Réceptionniste

La réception d’une entreprise constitue la carte de visite de celle-ci.

Le rôle principal du Réceptionniste consiste dans l’accueil physique et téléphonique des clients en répondant au mieux aux questions posées. Le Réceptionniste est également responsable pour la gestion de l’ensemble du courrier entrant, que cela soit par voie postale, soit via la boîte Mail du service, ainsi que de la distribution de celui-ci aux personnes concernées.

Il reporte tout sujet à son responsable hiérarchique, le Chef d’équipe du Secrétariat Technique et Réception.

Tâches principales

• 
  Accueil téléphonique et physique des clients

• Accompagnement des visiteurs dans la salle de réunion

• Gestion de manière générale de la boîte mail du service reception@snhbm.lu

• Traitement de tout courrier entrant, par voie postale, par email via l’adresse reception@snhbm.lu ou par PEPPOL (facturation éléctronique)

• Traitement du courrier sortant (y compris la préparation de lettres recommandées)

• Gestion des stocks gérés par la réception (café, lait, eau des ouvriers) et passation des commandes nécessaires

Tâches supplémentaires

• 
  Préparation de boissons pour certaines réunions

• Gestion des colis et autres livraisons

• S’assurer que la zone de réception est propre et bien présentée

• Assurer un support ponctuel aux autres services administratifs

Compétences techniques

• 
  Compétences linguistiques

• Aisance dans la communication dans les langues requises pour cette fonction

• Avoir le sens de la discrétion

• Etre dynamique

• Capacité à gérer plusieurs tâches de manière efficace et structurée

Compétences managériales & sociales

• 
  Organisation des tâches, gérer les priorités, respecter les délais

• Faire un bon suivi administratif

• Coordination avec les autres équipes de la Société

• Gestion des stocks

• Etre empathique et sympathique

• Communiquer de façon claire et assertive

• Travailler en esprit d’équipe

• S’avoir s’adapter aux diverses situations