Organisationsassistent*In

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Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die DocSchool PhilKult ist eine der größten DocSchools der Universität Wien. Ihre derzeit rund 350 Studierenden und 120 Betreuer*innen sind in zwölf thematischen Sektionen organisiert. Über 60 Nationalitäten sind vertreten, wobei die Mehrheit der Doktorand*innen der Fakultät sich selbst finanziert und ihre Forschung neben anderen beruflichen und familiären Verpflichtungen betreibt.

Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie die zentrale Koordination und führen Verwaltungsaufgaben rund um Förderungen, Forschungsmanagement und Kommunikation eigenständig durch. Gleichzeitig unterstützen Sie die Sektionsleitungen beim Management der Sektionen. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in mit einer hohen sozialen und kommunikativen Kompetenz. Sie zeichnen sich durch großes Verantwortungsbewusstsein und aktive Einsatzbereitschaft aus.

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Das machen Sie konkret:

Unterstützung der zentralen Koordination z.B.:

• • Anlaufstelle für Fragen rund um die Stipendien und Zuschüss

    • e
    Verwaltung von Anträgen für Stipendien und Zuschüss
    • e
    Verwaltung von Datenbanken (v.a. Project Monitor
    • )
    Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikatio
    • n
    Unterstützung im Bereich des Forschungsmanagement
    • s
  
  

Unterstützung der Sektionsleitungen, z.B.:

• • Anlaufstelle für Fragen um die Finanzierung von Veranstaltunge

    • n
    Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltunge
    • n
    Unterstützung bei der Gestaltung der sektionseigenen Moodle-Seite
    • n
    Unterstützung der intersektionellen Zusammenarbeit und Kommunikatio
    • n

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Mindestanforderungen

Grundkenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung, v.a. in Bezug auf die Doktoratsausbildun

• g
Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel, Outlook, Powerpoint
• )
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkei
• t
Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung Interkulturelle Sensibilität und Flexibilität in der Zusammenarbei
• t

Von Vorteil sind:

Erfahrung mit institutsübergreifenden bzw. interdisziplinären Arbeitsweise

• n
Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekte
• n
Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Medi
• a
Erfahrung mit E-Learning, insbesondere Moodl
• e

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Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren, internationalen, abwechslungsreichen Arbeitsumgebung, in der Sie auf interessante Persönlichkeiten treffen werden.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreibe

• n
Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.
• )