Responsable Secrétariat Général ( H/F)

Description :

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services vous assurez la préparation et l’organisation des assemblées délibérantes (conseils, commissions), garantissez la validité juridique et la transmission des actes, et coordonnez les services administratifs centraux (archives, courrier, parapheur électronique).

En lien direct avec la DGS, vous êtes responsable des missions de suivi administratif gérées par le secrétariat général, de la gestion des archives de la Commune, ainsi que du parapheur électronique de la commune.

Missions :

Mission principale

Gestion des assemblées :

• Prépare et organise les séances du Conseil municipal et des commissions (convocations, ordre du jour, dossiers des élus).

• Rédige les délibérations, procès-verbaux et comptes rendus

• Contrôle de la cohérence et la validité juridique des actes en lien avec les services

• Suivi du contrôle de légalité (télétransmission en préfecture)

• Tenue du registre des délibérations et des recueils des actes administratifs

• Suivi des arrêtés du Maire et des décisions

• Assure la transmission des demandes et décisions vers les services concernés

• Suivi des engagements pris en commission (tableaux de bord, relances)

• Participer à la rédaction et à la diffusion des procès-verbaux.

• Garantir le respect des échéances administratives

Gestion des archives

• Organisation, classement et conservation des archives administratives (courantes, intermédiaires, définitives)

• Application des règles de tri et des durées légales de conservation

• Préparation des versements aux Archives départementales

• Élaboration et mise à jour des tableaux de gestion

• Conseil et formation auprès des services sur les règles archivistiques

Gestion du circuit du parapheur électronique

• Administration et paramétrage de l'outil de signature électronique

• Suivi et fluidification des circuits de validation

• Formation et accompagnement des utilisateurs (élus et agents)

• Veille sur le bon fonctionnement de la dématérialisation des actes

Missions transversales

• Interface avec les services, les élus et les partenaires institutionnels (Préfecture, sous-préfecture)

• Assurer le suivi administratif de la DGS : convocation, ordre du jour, diffusion des comptes rendus

• Réaliser des recherches documentaires et préparer des notes de synthèse

• Veille juridique et réglementaire (CGCT, droit des collectivités)

Profil recherché :

Formation / expérience

• Diplôme de niveau Bac+3 minimum en droit public, administration publique ou gestion des collectivités territoriales ;

• Expérience professionnelle de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale.

Savoirs

• Connaissance approfondie du fonctionnement des assemblées délibérantes et des procédures liées à leur activité ;

• Bonne connaissance des règles d’archivage public et de conservation des documents administratifs ;

• Connaissance du cadre juridique applicable aux collectivités territoriales et à la préparation des actes administratifs ;

• Connaissance des outils et procédures de dématérialisation des actes (parapheur électronique, télétransmission, gestion électronique des documents).

Savoir-faire

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les outils numériques de communication (réseaux sociaux, newsletters) ;

• Rédiger des documents administratifs et juridiques avec précision et clarté ;

• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions et des instances délibérantes ;

• Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus, procès-verbaux ou actes administratifs ;

• Appliquer les procédures d’archivage et de gestion électronique des documents ;

• Communiquer avec aisance à l’écrit comme à l’oral, notamment dans les relations avec les élus, les partenaires et les administrés..

Savoir-être

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation ;

• Discrétion, loyauté et sens aigu de la confidentialité ;

• Excellent relationnel et sens du service public ;

• Diplomatie et capacité à s’adapter à différents interlocuteurs, notamment les élus ;

• Réactivité, capacité d’anticipation et gestion des priorités ;

• Aptitude à travailler dans l’urgence et à respecter les délais.

Conditions d’exercice

• Présence lors des séances du Conseil municipal (horaires décalés ponctuels)

• Devoir de réserve et de confidentialité renforcé

• Poste de confiance en lien direct la DGS

Avantages :

• Forfait Mobilité Durable
• Accès au Comité Nationale d'Action Sociale