Order Desk / Parts & Customer Service Representative - Responsable Des Commandes / Pièces Détac

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Job Summary:

The Order Desk / Parts & Customer Service Representative is responsible for providing exceptional customer support related to parts inquiries, order processing, and after-sales service for heavy equipment products. This role serves as a key point of contact for dealers, internal teams, and end customers, ensuring accurate order entry, timely follow-up, and high customer satisfaction.

Key Responsibilities:

Order Desk & Parts Support

• Receive, process, and manage parts orders from dealers, customers, and internal departments
• Identify correct parts using parts manuals, diagrams, and Microsoft Access (ERP system to come)
• Prepare quotations, confirm pricing, availability, and lead times
• Enter orders accurately into the system and ensure proper documentation
• Coordinate with inventory, production, and shipping teams to meet delivery requirements

Customer Service

• Respond to customer inquiries by phone, email, and in person in a professional and timely manner
• Provide product and parts information, including compatibility and alternatives
• Resolve order issues such as backorders, shortages, shipping discrepancies, and returns
• Handle warranty and service-related inquiries as required
• Maintain strong relationships with dealers and customers through consistent follow-up

Inventory & Administrative Support

• Assist with inventory inquiries, stock checks, and cycle counts as needed
• Support parts returns, credits, and warranty documentation
• Maintain accurate customer and order records
• Work closely with service technicians, sales, and production teams

Qualifications & Skills:

• High school diploma or equivalent
• 2–5 years of experience in order desk, parts, or customer service (heavy equipment, or industrial manufacturing preferred)
• Strong understanding of parts identification and order processing
• Excellent communication and interpersonal skills
• Strong attention to detail and organizational skills
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
• Proficiency with ERP systems and Microsoft Office (Excel, Outlook, Word)

Preferred

• Experience in heavy equipment, off-road vehicles, or manufacturing environments
• Mechanical aptitude or technical background
• Bilingual (English/French) is an asset
• Experience working with dealers and service departments

Working Conditions

• Office-based with frequent interaction with warehouse and production teams
• Occasional lifting of parts or materials (within safety guidelines)
• Standard business hours with occasional overtime during peak periods

Benefits:

• Competitive salary and benefits package (medical, dental, disability)
• Opportunities for professional growth and development in a fast-evolving company.
• A supportive and collaborative work environment.

Résumé du poste :

Le représentant du service des commandes / pièces détachées et du service clientèle est chargé de fournir un service clientèle exceptionnel en matière de demandes de renseignements sur les pièces détachées, de traitement des commandes et de service après-vente pour les équipements lourds. Ce poste sert de point de contact clé pour les concessionnaires, les équipes internes et les clients finaux, garantissant la saisie précise des commandes, un suivi rapide et un haut niveau de satisfaction client.

Principales responsabilités :

Service des commandes et assistance pièces détachées

• Recevoir, traiter et gérer les commandes de pièces détachées provenant des concessionnaires, des clients et des services internes

• Identifier les pièces correctes à l'aide des manuels de pièces détachées, des schémas et de Microsoft Access (système ERP à venir)

• Préparer les devis, confirmer les prix, la disponibilité et les délais de livraison

• Saisir les commandes avec précision dans le système et s'assurer que la documentation est correcte

• Coordonner avec les équipes chargées des stocks, de la production et des expéditions afin de respecter les exigences de livraison

Service clientèle

· Répondre aux demandes des clients par téléphone, par e-mail et en personne de manière professionnelle et dans les meilleurs délais

· Fournir des informations sur les produits et les pièces, y compris leur compatibilité et les alternatives disponibles

· Résoudre les problèmes liés aux commandes, tels que les commandes en attente, les ruptures de stock, les erreurs d'expédition et les retours

· Traiter les demandes relatives à la garantie et au service après-vente, le cas échéant

· Entretenir de solides relations avec les revendeurs et les clients grâce à un suivirégulier

Gestion des stocks et soutien administratif

• Aider à répondre aux demandes relatives aux stocks, aux vérifications des stocks et aux inventaires tournants, selon les besoins

• Assurer le soutien pour les retours de pièces, les crédits et la documentation relative à la garantie

• Tenir à jour des dossiers précis sur les clients et les commandes

• Travailler en étroite collaboration avec les techniciens de service, les équipes commerciales et les équipes de production

Qualifications et compétences :

Requis

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent
• 2 à 5 ans d'expérience dans le traitement des commandes, les pièces détachées ou le service à la clientèle (de préférence dans le domaine des équipements lourds ou de la fabrication industrielle)
• Excellente compréhension de l'identification des pièces et du traitement des commandes
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Grand souci du détail et sens de l'organisation
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Maîtrise des systèmes ERP et de Microsoft Office (Excel, Outlook, Word)

Préféré

• Expérience dans le domaine des équipements lourds, des véhicules tout-terrain ou des environnements de fabrication
• Aptitudes mécaniques ou formation technique
• Le bilinguisme (anglais/français) est un atout
• Expérience de travail avec des concessionnaires et des services après-vente

Conditions de travail

• Travail au bureau avec interactions fréquentes avec les équipes de l'entrepôt et de la production
• Levage occasionnel de pièces ou de matériaux (dans le respect des consignes de sécurité)
• Horaires de travail standard avec heures supplémentaires occasionnelles pendant les périodes de pointe

Job Types: Full-time, Permanent

Work Location: In person