Office Manager (W/M/X)

IBM iX – Experience the Human Factor.

Als Office Manager am Standort Wien bist Du für das operative Office Management verantwortlich und Teil eines international aufgestellten Teams. Du arbeitest serviceorientiert, organisationstark und behältst auch bei parallelen Anfragen den Überblick.

Klingt nach dir? Dann suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (12 Wochenstunden) am Standort Wien. Die Arbeitszeiten sind flexibel gestaltet und sollten bei Bedarf kurzfristig anpassbar sein, zum Beispiel im Rahmen von Events. Bevorzugt ist eine Anwesenheit dienstags bis donnerstags zwischen 9:00 und 13:00 Uhr vor Ort.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest das operative Office Management am Standort Wien inklusive Facility Management und administrativer Tätigkeiten
• Für einen strukturierten und reibungslosen Büroalltag sorgst Du ebenso wie für Ordnung und Übersicht in den täglichen Abläufen
• Office Initiativen und Office Goodies planst und setzt Du eigenständig um und leistest damit einen Beitrag zur Workplace Experience
• Als erste Anlaufstelle empfängst Du Kolleg*innen, Besucher*innen, Kund*innen und Partner*innen und koordinierst Gästeempfang, Visitor Management und Catering
• Die Zusammenarbeit mit Corporate‑Services‑Funktionen wie Finance, HR, Accounting, Controlling, Procurement und Marketing gehört zum operativen Alltag
• Zutrittskarten werden von Dir verwaltet, außerdem unterstützt Du bei sicherheitsrelevanten organisatorischen Themen gemäß Unternehmensrichtlinien

Deine Fähigkeiten

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Office Management
• Idealerweise hast Du bereits Erfahrung in der Organisation und Betreuung eines Office‑Standorts gesammelt
• Ein ausgeprägtes Service‑ und Ownership‑Mindset, Eigeninitiative sowie eine proaktive und pragmatische Herangehensweise zeichnen Dich aus
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Verantwortungsbewusstsein sind für Dich selbstverständlich
• Du kommunizierst klar, arbeitest gern im Team und gehst sicher mit MS‑Office‑Tools um
• Sehr gute Deutsch‑ sowie Englischkenntnisse (min. C1) runden Dein Profil ab

Deine Perspektive

Professional Growth
Wir bieten verschiedene Möglichkeiten zur individuellen Weiterentwicklung durch unsere interne Akademie und „Design yourself“-Programme, einschließlich Inhouse-Coaching und Mentoring. Außerdem hast du vollen Zugang zu allen Weiterbildungsmöglichkeiten von IBM.

Work-Life Balance
Unsere Kernarbeitszeiten, 30 Urlaubstage und Hybrid-Work-Modell helfen dir, dein Leben flexibler zu gestalten.

Health & Well-Being
Dein Wohlbefinden ist genauso wichtig, wie deine Gesundheit. Deshalb bieten wir unterschiedliche Maßnahmen im Bereich Mental Health an, die deine mentale und körperliche Gesundheit stärken.

Team & Culture
Unser Ziel ist es, dass sich jeder sicher, gebraucht und wertgeschätzt fühlt. Freue dich auf tolle Team- und Firmen-Events.

Corporate Benefits & Incentives
Profitiere von großartigen IBM-Rabatten und von internen Incentives, die deinen Einsatz würdigen, wie unser „Bring a friend“ Bonus-Programm.

Über uns

Mit 60 Studios weltweit zählt IBM iX zu den größten Anbietern für Digital Experience Services weltweit. Als Teil von IBM Consulting, der Beratungs- und Serviceeinheit von IBM, ist IBM iX Beratung, Digitalagentur, Design-Studio und Tech-Company in einem. An der Schnittstelle von Strategie, Design und Technologie begleiten die Teams Organisationen, Unternehmen und Marken bei der digitalen Transformation. Im deutschsprachigen Raum gestalten Expert*innen digitale Erlebnisse, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen – basierend auf IBM Technologien und in Zusammenarbeit mit führenden Technologiepartnern wie Adobe, Salesforce und SAP CX.

Du fühlst dich in der Welt der digitalen Trends zu Hause und liebst es, Projekte mit echter Wirkung voranzutreiben? Dann werde Teil unseres IBM iX Teams!

IBM iX widmet sich der Schaffung eines inklusiven Arbeitsumfeldes, das Chancengleichheit für alle bietet. Wir möchten insbesondere alle Menschen mit ihren individuellen, diversen Hintergründen und Perspektiven darin bestärken, sich bei uns zu bewerben.

Wir bieten dir ein marktkonformes Gehalt über dem Mindestlohn. Aus rechtlichen Gründen weisen wir darauf hin, dass das kollektivvertragliche Mindestbruttojahresgehalt (KV)13.676,00 EUR beträgt.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit aktuellem Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und sehr gern auch einem kurzen Motivationsschreiben.

Hast du Fragen zur Stelle? Bitte kontaktiere deinen Talent Acquisition Partner:
Marie Sommerfeld
join-ix@ibmix.de