Secrétaire D'Unité À 60 %

Introduction

Présentation

SECRETAIRE D'UNITE A 60 %

Informations liées au poste

Votre profil

• un excellent sens du service et un contact aisé avec des personnes de différents horizons ;
• une bonne gestion des priorités, un esprit structuré, de la précision et de l’agilité dans l’exécution de tâches très diverses et souvent simultanées ;
• de la polyvalence : vous êtes à l’aise aussi bien avec les chiffres que les lettres, vous aimez travailler seul·e comme en équipe ;
• du dynamisme et de la curiosité intellectuelle : vous avez envie d’acquérir de nouvelles compétences et de constamment vous tenir informé·e des procédures et innovations liées aux outils de travail ;
• la maîtrise des outils informatiques (Suite Word, SAP, Jahia, FMPro, DépôtDoc, DocSeries);
• la bienveillance et la volonté de s’investir avec ses collègues ;
• Anglais écrit et parlé exigé. Une autre langue : un atout.

Vos activités

• Le secrétariat général : réception du secrétariat et suivi des questions administratives inhérentes au bon fonctionnement de l’institut : distribuer du courrier, accueillir et renseigner les collaborateurs·trices, organiser le classement papier et électronique de divers documents (GED, Sharepoint), mettre à jour des tableaux d’affichage, participer à des réunions, prendre des PV, mettre en pages des documents, etc...
• La communication : mettre à jour des sites web, publier des actualités pour les UR concernées, participer à l’organisation d’événements scientifiques, organiser des séjours, réserver des hôtels, etc...
• Les finances : établir, contrôler ou vérifier des notes de frais, des factures, des indemnisations, des imputations, établir des projections financières pour les fonds des UR dont vous avez la charge et en faire le suivi avec les responsables des projets, vérifier des comptes et les règlements des factures en cours.
• L’enseignement : vérifier des inscriptions, mettre à jour les bases de données de l’assistanat aux enseignements (SylviaAcad, Unisciences), récolter des sujets d’examens, les préparer, les fusionner et les imprimer pour transmission dans les délais au Décanat. Préparer ou tenir à jour des tableaux d’attribution de surveillances, diverses tâches en lien avec l’intendance des examens, etc...
• L’intendance de l’institut : gérer l’économat, les photocopieuses, le petit matériel électronique en prêt, l’accès aux locaux, la signalétique. Tenir l’inventaire du matériel à jour. Gérer la cafétéria de l’institut et les réservations des salles de conférences.

Vos avantages

Pour tout renseignement complémentaire

Votre dossier de candidature

Cahier des charges du poste