Springer-Sekretärin / Mitarbeiterin Schulverwaltung (M/W/D)

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Der Carolinencampus vereint verschiedene Bildungseinrichtungen und begleitet Kinder und Jugendliche von der frühen Bildung bis zum Berufskolleg. Zur flexiblen Unterstützung unserer Sekretariate und Verwaltungsbereiche suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und organisationsstarke

Springer-Sekretärin / Mitarbeiterin für Verwaltung, Personal und vorbereitende Buchhaltung (m/w/d)

in Teilzeit oder auf Minijob-Basis.

Der genaue Stundenumfang und die Einsatzzeiten werden individuell vereinbart. Die Tätigkeit umfasst die flexible Unterstützung unterschiedlicher Sekretariats- und Verwaltungsbereiche auf dem Carolinencampus.

Ihre Aufgaben

- Flexible Vertretung und Unterstützung in den Sekretariaten der verschiedenen Einrichtungen des Carolinencampus

- Allgemeine Büro-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Eltern, Mitarbeitenden, Behörden, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern

- Bearbeitung von E-Mails sowie des Posteingangs und Postausgangs

- Terminplanung und Koordination interner Abläufe

- Pflege von Listen, Übersichten, Stammdaten und digitalen Ablagesystemen

- Vorbereitung, Ablage und Verwaltung von Verträgen, Personalunterlagen und weiteren Dokumenten

- Unterstützung bei administrativen Personalprozessen

- Pflege und Zusammenstellung von Personalunterlagen, Fehlzeiten und Vertragsinformationen

- Vorbereitung von Unterlagen für die Lohn- und Finanzbuchhaltung

- Prüfung, Zuordnung und Ablage von Rechnungen, Belegen und Zahlungsunterlagen

- Unterstützung der Verwaltungsleitung bei organisatorischen und verwaltungstechnischen Sonderaufgaben

- Enge Zusammenarbeit mit den Einrichtungsleitungen und den jeweiligen Sekretariaten

Ihr Profil

- Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich

- Erfahrung in der Personalverwaltung und/oder vorbereitenden Buchhaltung

- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

- Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion

- Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten

- Flexibilität und Bereitschaft, unterschiedliche Bereiche des Carolinencampus zu unterstützen

- Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in einem lebendigen Schulalltag den Überblick zu behalten

- Freude an der Zusammenarbeit mit Eltern, Mitarbeitenden und Leitungsteams

Wir bieten

- Eine Beschäftigung in Teilzeit oder auf Minijob-Basis

- Einen individuell vereinbarbaren Stundenumfang

- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit

- Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in unterschiedlichen Verwaltungsbereichen

- Kurze Entscheidungswege

- Ein engagiertes und kollegiales Arbeitsumfeld

- Eine strukturierte Einarbeitung

- Raum für Eigeninitiative und die Mitgestaltung administrativer Abläufe

- Einen modernen Arbeitsplatz auf dem Carolinencampus in Bochum

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Ihrem möglichen Eintrittstermin und einer kurzen Angabe dazu, ob Sie eine Tätigkeit in Teilzeit oder auf Minijob-Basis suchen.

Arbeitsort: Vor Ort