Administrative Assistant (M/W/D)

Position

Teilzeit (60%, 3 Tage pro Woche inklusive die Hälfte der Samstage im Monat, flexibel)

MISSION

Als Administrative Assistant sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung in allen organisatorischen sowie verwaltungstechnischen Angelegenheiten, die im Wiener Louis Vuitton Store, einem der größten Europas, zu erledigen sind, um einen reibungslosen Ablauf im Team und Tagesgeschäft zu gewährleisten. Diese Stelle wird von 2 Personen zu je 3 Tagen pro Woche besetzt, um eine vollständige Abdeckung der Storeöffnungszeiten zu gewährleisten.

Job responsibilities

VERANTWORTUNGSBEREICH

• Schnittstelle zu und Support von diversen Head Office Departments (HR, Finance, Buchhaltung, Maintenance, ...) in administrativen Belangen wie z.B. Payroll, monatliches Reporting, Mitarbeiterbenefits, Lieferantenvertragsmanagement, etc.
• Koordination diverser Supplier und Partnerunternehmen sowie Management aller Behördenangelegenheiten
• Erstellung und Verwaltung des Personaleinsatzplans für ein Team von weit über 100 Mitarbeitern
• Reisekoordination für alle Storemitarbeiter sowie anschließende Spesenabrechnungen
• Management von Mitarbeiteranfragen und Verwaltung diverser Mitarbeiterangelegenheiten
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Küchenutensilien, Kundengeschenken, etc inklusive Verwaltung der jeweiligen Budgets
• Koordination des Reinigungspersonals im Store
• Unterstützung der Geschäftsleitung in strategischen Projekten, Vorbereitung von Meetings, etc.

Profile

PROFIL

• Teamplayer – da die Stelle von 2 Personen im Tandem abgedeckt wird, sind Teamfähigkeit, klare Kommunikation und Flexibilität innerhalb des Admin Teams Grundvoraussetzungen
• Exzellente Umgangsformen auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Organisation und vorausschauendem Denken
• Erfahrung in der Assistenz/Administration in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld von Vorteil
• Vertrauenswürdig, loyal und verlässlich im Umgang mit vertraulicher Information
• Kompetenter Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (speziell Excel, idealerweise SAP, Concur) sowie IT generell
• Multi-tasking Fähigkeit, Arbeit unter Deadlines gewöhnt
• Lösungsorientiert, offen, autonom, anpassungsfähig, schnell lernfähig, empathisch

Additional information

Das Gehalt für diese Position liegt bei mindestens 35.126 € brutto jährlich (auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung von 38,5 Stunden pro Woche). Entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung ist eine höhere Überzahlung möglich. Zusätzlich bieten wir eine Reihe attraktiver Benefits:

Was wir Ihnen bieten

Bei Louis Vuitton werden Sie Teil einer Maison, die von Kreativität, Savoir- Faire und Innovation geprägt ist. Sie arbeiten in einem internationalen und kollaborativen Umfeld, in dem vielfältige Talente gemeinsam die Zukunft des Luxus gestalten.

Neben dem Eintritt in die Welt des Exklusiven erwartet Sie zudem eine Vielzahl attraktiver Benefits.

Ihre Benefits:

• Individuelle Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten innerhalb der LVMH-Gruppe, dem weltweit führenden Luxusgüterkonzern, zur gezielten Förderung fachlicher und persönlicher Entwicklung
• Attraktive Mitarbeiterrabatte auf Louis Vuitton Produkte, Family and Friends Rabatte bei anderen Marken der LVMH Gruppe
• Empfehlungsprogramm mit Prämien
• Teilnahme an exklusiven Events im In- und Ausland
• Monatlicher Zuschuss für Mittagessen
• Beautyleistungen wie Friseur- oder Manikürebesuche
• Betrieblicher Altersvorsorge
• Zugang zu exklusiven Corporate Benefits und Partnerangeboten

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiedererkennen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Online-Bewerbungen berücksichtigen.