Recepcionista A Tiempo Parcial / Hyundai De Caguas

DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:

La Recepcionista realiza tareas de complejidad leve, atendiendo y canalizando las llamadas telefónicas, mensajes, documentos tramitados vía fax y visitantes, en forma amable, cortés y diplomática. Es responsable de recibir a todos los clientes que lleguen al concesionario de forma inmediata. Les brinda un caluroso saludo, los orienta e informa al Ejecutivo de Ventas de la llegada del cliente. En todo momento mantiene control y orden de la entrada del concesionario.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

• Recibe y es cordial con todos los clientes, haciéndolos sentir cómodos durante su visita al concesionario.
• Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.
• Atiende al público que entra al concesionario y solicita información, brindando la orientación requerida siguiendo un patrón. Primero da la bienvenida, se presenta y solicita la información requerida para anotarla en un “Traffic Control Log”
• Anota en el libro de control diario las entradas diarias efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo con el empleado. Dicho libro debe contener el nombre completo del cliente, número de teléfono, pueblo donde reside, modelo requerido, demo, medio por el cual supo de nosotros, trade in y comentarios.
• Lleva el control del turno del Ejecutivo de Ventas según asignado por el gerente de ventas.
• Mantiene el control de llamadas locales mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.
• Recibe, clasifica y distribuye la correspondencia dirigidos a los diferentes gerentes o empleados.
• Marcar citas shows y hacer notas iniciales en el sistema.
• Asegurarse que no se dupliquen ledas en el sistema.
• Estar pendiente a las necesidades del cliente en todo momento.
• Recibe y anota los mensajes dirigidos a los diferentes gerentes y empleados.
• Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos.
• Mantiene en orden su área de trabajo limpia y organizada, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Prepara en sistemas computadorizados diversos informes, cartas, tablas y otros documentos profesionales.
• Enviar hoja de log y reporte de tráfico al gerencial indicado.
• Comunicación diaria con Gerentes y “Team Leaders” para asegurar la asistencia y el registro de cada cliente correctamente.
• Recibe, clasifica y distribuye correspondencia, atiende el teléfono, envía y recibe facsímiles, saca fotocopias, archiva y envía correspondencia regular o masiva.
• Envía a los clientes carta de bienvenida.
• Registra y mantiene estadísticas de tráfico de piso.
• Asiste en el área de caja cuando es necesario.
• Realiza inventario de todos los “goodies” para el cliente. (Agua, café, picadera , etc)

FUNCIONES RELACIONADAS:

• Cumple y practica las políticas, procedimientos y estándares de seguridad.
• Se comporta consistente con la misión, visión y valores del Grupo Automotriz Outumuro en sus interacciones con los clientes y compañeros de trabajo a todos los niveles.
• Realiza otras tareas y deberes similares o afines al puesto.

REQUISITOS MINIMOS DE PREPARACION Y EXPERIENCIA:

• Grado de Escuela Superior, de una institución educativa acreditada.
• Experiencia profesional previa de un año, preferiblemente en funciones similares.
• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español.
• Excelentes habilidades interpersonales para mantener relaciones efectivas internas y externas.
• Disponibilidad para trabajar los sábados.
• Uso avanzado de computadoras y sus aplicaciones: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Publisher), Internet, etc.

Somos un patrono con igualdad de oportunidades en el empleo que busca retener y atraer el mejor talento humano basado en sus cualificaciones, mérito y necesidades del negocio.

Job Type: Part-time

Pay: $11.00 per hour

Expected hours: 25 – 40 per week

Work Location: In person