Project Management Officer - Pmo

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Project Management Officer die graag de tanden zet in administratief-financiële ondersteuning van onderzoeksprojecten?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

De verbindende kracht worden tussen professoren en ondersteunende diensten?

We zijn op zoek naar een Project Management Officer die ondersteuning biedt in het administratief-financieel management van twee portfolios aan onderzoeksprojecten en die optreedt als liaison tussen de onderzoeksteams van de Crime and Society Research Group (CRiS) en van het Brussels University Consultation Center (BRUCC) & de centrale diensten van de VUB.

Jouw takenpakket ziet eruit als volgt:

• Administratief-financieel management van de verschillende onderzoeksprojecten van twee onderzoeksteams;
• Ondersteuning in het uitwerken van nieuwe projectvoorstellen, met het opstellen van de budgetvoorstellen als specifieke verantwoordelijkheid;
• Opvolging van de contractuele en financiële aspecten van wetenschappelijke dienstverlening aan derden en opvolging en coördinatie van de voortgangsrapportering hiervan;
• Algemene opvolging van de HR-dossiers van de onderzoekers die deel uitmaken van de teams van de betrokken professoren;
• Uitvoerende ondersteuning en adviesverlening aan de professoren op het vlak van personeelsbezetting, financiering en uiteenlopende operationele aspecten van onderzoeksprojectwerking;
• Optreden als aanspreekpunt voor (internationale) projectpartners en verzorgen van de coördinatie van de administratieve en operationele aspecten van (internationale) onderzoeksprojecten.
• All-round ondersteuning bij outreach-activiteiten zoals het beheer van websites en het verzorgen van posts op social media.
• Je bent het eerste aanspreekpunt van de professoren en hun teams voor vragen op het vlak van administratie, financiën en alle andere niet theoretisch-inhoudelijke zaken. Je zoekt naar antwoorden en oplossingen op basis van je eigen expertise en bij de centrale diensten van de VUB.
• Je draagt bij aan de optimalisatie van de administratieve processen tussen de faculteiten en de centrale diensten van de VUB.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring
• Je hebt een uitstekend niveau van schriftelijke en mondelinge Engelse taalvaardigheid en je kan je boodschap vlot aanpassen aan een variërend doelpubliek.
• Begrijpende luister- en leesvaardigheid in het Nederlands is nodig.
• Je hebt oog voor detail, een affiniteit met cijfers je kan goed overweg met Microsoft Excel. Je leert ook makkelijk werken met nieuw platformen.
• Je bent een geboren netwerker en je houdt ervan om te fungeren als liaison tussen de professoren en andere stakeholders van de universiteit.
• Je ben proactief en je kan erg goed autonoom werken.
• Je bent in staat om op basis van procesanalyse, adviezen te verlenen die kunnen bijdragen aan de vereenvoudiging en optimalisatie van administratieve processen.
• Je bent een ‘all-rounder’ en springt graag bij waar het nodig is.
• Kennis van de VUB of een andere universitaire omgeving is een plus.
• Professionele ervaring in het administratief-financieel beheer van projecten (in het hoger onderwijs) is een plus.
• Kennis van Vlaamse, Brusselse, Belgische en Europese onderzoeksfinanciering is een plus (bv. FWO, Belspo, Innoviris, VLAIO, FOD, Horizon Europe).

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van bepaalde duur (1 jaar - mogelijkheid tot verlenging) aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 7 of 8. De functie is beschikbaar vanaf 15/02/2025.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 06/01/2025 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op:

• CV

• Je motivatiebrief waarin je duidelijk je interesse voor deze functie omschrijft en vertelt hoe je met jouw ervaring en vaardigheden onze onderzoeksgroepen kunt versterken.

• Diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Lucas Melgaço via lucas.melgaco@vub.be of Imke Baetens via Imke.Baetens@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering

Contract: bepaalde duur (1 jaar)

Hoofdeenheid: Faculteit Recht en Criminologie

Omvang: 1

Functie: Projectleider/manager

Gradengroep: Graad 7

Wijze van begeven: werving