Administrative Assistant - Pediatric Clinic

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Job Title: Administrative Assistant – Pediatric Therapy Clinic

Location: Pointe-Claire, Qc
Job Type: Full-Time
Clinic Name: Kiddo Active Therapy
Salary: Competitive, based on experience
Start Date: August 2025

About Us:
We are a busy and growing pediatric therapy clinic dedicated to providing exceptional care and support to children and their families. Our team of passionate therapists works in a collaborative environment to ensure the highest level of service. We are currently seeking a skilled and detail-oriented Administrative Assistant to join our team and help support our day-to-day operations.

Position Summary:
The Administrative Assistant is the backbone of our clinic’s front office, responsible for handling a wide variety of administrative, clerical, and basic accounting tasks. The ideal candidate must be highly organized, dependable, and proficient in Microsoft Excel and Word. Experience in a medical or therapy office setting is a plus.

Key Responsibilities:

• Greet patients and families with professionalism and warmth
• Schedule and confirm appointments
• Maintain accurate patient records and files
• Prepare and manage correspondence, files, and documents
• Utilize Microsoft Excel to track data
• Take payments, issue receipts, send statements to families
• Perform basic bookkeeping duties, including invoicing and payment tracking
• Assist with insurance verification and claims submissions
• Monitor and order office supplies
• Support therapists and management with administrative tasks as needed

Qualifications:

• High school diploma or equivalent (Associate’s degree or higher preferred)
• 2+ years of administrative experience, preferably in a healthcare setting
• Proficiency in Microsoft Excel and Word is required
• Familiarity with basic accounting or bookkeeping tasks
• Excellent communication and interpersonal skills
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to multitask in a fast-paced environment

Benefits:

• Competitive salary
• Paid time off and holidays
• Health insurance (for full-time employees)
• Supportive and family-focused work environment

How to Apply:
Please submit your resume and a brief cover letter detailing your relevant experience to Laura@kiddoactive.com

Titre du poste : Assistant(e) administratif(ve) - Clinique de thérapie pédiatrique

Lieu de travail : Pointe-Claire, Qc

Type d'emploi : Temps plein

Nom de la clinique : Thérapie Kiddo Active Inc.

Salaire : Compétitif, basé sur l'expérience

Date d'entrée en fonction : Août 2025

A propos de nous :

Nous sommes une clinique de thérapie pédiatrique très active et en pleine croissance qui se consacre à fournir des soins et un soutien exceptionnels aux enfants et à leurs familles. Notre équipe de thérapeutes passionnés travaille dans un environnement collaboratif pour assurer le plus haut niveau de service. Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) compétent(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe et nous aider dans nos activités quotidiennes.

Résumé du poste :

L'assistant(e) administratif(ve) est l'épine dorsale du bureau de notre clinique, responsable d'une grande variété de tâches administratives, de bureau et de comptabilité de base. Le candidat idéal doit être très organisé, fiable et maîtriser Microsoft Excel et Word. Une expérience dans un cabinet médical ou thérapeutique est un plus.

Principales responsabilités :

- Accueillir les patients et les familles avec professionnalisme et chaleur.

- Fixer et confirmer les rendez-vous

- Tenir à jour les dossiers et les fichiers des patients

- Préparer et gérer la correspondance, les dossiers et les documents.

- Utiliser Microsoft Excel pour suivre les données

- encaisser les paiements, émettre des reçus, envoyer des relevés aux familles

- Effectuer des tâches comptables de base, y compris la facturation et le suivi des paiements.

- participer à la vérification des assurances et à la soumission des demandes de remboursement

- Contrôler et commander les fournitures de bureau

- Soutenir les thérapeutes et la direction dans leurs tâches administratives, le cas échéant.

Qualifications :

- Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent (diplôme d'associé ou supérieur de préférence)

- Plus de 2 ans d'expérience administrative, de préférence dans un environnement de soins de santé.

- Maîtrise de Microsoft Excel et Word requise

- Familiarité avec les tâches comptables de base.

- Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles

- Solides compétences organisationnelles et souci du détail

- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement en constante évolution.

Avantages :

- Salaire compétitif

- Congés payés et jours fériés

- Assurance maladie (pour les employés à temps plein)

- Environnement de travail favorable et axé sur la famille

Comment postuler ?

Veuillez envoyer votre curriculum vitae et une brève lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente à Laura@kiddoactive.com

Job Type: Full-time

Pay: $35,000.00-$40,000.00 per year

Benefits:

• Disability insurance
• Extended health care
• Flexible schedule
• On-site parking
• Paid time off

Schedule:

• Monday to Friday

Language:

• Mandarin (preferred)

Work Location: In person

Expected start date: 2025-08-01