Find Your Next Job
Travel Secretary
Posted on Aug. 12, 2025
- Espoo, Finland
- 0 - 0 USD (yearly)
- Full Time
Tailor Your Resume for this Job
Aalto-yliopistossa tiede ja taide kohtaavat tekniikan ja talouden. Rakennamme kestävää tulevaisuutta saavuttamalla läpimurtoja avainalueillamme ja niiden yhtymäkohdissa. Samalla innostamme tulevaisuuden muutoksentekijöitä ja luomme ratkaisuja maailman suuriin haasteisiin. Yliopistoyhteisöömme kuuluu 14 000 opiskelijaa, 400 professoria ja yli 5000 työntekijää, jotka edustavat yhteensä yli 120 kansalaisuutta. Kampuksemme sijaitsee Espoon Otaniemessä. Monimuotoisuus on osa meitä, ja teemme jatkuvaa työtä yhteisömme monimuotoisuuden ja syrjimättömyyden varmistamiseksi. Siksi kannustammekin päteviä hakijoita taustasta riippumatta liittymään yhteisöömme.
Aalto-yliopiston matkustuspalvelut hakee nyt joukkoonsa palveluhenkistä
Matkasihteeriä
Aalto-yliopiston matkustuspalvelut tarjoaa henkilöstölle, vieraille ja opiskelijoille digitaaliset, mobiilit ja ammattimaiset palvelut matkustukseen. Tarjoamme apua ja tukea muun muassa matkavarausten ja matka- ja kululaskujen tekemisessä, matkavakuutusten ja maksuaikakorttien hankinnassa sekä Neo matka- ja kuluhallintajärjestelmän käytössä. Tuotamme matkustuspalvelut yhteistyössä yliopiston palveluorganisaation, matkatoimiston ja järjestelmätoimittajien sekä muiden yhteistyökumppaneidemme kanssa. Varmistamme, että työmatkustus on sujuvaa, turvallista ja taloudellista.
Roolisi
Tärkeimpiin työtehtäviisi kuuluu Aalto-yliopiston henkilökohtaista palvelua saavien matkustajien matkavarausten suunnittelu ja toteutus alusta loppuun – aina yksityiskohtien hallinnasta sujuvaan matkan kulkuun. Lisäksi huolehdit matka- ja kululaskujen sujuvasta käsittelystä, jotta matkustajat saavat korvauksensa ajallaan ja vaivattomasti.
Toimit matka-asioiden yhteyshenkilönä ja asiantuntijana, joka varmistaa, että jokainen matka toteutuu turvallisesti ja sujuvasti sekä yliopiston ohjeistusta noudattaen. Opastat henkilöstöä yliopiston matkustukseen liittyvissä asioissa sekä Neo-matka- ja kuluhallintajärjestelmän käytössä, ja tarjoat asiantuntevaa neuvontaa matka- ja kulukorvauksiin liittyvissä kysymyksissä.
Työhösi kuuluu myös matka- ja kululaskujen käsittely ja asiatarkastus sekä matkoihin liittyvien maksujen hoitaminen. Seuraat aktiivisesti matkustamiseen liittyviä muutoksia ja huolehdit siitä, että ratkaisusi ovat aina ajantasaisia, sujuvia ja asiakaslähtöisiä.
Osaamisesi
- Odotamme sinulta kaupallisen alan toisen asteen tutkintoa sekä aikaisempaa kokemusta vaativista matkahallinnon / matkatoimiston tehtävistä.
- Matkasihteerinä tarvitset päivittäin erinomaista suomen ja englannin kielen suullista ja kirjallista taitoa.
- Toivomme saavamme tiimiimme asiakaspalveluhenkisen matkasihteerin, jolla on erinomaiset yhteistyö-, kommunikointi- ja vuorovaikutustaidot.
