Part-Time Medical Secretary / Secrétaire Médicale À Temps Partiel

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Clinique Médicale Mediplex

Mediplex is a private medical clinic located in the West Island, Montreal. We are currently looking for a professional, organized, and reliable Part-Time Medical Secretary to join our team.

The ideal candidate is friendly and patient-focused, communicates professionally in both French and English, is comfortable working in a busy medical environment, and is able to manage several administrative responsibilities efficiently.

Responsibilities

• Greet patients in a professional and welcoming manner
• Answer incoming telephone calls and respond to patient inquiries
• Schedule, confirm, reschedule, and coordinate patient appointments
• Manage physician schedules and clinic calendars
• Register patients and ensure demographic and contact information is accurate
• Process incoming and outgoing medical documents, reports, referrals, and requisitions
• Send and receive faxes and securely manage confidential medical information
• Assist physicians and clinical staff with administrative tasks
• Collect payments and provide receipts when required
• Maintain accurate patient records and documentation
• Communicate with laboratories, pharmacies, specialists, hospitals, and other healthcare providers when required
• Follow up with patients regarding appointments, forms, results, or administrative requests as directed
• Maintain an organized reception and administrative work area
• Respect patient confidentiality and clinic privacy policies at all times
• Perform other administrative duties related to the daily operation of the clinic

Qualifications

• Fluent in French and English, both spoken and written
• Strong communication and customer-service skills
• Professional, courteous, and comfortable interacting with patients
• Excellent organizational skills and attention to detail
• Ability to multitask and prioritize in a busy environment
• Reliable, punctual, and responsible
• Comfortable using computers, email, scheduling systems, and electronic medical records
• Ability to handle confidential and sensitive patient information appropriately

Assets

• Previous experience as a medical secretary, medical receptionist, or clinic administrator
• Experience working in a medical clinic or healthcare environment
• Experience using an electronic medical record (EMR) system
• Familiarity with medical terminology
• Experience handling private-clinic billing and payments

What We Are Looking For

We are looking for someone who takes initiative and understands that excellent patient care begins with the first interaction with the clinic. The successful candidate should be dependable, efficient, discreet, warm, and professional, while being able to remain calm and organized when managing multiple requests.

Previous medical-office experience is strongly preferred.

How to Apply

Please submit your résumé through Indeed.

We thank all applicants for their interest. Only candidates selected for an interview will be contacted.

Mediplex is committed to providing a professional, respectful, and confidential healthcare environment for both patients and staff.

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Clinique Médicale Mediplex

Mediplex est une clinique médicale privée située dans l’Ouest-de-l’Île de Montréal. Nous sommes actuellement à la recherche d’une secrétaire médicale à temps partiel professionnelle, organisée et fiable pour se joindre à notre équipe.

La personne idéale est accueillante, axée sur les besoins des patients, communique de façon professionnelle en français et en anglais, est à l’aise dans un environnement médical dynamique et est capable de gérer efficacement plusieurs responsabilités administratives.

Responsabilités

• Accueillir les patients de façon professionnelle et chaleureuse
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et aux demandes des patients
• Planifier, confirmer, modifier et coordonner les rendez-vous des patients
• Gérer les horaires des médecins et les calendriers de la clinique
• Inscrire les patients et s’assurer que leurs renseignements personnels et coordonnées sont exacts
• Traiter les documents médicaux entrants et sortants, les rapports, les références et les requêtes
• Envoyer et recevoir des télécopies et gérer de façon sécuritaire les renseignements médicaux confidentiels
• Assister les médecins et le personnel clinique dans diverses tâches administratives
• Percevoir les paiements et remettre des reçus au besoin
• Maintenir des dossiers patients et une documentation exacts et à jour
• Communiquer avec les laboratoires, pharmacies, spécialistes, hôpitaux et autres professionnels de la santé lorsque nécessaire
• Effectuer les suivis auprès des patients concernant les rendez-vous, formulaires, résultats ou demandes administratives, selon les directives
• Maintenir un espace de réception et de travail administratif propre et organisé
• Respecter en tout temps la confidentialité des patients et les politiques de protection des renseignements personnels de la clinique
• Effectuer toute autre tâche administrative liée au fonctionnement quotidien de la clinique

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle
• Professionnalisme, courtoisie et aisance dans les interactions avec les patients
• Excellent sens de l’organisation et souci du détail
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir les priorités dans un environnement dynamique
• Fiabilité, ponctualité et sens des responsabilités
• À l’aise avec l’informatique, les courriels, les systèmes de prise de rendez-vous et les dossiers médicaux électroniques
• Capacité à gérer de façon appropriée et discrète les renseignements confidentiels et sensibles des patients

Atouts

• Expérience antérieure comme secrétaire médicale, réceptionniste médicale ou adjointe administrative en clinique
• Expérience de travail dans une clinique médicale ou dans le domaine de la santé
• Expérience avec un système de dossier médical électronique (DME)
• Connaissance de la terminologie médicale
• Expérience avec la facturation et les paiements dans une clinique privée

Profil recherché

Nous recherchons une personne qui fait preuve d’initiative et qui comprend que l’excellence des soins aux patients commence dès le premier contact avec la clinique. La personne retenue devra être fiable, efficace, discrète, chaleureuse et professionnelle, tout en étant capable de demeurer calme et organisée lorsqu’elle doit gérer plusieurs demandes simultanément.

Une expérience antérieure dans un environnement médical est fortement souhaitée.

Comment postuler

Veuillez soumettre votre CV par l’entremise d’Indeed.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Mediplex s’engage à offrir un environnement de soins professionnel, respectueux et confidentiel, tant pour les patients que pour les membres de son personnel.

Expected hours: 16.0 per week

Work Location: In person