
  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
  • Telefonvermittlung
  • Warenannahme und Verteilung
  • Überwachung der Gebäudeleittechnik und auflaufende Alarmmeldungen (ständig besetzte Stelle) und Weiterleitung an die Haustechnik
  • Erstellen von Zugangsdokumenten und Ausgabe von Schlüsseln
  • Verwaltung des internen Büromateriallagers
• Einkauf/Beschaffungswesen
  • Beschaffung von Büromaterial und speziellen Arbeitsmaterial
  • Auswahl und Beschaffung von Mobilfunkverträgen und der notwendigen Handys
  • Prüfen der Warenannahme, evtl. Klärungen mit Lieferanten
  • Rechnungsbearbeitung; Prüfen, Kontieren und Buchen von Rechnungen

Sie verfügen über

• Eine kaufmännische Berufsausbildung oder entsprechende Berufserfahrung
• Deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Englische Sprachkenntnisse (konversationssicher)
• PC-Grundkenntnisse (MS-Office)
• Sie haben ein sicheres und serviceorientiertes Auftreten

Wir bieten

• Möglichkeit zur Arbeit in Teilzeit,

• Jahressonderzahlung, Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr in Berlin bzw. zum Deutschland-Ticket Job, Freistellung mit Gehalt an Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) zusätzlich zum regulären Jahresurlaub,
• wöchentliche Yoga-Kurse am Institut, regelmäßige Informationen über Kurse der kooperierenden Krankenkassen im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements,
• Zugang zum umfangreichen Fortbildungsangebot der Planck-Academy der MPG,
• enger Kontakt zu allen wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Einheiten, mit der Möglichkeit zu einem direkten, persönlichen Austausch,
• einen internationalen Kontext mit Mitarbeitenden und Gästen aus über 40 Nationen.

Die Max-Planck-Gesellschaft fördert Chancengleichheit und eine inklusive Arbeitskultur. Als Institut der MPG setzen wir uns für eine diskriminierungs- und belästigungsfreie Arbeitsgemeinschaft für alle ein. Wir fordern ausdrücklich qualifizierte Personen zur Bewerbung auf, die Gruppen angehören, die aufgrund von Alter, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Familienstand, Geschlecht, Nationalität, sexueller Orientierung, sozioökonomischem Hintergrund oder Religion am Arbeitsplatz häufig unterrepräsentiert sind.

Für mehr Informationen über das Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte und seine Maßnahmen zur Gleichstellung der Geschlechter und zur Einstellung von Menschen mit Schwerbehinderung, sowie über die deutsche Antidiskriminierungspolitik (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) besuchen Sie bitte die entsprechenden Seiten.

Ihre Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen, vorzugsweise ohne Foto, (inkl. Anschreiben, Lebenslauf und - soweit vorhanden - Abschluss- und Arbeitszeugnissen – Zeugnisse bitte jeweils zusammengefasst in einem PDF-Dokument)

Wir akzeptieren Bewerbungen, bis wir eine geeignete Person gefunden haben.
Bitte beachten Sie, dass nur elektronische Bewerbungen über das Portal akzeptiert werden.
Bei Nachfragen zur angegebenen Stelle oder zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an Herrn Gero Thielsch.

Weitere Informationen zum MPIWG finden Sie auf unserer Webseite.