Assistant Administratif H/F

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À propos du poste :

L’Assistant de Gestion Administratif est chargé de gérer et de superviser l’ensemble des activités administratives et financières de l’entreprise. Il garantit la bonne organisation des processus administratifs internes et externes, assure le suivi des obligations légales et règlementaires. Il supervise la gestion quotidienne des fonctions administratives et financières, telles que la gestion des contrats, des ressources humaines, et des relations avec les prestataires et partenaires.

Gestion Administrative et Financière :

● Assurer la gestion de la documentation administrative, y compris le classement et l’archivage des documents.

● Coordonner les communications internes et externes des diverses entreprises.

● Préparer et mettre en forme les documents, les rapports et les présentations pour la direction.

● Exercer un rôle de veille et d’alerte sur les informations significatives et les évènements sensibles touchant l’entreprise.

● Coordonner les achats de matériel administratif, informatique et de bureau.

● Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements et les réunions.

● Savoir réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

● Suivre le budget et la comptabilité, saisir des écritures comptables.

● Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux, le cabinet expert-comptable.

● Rendre compte, à travers des points réguliers, de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Gestion Ressources Humaines :

● Administrer le personnel : Absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, note de frais.

● Assurer le suivi des obligations légales et règlementaire : Assurance, Sécurité Sociale…

● Gestion et suivi des dossiers de financement : AKTO, OPCO…

● Gérer et actualiser la règlementation professionnelle et règlementaire de l’entreprise en matière de droit du travail.

Administration Des Ventes :

● Superviser les facturations, encaissements et relances.

● Assurer le calcul des marges.

● Etablir des factures ventes et achats.

● Contrôler les factures fournisseurs et suivre leur règlement dans les délais impartis.

● Assurer la gestion des véhicules et des biens matériels de l’entreprise.

● Gérer les dossiers sinistres si nécessaire.

● Prendre en charge et répondre rapidement à tous nouveaux clients.

Relationnel et Commercial :

● Superviser et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients.

● Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.

● S’assurer de la bonne tenue de l’agence en matière de propreté, rangement, plantes, décoration, afin de respecter nos interlocuteurs ainsi que nos collaborateurs.

Compétences requises :

Bon niveau d'anglais.

Maîtrise des outils informatiques, y compris des logiciels de bureautique.

Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

Capacité à travailler de manière organisée et gérer les priorités.

Savoir comprendre et interpréter les documents afin de les traiter dans un délai imparti.

Discrétion et respect de la confidentialité des informations personnelles.

Adaptabilité pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise.

Excellente présentation physique.

Niveau d

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 900,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel