Secrétaire Ufa Lavoisier H/F

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Organisme de rattachement : GIP-FCIP porteur du CFA académique du Limousin

Le CFA Académique a pour objectif de fédérer l’ensemble des Unités de formations par apprentissage de l’académie de Limoges et ainsi de renforcer le statut d’apprenti dans la plupart des établissements publics.

Le secrétaire est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur du CFA Académique et sous l’autorité fonctionnelle du ou de la directeur (trice) d’Ufa..

Description du poste

Rémunération : Grille Fonction Publique Catégorie C

Nature des candidatures recherchées : Titulaire d’un BTS dans le domaine tertiaire

Nature du recrutement : CDD : 12 mois Renouvellement possible.

Expérience souhaitée dans le domaine de la formation par apprentissage ou initiale.

Poste temps incomplet : 50 %

Date de prise de poste : 01/09/2025

Missions et activités principales

Assister dans toutes les tâches administratives le directeur de l’Ufa ou par délégation le coordonnateur

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’Ufa, orienter les interlocuteurs et leur apporter les premières informations
• Recevoir, traiter et envoyer la correspondance écrite et électronique de l’Ufa,
• Contribuer à l’organisation de différentes réunions, formations, forums (rédaction et envoi des convocations, organisation matérielle, élaboration et diffusion des comptes-rendus),
• Gérer toutes les opérations liées aux déplacements de formateurs en entreprise,
• Assurer la liaison administrative entre l’Ufa et le CFA Académique,
• Réaliser la saisie sur la base siècle en lien avec le coordonnateur pédagogique,

Assurer un suivi de l’apprenti

• Assurer le suivi des absences des apprentis et les relations avec les entreprises et les familles,
• Etre à l’écoute des besoins des apprentis et les orienter vers les personnes ressources,
• Assurer toutes les saisies sur les logiciels dédiés à la gestion de l’apprentissage (Pronote,Y Paréo…)

Contribuer à l’activité du service

• Faire remonter les besoins en fournitures (administratives, pédagogiques…) au service de l’intendance de l’EPLE,
• Assurer les ventes des repas et nuitées aux apprentis et les enregistrer sur le logiciel dédié (Turboself…)

Développer et faire vivre les outils de communication :

• Réaliser et actualiser les documents de communication au service de la promotion de l’apprentissage,
• Mettre à jour les outils de communication dédiés (site internet, réseaux sociaux) relatifs à l’Ufa au sein des EPLE.
• Participer aux opérations de promotion de l’apprentissage : salons, forums, journées portes ouvertes…

Compétences techniques :

• Maîtriser les outils bureautiques, les techniques et outils de communication et de recherche de l’information
• Avoir de bonnes qualités rédactionnelles
• S’intéresser au monde de la formation professionnelle et/ou initiale.

Compétences comportementales :

• Avoir un bon relationnel, s’adapter à la diversité des interlocuteurs.
• Avoir le goût et le sens de l’intérêt collectif et du travail en équipe, de la loyauté.
• Etre autonome et organisé

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : à partir de 1 802,00€ par mois

Avantages :

• RTT

Horaires :

• Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 30/06/2025
Date de début prévue : 01/09/2025