Administrative Assistant

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Panoramica del ruolo
L' Administrative Assistant fornisce supporto operativo trasversale nelle attività HR, amministrative e contabili, garantendo la fluidità delle operazioni d'ufficio quotidiane.
La figura lavorerà a stretto contatto con il Group Financial Controller, il Group Hospitality Manager e i partner esterni (consulenti del lavoro/commercialisti) per mantenere archivi accurati, assistere nei processi di elaborazione paghe e selezione del personale e supportare l'amministrazione generale dell'ufficio.

Responsabilità principali

Supporto all'Amministrazione HR

• Assistere nella gestione dei dossier dei dipendenti, dei contratti e delle procedure di inserimento (onboarding) e di uscita (offboarding), in collaborazione con la società HR esterna.
• Supportare la preparazione e la reportistica per l'elaborazione delle buste paga, il monitoraggio di ferie e permessi e gli adempimenti normativi.
• Mantenere la massima riservatezza sulle informazioni del personale e garantire la corretta registrazione dei dati HR.

Attività Amministrative

• Gestire la corrispondenza, le email e i sistemi di archiviazione.
• Fornire supporto nella pianificazione delle agende, nell'organizzazione delle riunioni e nelle comunicazioni interne.
• Preparare report, presentazioni e documentazione su richiesta della Direzione.

Supporto Contabile

• Assistere nella gestione del ciclo attivo e passivo (contabilità clienti e fornitori), nella fatturazione e nel monitoraggio delle spese.
• Preparare la documentazione di supporto per il team contabile interno o per i commercialisti esterni.
• Monitorare la piccola cassa (petty cash), i rimborsi spesa e garantire la corretta archiviazione dei documenti finanziari.

Servizio Clienti e Operatività d'Ufficio

• Fungere da punto di riferimento per il personale interno e i partner esterni per tutte le questioni amministrative.
• Garantire il corretto svolgimento delle operazioni quotidiane d'ufficio, inclusa la gestione delle forniture e delle attrezzature (cancelleria, stampanti, ecc.).

Salute, Sicurezza e Conformità

• Assicurare il rispetto delle normative sulla protezione dei dati (Privacy/GDPR), della sicurezza sul luogo di lavoro e delle policy aziendali in tutte le attività amministrative e HR.

Altre mansioni

• Rispettare tutte le policy operative, le procedure e gli standard di performance.
• Partecipare alle attività d'ufficio che supportano il prestigio e l'efficienza dell'azienda.
• Svolgere ulteriori mansioni assegnate dal Group Financial Controller o dal Group Hospitality Manager.

Come Candidarsi:
Si prega di inviare il proprio CV e una lettera di presentazione, illustrando la propria esperienza e idoneità per il ruolo, all'indirizzo: martin.shaw@labagnaiagolfresort.com
Saranno ricontattati esclusivamente i candidati in linea con il profilo ricercato.

Contratto di lavoro: Tempo pieno

Retribuzione: a partire da €26.000,00 all'anno

Sede di lavoro: Di persona