Chefsekretær Til Sdu Hr – En Nøglefunktion I En Dynamisk Hverdag

Er du skarp til kalenderkoordinering, elsker du struktur – og trives du med at være den, der får tingene til at gå op i en højere enhed, selv når dagen tager en uventet drejning? Så er det måske dig, vi leder efter som chefsekretær for HR-chefen på Syddansk Universitet (SDU).

Du bliver en del af Staben i SDU’s centrale HR-afdeling, hvor du får en nøglerolle i den daglige ledelsesbetjening, og du bidrager aktivt til sekretariatsopgaverne i afdelingen. Som chefsekretær er du et vigtigt bindeled mellem HR-ledelsen og resten af organisationen, og du er med til at sikre, at samarbejdet og kommunikationen fungerer smidigt og professionelt.

Dine primære opgaver vil omfatte:

• Kalenderstyring og mødekoordinering for HR-chefen – du får ansvar for at skabe overblik og koordinere aftaler.
• Kontaktperson for interne og eksterne samarbejdspartnere.
• Forberedelse af møder – herunder materiale, dagsordener, referater og evt. forplejning.
• Opfølgning på opgaver og deadlines i tæt samarbejde med HR-chefen.

Derudover vil du bl.a. også få til opgave at:

• Holde styr på afdelingens ferie og fravær – dvs. det er dig, der varsler ferie og registrerer fravær i SDU’s HR-system (HCM).
• Bidrage til at nye kolleger i SDU HR får en god start.
• Bestille lokaler og forplejning til HR-arrangementer.
• Håndtere indkøb via SDU’s indkøbssystem.
• Deltage i forberedelse af interne arrangementer i afdelingen.
• Være med til at løse mange forskellige administrative ad hoc-opgaver, som lander i Staben.

Du bliver en del af et lille godt team, hvor du og din kollega arbejder tæt sammen, tager fælles ansvar og støtter hinanden i opgaveløsningen.

Om SDU HR

SDU HR understøtter ledere og medarbejdere på Syddansk Universitet med alt fra ansættelser og løn til trivsel og udvikling. Vi sikrer, at regler og procedurer følges, og vi rådgiver om personaleledelse og arbejdsmiljø. Som chefsekretær bliver du en vigtig del af dette arbejde. Vi er ca. 65 medarbejdere og chefer fordelt på fem enheder: Ansatte, Løn, HR Digital, Arbejdsmiljø & Udvikling samt Staben.

Staben er et mindre team på 3 medarbejdere, der fungerer som bindeled på tværs af de forskellige enheder i SDU HR, og som yder sekretariats- og ledelsesbetjening til afdelingen og HR-ledelsen.

Din profil

Vi forventer, at du er struktureret, selvstændig og har stærke samarbejdsevner. Du trives med at skabe overblik i en travl hverdag, og du har øje for både detaljer og helheder. Du har erfaring med administrative opgaver og er vant til at arbejde tæt sammen med ledelsen. Du kommunikerer klart og professionelt, både mundtligt og skriftligt, og du har flair for at bruge digitale systemer.

Vi forestiller os, at du er kontoruddannet og har erfaring med kalenderstyring i en større organisation.

Vi tilbyder

• En spændende arbejdsplads med en stærk samarbejdskultur og gode muligheder for faglig udvikling
• En arbejdsplads på Syddansk Universitet i Odense
• Fleksibilitet med mulighed for hjemmearbejde
• En uformel omgangstone og et godt arbejdsmiljø

Løn og ansættelse

Stillingen er på fuld tid, og ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT. Det er muligt at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Stillingen ønskes besat pr. 1 december 2025 eller snarest derefter.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås hos Chef for Staben Charlotte Schönbeck på telefon 2875 2922.

Ansøgning og videre proces

Der er ansøgningsfrist 22. oktober 2025 kl 23.59.59. Første runde ansættelsessamtaler forventes afholdt den 27. oktober 2025, anden runde den 30. oktober 2025.

Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.

Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format.

Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb.

Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her .

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Om SDU

Syddansk Universitet er sat i verden for skabe værdi for og med samfundet. Uanset om vores bidrag kommer i form af fremragende forskning, innovative løsninger, uddannelse eller læring, så skal vi gøre en positiv forskel for samfundet og bidrage til en bæredygtig fremtid. Det gør vi ved at dyrke talenter og skabe de bedste miljøer for forskning og læring. Det er derfor afgørende, at SDU fastholder, udvikler og rekrutterer talenter. Samtidig skal vi sikre konstant høj kvalitet i alle vores aktiviteter – det kan vi kun med de rette mennesker. Det er universitetets forskere, undervisere, studerende, ledere og teknisk-administrative personale, der udgør fundamentet for vores succes.