Administrative Assistant (M/W/D)

Teilzeit (60%, 3 Tage pro Woche inklusive die Hälfte der Samstage im Monat, flexibel)

MISSION

Als Administrative Assistant sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung in allen organisatorischen sowie verwaltungstechnischen Angelegenheiten, die im Wiener Louis Vuitton Store, einem der größten Europas, zu erledigen sind, um einen reibungslosen Ablauf im Team und Tagesgeschäft zu gewährleisten. Diese Stelle wird von 2 Personen zu je 3 Tagen pro Woche besetzt, um eine vollständige Abdeckung der Storeöffnungszeiten zu gewährleisten.

VERANTWORTUNGSBEREICH

• Schnittstelle zu und Support von diversen Head Office Departments (HR, Finance, Buchhaltung, Maintenance, ...) in administrativen Belangen wie zb Payroll, monatliches Reporting, Mitarbeiterbenefits, Lieferantenvertragsmanagement, etc.
• Koordination diverser Supplier und Partnerunternehmen sowie Management aller Behördenangelegenheiten
• Erstellung und Verwaltung des Personaleinsatzplans für ein Team von weit über 100 Mitarbeitern
• Reisekoordination für alle Storemitarbeiter sowie anschließende Spesenabrechnungen
• Management von Mitarbeiteranfragen und Verwaltung diverser Mitarbeiterangelegenheiten
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Küchenutensilien, Kundengeschenken, etc inklusive Verwaltung der jeweiligen Budgets
• Koordination des Reinigungspersonals im Store
• Unterstützung der Geschäftsleitung in strategischen Projekten, Vorbereitung von Meetings, etc.

PROFIL

• Teamplayer – da die Stelle von 2 Personen im Tandem abgedeckt wird, sind Teamfähigkeit, klare Kommunikation und Flexibilität innerhalb des Admin Teams Grundvoraussetzungen
• Exzellente Umgangsformen auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Organisation und vorausschauendem Denken
• Erfahrung in der Assistenz/Administration in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld von Vorteil
• Vertrauenswürdig, loyal und verlässlich im Umgang mit vertraulicher Information
• Kompetenter Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (speziell Excel, idealerweise SAP, Concur) sowie IT generell
• Multi-tasking Fähigkeit, Arbeit unter Deadlines gewöhnt
• Lösungsorientiert, offen, autonom, anpassungsfähig, schnell lernfähig, empathisch