- Työ vaatii oma-aloitteisuutta ja vastuullisuutta sekä useiden asioiden yhtäaikaista hallintaa, joten sinulla tulee olla paineensietokykyä sekä hyvät organisointitaidot.
- Teemme työtä eri kanavien kautta (puhelin, chat, tikettijärjestelmä, Teams), joten uusien asioiden nopea omaksuminen on tärkeää ja sinulla tulee olla vahvat tietotekniset valmiudet.
- Arvostamme matkahallinnon järjestelmien ja verottajan matkustukseen liittyvän ohjeistuksen tuntemusta, sekä kokemusta matkavarausten teosta.
Tarjoamme
Tarjoamme sinulle mielenkiintoisen, kehittyvän ja haasteellisen roolin kansainvälisessä työympäristössä. Pääset osaksi mukavaa ja asiantuntevaa matkustustiimiä, jossa tuetaan toisia. Tiimissä on myös mahdollisuus osallistua Aalto-yliopiston matkustamisen ja sitä tukevien palveluiden kehittämiseen. Kannustamme ja tarjoamme mahdollisuuksia myös jatkuvaan oman osaamisesi kehittämiseen.
Pyrimme yhdistämään etä- ja lähityöskentelyn parhaat puolet ja työtä on mahdollista tehdä osittain myös etänä. Lähityöpisteesi sijaitsee uudistuneella ja elävällä Otaniemen kampusalueella, jossa on monipuoliset palvelut ja hyvät kulkuyhteydet. Tehtävän palkkaus määräytyy Aalto-yliopistossa käytössä olevan yliopistojen palkkausjärjestelmän mukaisesti, ja palkkahaarukka on noin 2500–3300 €.
Kiinnostuitko?
Jos innostuit tehtävästä ja haluat liittyä joukkoomme, lähetä hakemuksesi ja CV:si rekrytointijärjestelmämme kautta viimeistää 27.8.2025. Jos olet Aallon työntekijä tai vierailija, haethan sisäistä hakukanavaa käyttäen kirjautumalla ensin Workday-järjestelmään.
Lisätietoja tehtävästä antaa tiiminvetäjät Marjaana Lewis ja Anu Mäkelä, etunimi.sukunimi@aalto.fi. Puhelimitse tavoitat Marjaanan 14.8.2025 klo 14-16, +358505122390 ja Anun 21.8.2025 klo 10-12, +358505691605.
More about Aalto University:
Aalto.fi
youtube.com/user/aaltouniversity
linkedin.com/school/aalto-university/
www.facebook.com/aaltouniversity
instagram.com/aaltouniversity
To view information about Workday Accessibility, please click
here
.
Please see more of our Open Positions
here.
Tailor Your Resume for this Job
Share with Friends!
Similar Jobs
Visualite Academy
Secretary To Md - Female
We are hiring an energetic and capable Administrative Secretary to assist us with Academy administr…
Full Time | Tn, India
Apply 1 day, 22 hours ago
Odyssey House NSW
Personal Assistant To Ceo & Office Manager
Introduction: Bring your skills, compassion and care to support people affected by alcohol and othe…
Full Time | Redfern, Australia
Apply 2 months ago
The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO)
Senior Inventory Assistant
Requisition ID: 6249 Grade: G6 Country: Austria Duty Station: Vienna Category: General Service/Admi…
Full Time | Wien, Austria
Apply 2 months, 1 week ago
MT Aero, Inc
Secretary/Administrative Assistant
Position OverviewWe are seeking a detail-oriented and proactive Secretary / Administrative Assistan…
Full Time | Opa-locka, United States of America
Apply 2 months, 1 week ago
Management Assistant
We are looking for a Management Assistant in DB Cargo Scandinavia A/S Would you like to play an im…
Full Time | Taastrup, Denmark
Apply 3 months ago
Personal Assistant
Looking only female candidate for Personal Assistant role.Location ChennaiJob DescriptionsBoth oral…
Full Time | Tn, India
Apply 3 months, 1 week ago