Verwaltungsassistent*In In Der Caritas Schule Wiener Neustadt

Die Caritas der Erzdiözese Wien stellt die Menschen mit ihren vielfältigen sozialen Bedürfnissen in den Mittelpunkt ihrer Arbeit. Unterschiedlichkeit und Vielfalt schätzen wir auch bei unseren Mitarbeitern*innen. Die Caritas Schule Wiener Neustadt ist eine Privatschule mit Öffentlichkeitsrecht, die von der Caritas Wien als Schulerhalterin betrieben wird. Am Standort in der Grazerstraße 52 werden im Bereich der berufsbildenden mittleren und höheren Schulen (BMHS) unterschiedliche Ausbildungen für Pflege, Soziales und Wirtschaft angeboten. Dementsprechend reicht das Alter der Auszubildenden vom 14. bis zum 60. Lebensjahr. Insgesamt betreibt die Caritas der Erzdiözese Wien drei Schulstandorte, die bei gemeinsamen Themen auch zusammenarbeiten. Für die Caritas Schule Wiener Neustadt suchen wir ehestmöglich eine*n Verwaltungsassistenten*in

Deine Aufgaben

• Kund*innenbetreuung & Kommunikation
  • Ansprechperson im Sekretariat für Schüler*innen & Studierende, Lehrer*innen etc.
  • Persönliche und telefonische Erstberatung zum Ausbildungsangebot sowie zu Fördermöglichkeiten
  • Abwicklung der Korrespondenz und Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern
• Allgemeine Assistenzaufgaben:
  • Post, Telefon, E-Mail, Protokollführung
  • Administration Personalwesen
  • Prüfungsvorbereitung, diverse Abläufe im Schulalltag, Veranstaltungen etc.
  • Bestellung von Büro- und Schulbedarf
• Schulverwaltung:
  • Neuaufnahme Schüler*innen & Studierende
  • Bedienung des Schulverwaltungsprogramms „Sokrates“ (inkl. Datenpflege)
  • Ausstellen von Zeugnissen & Bestätigungen
• Kassa & Verrechnung
  • Handkassa und Kassabuch
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Verrechnung von Schulbeiträgen etc.
  • Abrechnen von Förderungen
• Schulmarketing:
  • Betreuung der Internetpräsenz der Schule
  • Bewerbung auf Messen
  • Mitwirken bei der Produktion von Foldern etc.
• Projektkoordination (z.B. Umbauten im Schulgebäude)
• Schulstandortübergreifende Zusammenarbeit: Arbeitsgruppen zu verwaltungsspezifischen Themen, Schulmarketing etc.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Handelsakademie, Höhere Lehranstalt für wirtschaftliche Berufe oder Ähnliches) und Berufserfahrung im Verwaltungsbereich
• Sehr gute Deutsch- und EDV-Kenntnisse (MS Office)
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung
• Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und die Bereitschaft sich in Neues einzuarbeiten (Typo3, Social Media, etc.)
• Identifikation mit den Werten der Caritas

Unser Angebot

Faire Entlohnung & attraktive Benefits

• Gehalt je nach Ausbildung und Berufserfahrung für 20 Wochenstunden € 1.460,54 - € 1.686,43 sowie Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern und die Möglichkeit für steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine für alle Mitarbeiter*innen.

Nachhaltigkeit & Mobilität

• Öffi-Zuschuss bis zu € 396/Jahr oder Klimaticket
• Nachhaltige Arbeitsweise – vom Bürobedarf bis zur Mobilität
• Homeoffice nach Absprache möglich

Entwicklung & Weiterbildung

• Bezahlte Fort- und Weiterbildungen
• Aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung

Mehr Zeit für dich

• Arbeitszeiten entsprechend dem Schuljahr (Urlaubskonsumation vorwiegend in den Schulferien)
• Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr
• Drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12., 31.12.
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• Möglichkeit einer 4-Tage Woche

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Dies umfasst für uns insbesondere die Dimensionen Behinderungen, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung und geschlechtliche Identität. Klick einfach auf „Jetzt bewerben!“ und übermittle uns deine Unterlagen.