Personal Assistant (M/W/D) Für Unseren Co-Founder

Deine Rolle

Du arbeitest gerne strukturiert, behältst auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig erledigt werden? Dann könnte diese Position genau das Richtige für Dich sein.

Als Personal Assistant unterstützt Du einen unserer Co-Founder im Tagesgeschäft und übernimmst eine zentrale organisatorische Rolle. Du koordinierst Termine, bereitest Unterlagen vor, organisierst Reisen, behältst To-dos im Blick und sorgst dafür, dass administrative Abläufe reibungslos funktionieren.

Die Anstellung erfolgt bei der CHL Hotel Development Services GmbH. In dieser Funktion arbeitest Du eng mit den beiden Hotelmarken Superbude Wien Prater und The Companion Vienna zusammen und unterstützt bei unterschiedlichsten Themen, die im Arbeitsalltag anfallen. Neben klassischen Assistenzaufgaben begleitest Du gelegentlich auch Projekte, recherchierst Informationen oder koordinierst organisatorische Aufgaben. Kein Tag ist völlig gleich, der Schwerpunkt der Rolle liegt jedoch auf einer zuverlässigen, strukturierten Unterstützung im Hintergrund.

Wenn Du gerne organisierst, Prioritäten im Blick behältst und Freude daran hast, anderen den Rücken freizuhalten, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Deine Verantwortungsbereiche

Executive Support & Prioritätenmanagement

Du organisierst den Arbeitsalltag des Co-Founders, koordinierst Termine, E-Mails und administrative Themen und sorgst mit Weitblick dafür, dass Prioritäten effizient umgesetzt werden – stets diskret und zuverlässig.

Kommunikations- & Stakeholdermanagement

Du koordinierst Meetings, bereitest Präsentationen und Unterlagen vor und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen internen Teams, Agenturen und externen Partner:innen.

Projektkoordination & Unternehmensentwicklung

Du unterstützt Marketing-, Branding- und Expansionsprojekte, recherchierst potenzielle Hotelstandorte und bereitest Informationen sowie Entscheidungsgrundlagen für neue Projekte auf.

Reise- & Organisationsmanagement

Du planst Geschäftsreisen, koordinierst Hotels, Restaurants und Termine und stellst sicher, dass organisatorisch alles reibungslos funktioniert.

Operative Unterstützung & Sonderprojekte

Du übernimmst eigenverantwortlich organisatorische und persönliche Besorgungen, koordinierst kurzfristige Anfragen und hältst dem Co-Founder im Tagesgeschäft den Rücken frei.

Das bringst du idealerweise mit

• mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren koordinativen oder administrativen Rolle
• eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Verlässlichkeit
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• einen sicheren Umgang mit Microsoft Office und digitalen Tools
• Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick zu behalten
• Interesse an Marketing, Markenentwicklung, Design, Hospitality oder Immobilien ist ein Plus
• Führerschein Klasse B ist von Vorteil

Das erwartet dich

• Eine Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit unserem Co-Founder.
• Flexible Arbeitszeiten (20 Wochenstunden).
• Hybrides Arbeiten zwischen Homeoffice, unseren beiden Hotels und unterwegs – je nachdem, was der Tag mit sich bringt.
• Kurze Entscheidungswege und viel Eigenverantwortung.
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten rund um Marketing, Markenentwicklung und Expansion.
• Mitarbeitervorteile innerhalb unserer Hotels sowie regelmäßige Team-Events.
• Wenn Du Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, gerne organisierst und Freude daran hast, Dinge möglich zu machen, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.
  

Kontakt

Christian Lainer