Stagiaire Conférence Center

Situé au coeur de la Forêt de Soignes, à l’intersection de la Wallonie, de la Flandres et de Bruxelles, le Dolce by Wyndham La Hulpe Brussels offre de nombreuses possibilités pour permettre aux membres d’une équipe, à des amis ou aux familles de se réunir dans des conditions optimales de sécurité et de confort au contact de la nature pour stimuler l’échange et l’inspiration.

L’hôtel 4* inclut un restaurant de 1000m² et 264 chambres et suites au décor contemporain offrant des vues apaisantes uniques sur la forêt de Soignes. Des activités sportives et récréatives sont également proposées sur site (piscine intérieure avec terrasse, sauna, hammam, Spa Cinq Mondes, terrains de tennis extérieurs, parcours santé en forêt…) ainsi que dans les proches environs (balade à pied, en vélo ou en trottinette électrique vers le Parc Solvay, la Fondation Folon ou Waterloo.)

Le centre de conférence de 4500 m² est réparti en 40 salles de séminaire de 40 à 750m² dont 2 auditoriums (150 et 500 sièges). Chaque espace bénéficie d’un système de ventilation performant et est équipé de technologies de pointe, permettant l’organisation de réunions hybrides. Les nombreux et larges espaces extérieurs démultiplient les possibilités.

Résumé du stage :

Le stagiaire sera amené à travailler dans les différents services comme le département setup et audiovisuel pour se familiariser et bien intégrer les salles et le matériel. Le job s’effectuera au desk du Business Center ensemble avec un agent du Business Center. L’objectif est de s’assurer que toutes les conférences qui ont lieu dans notre hôtel se déroulent avec la meilleure qualité de service possible.

Principales missions et responsabilités :

• Répondre aux différentes demandes du client en lien avec le Business center comme la demande de photocopies, l’impression de badges, l’organisation de transferts, l’envoi de matériel, etc.
• Répondre aux différentes demandes des départements liés à l’hôtel comme l’impression de documents, traduction et impression de menus, etc.
• Organiser l’affichage des évènements dans l’hôtel de façon quotidienne.
• Gérer les espaces de réunions réservés pour les groupes. Vérifier tous les matins que les salles soient agencées selon le souhait du client. Vérifier la propreté des salles.
• Être la personne de liaison entre les commerciaux et le client pendant tout le processus de la conférence.
• Accueillir le client lors de sa venue à l’hôtel et le suivre tout au long de son évènement.
• Communiquer oralement et par écrit les différents changements de l’événement avec le client et les équipes opérationnelles de l’hôtel.
• Identifier de manière proactive les attentes des groupes
• Être disponible pour résoudre les problèmes et/ou suggérer des alternatives suites aux demandes des clients sur place
• Obtenir les retours et avis des clients après les conférences.

Compétences :

• Maîtrise des outils informatiques et du Web
• Organisation et rigueur
• Sens de l’écoute et de la communication et pédagogie
• Esprit d’initiative et créativité, pragmatique et méthodique
• Ouverture d’esprit et capacité d’adaptation
• Curiosité intellectuelle

Langues

• Français
• Anglais

Informatique

• Word, Excel, Outlook

Avantages et indemnité :

• Repas : 3 repas par jour
• Parking
• Indemnité de stage de 650 € net par mois pour les ressortissants non belges et 250 € net par mois pour les ressortissants belges.
• Logement individuel
• Réduction sur les différentes prestations de l’hôtel : SPA, hébergement, restauration …
• Wyndham Rewards
• Accès à la salle de sport après 2 mois