L’administration communale lance un appel à candidatures pour le poste du secrétaire adjoint.

Taux d’occupation : 100%

Statut : fonctionnaire communal

Carrière : B1 ou A2

Le secrétaire adjoint est chargé de seconder le secrétaire communal dans la gestion administrative générale de la commune. Il assure la supervision directe du service Secrétariat général, garantissant le bon fonctionnement des activités transversales de l'administration, en lien avec les élus, les citoyens et les autres services communaux.

Conditions d’admissibilité :

• Être ressortissant d’un Etat membre de l’UE tel que déterminé par la loi du 18 décembre 2009 modifiant l’accès des ressortissants communautaires à la fonction publique luxembourgeoise ;

• Faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telle que définies par la loi du 24 février 1984 sur le régime des langues ;

Profil recherché :

• Formation supérieure en administration publique, droit, sciences politiques ou domaine équivalent peut constituer un atout

• Avoir réussi à l’examen d’admissibilité dans la carrière du fonctionnaire B1 ou A2 peut constituer un atout

• Expérience dans une administration communale ou publique fortement souhaitée

Rôles et tâches :

• Servir de modèle en matière de respect, efficacité, ponctualité et engagement

• Avoir un sens de responsabilité et de la discrétion

• Avoir un bon esprit d’équipe

• Avoir de bonnes facultés de communication (interne et externe)

• Être flexible et motivé

Prêter assistance au conseil communal, au collège des bourgmestre et échevins et au bourgmestre

• Gérer les ordres du jour des séances du conseil communal

• S’approprier une vue transversale des domaines d’activités de la commune

• Analyser des textes législatifs et règlementaires

• Conseiller les instances politiques et proposer des pistes d’action

• Rédiger des délibérations

• Suppléer le secrétaire communal en cas d’absence ou sur délégation

Coordonner les activités du service Secrétariat général

• Gérer le courrier

• Suivre les décisions

• Assurer une veille juridique et réglementaire pour garantir la conformité des procédures (règlements communaux, application des législations)

Planifier les ressources humaines et financières du Service "Secrétariat général"

• Assister dans la gestion prévisionnelle des effectifs, le recrutement, les descriptions de fonctions, la formation, les entretiens individuels…

• Superviser l'élaboration et l'exécution du budget du service

Encadrer les agents du Service "Secrétariat général"

• Encadrer l’équipe (répartition adéquate des tâches, suivi du travail, évaluations)

• Veiller au développement des compétences de ses subordonnés

• Instituer une capacité d'écoute et développer une relation de confiance avec les agents des unités

• Informer régulièrement le secrétaire communal du fonctionnement

• Gérer les conflits internes et les rapporter, le cas échéant, au secrétaire communal

• Assurer le flux d'informations

Compétences techniques:

Compétences métiers

Législations et réglementation

• Savoir appliquer la législation et réglementation de l'administration

Procédures internes/méthodologie

• Connaître le fonctionnement des communes et les processus décisionnels

• Connaître les processus et procédures internes à l'administration

Aptitudes techniques

• Disposer d'une bonne capacité d'analyse

• Connaître en théorie et en pratique les règles et les processus de la gestion publique, de l'organisation administrative et de la gestion de projets

• Connaître les principes généraux de la gestion des ressources humaines

• Savoir appliquer les processus de la gestion publique, de l’organisation administrative et de la gestion des projets

Compétences organisationnelles

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais

• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie dans le travail

• Compétences en gestion d’équipe et en coordination de projets

Compétences relationnelles

• Aisance relationnelle avec les élus, les citoyens et les partenaires externes

• Capacité d’écoute, de communication et de diplomatie

• Sens du service public et discrétion professionnelle

Compétences support

Applications bureautiques

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion communale

• Savoir travailler avec Excel, Word, Powerpoint, Office, …

Logiciels spécifiques

• Connaître les logiciels spécifiques utilisés par l'administration (GESCOM, SIGCOM, Intranet…)

Matériel et outillage

• Disposer d’une vue d’ensemble du matériel, des outils et de l’outillage utilisés dans les services

  administratifs

Compétences langues

Le poste requiert de bonnes capacités orales et rédactionnelles en luxembourgeois, allemand, français et anglais.