Assistenz (W/M/D) Für Projekt- Und Teamkoordination Im Bereich Government Affairs

Dann werden Sie Teil unseres globalen Teams als Assistenz (w/m/d) für Projekt- und Teamkoordination im Bereich Government Affairs, um internationale politische Zusammenarbeit aktiv mitzugestalten, Prozesse effizient zu unterstützen und den reibungslosen Ablauf unserer Projekte auf globaler Ebene sicherzustellen.

Wählen Sie den besten Ort für Ihre Arbeit - im Rahmen dieser Stelle ist es in Abstimmung mit Ihrer Führungskraft möglich, bis zu einem durchschnittlichen Volumen von 60% der jeweiligen Arbeitszeit mobil (innerhalb Deutschlands) zu arbeiten.

Noch mehr Flexibilität? Mobiles Arbeiten aus dem Ausland ist unter bestimmten Voraussetzungen und in ausgewählten Ländern für bis zu 30 Tage im Jahr möglich.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Sie koordinieren eigenverantwortlich komplexe Kalender, priorisieren Anfragen und lösen Terminüberschneidungen effizient – stets mit Blick auf die Bedürfnisse aller Beteiligten.
• Sie sind erste Ansprechperson für vielfältige interne und externe Kontakte im internationalen Regierungsumfeld – inklusive Vorstandsebene – und kommunizieren professionell auf Augenhöhe.
• Sie verwalten Compliance-Prozesse (z. B. SpoDom) weltweit und arbeiten mit den Ländern/Stakeholdern, in denen die Compliance-Prozesse erforderlich sind, zusammen.
• Sie organisieren Meetings, Workshops und Geschäftsreisen (inkl. Visa, Unterkünfte, Reisekostenabrechnung, Buchung von Tagungs-/Veranstaltungsräumen, Catering, Beschaffung und Buchung von Veranstaltungslieferanten) und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher – auch bei internationalen Formaten.
• Sie übernehmen aktiv die inhaltliche und organisatorische Begleitung von Veranstaltungen, inklusive Protokollierung, Maßnahmenverfolgung und Ergebnisdokumentation.
• Sie unterstützen Projekte durch strukturierte Planung, Terminverfolgung sowie durch die Abstimmung mit relevanten Ansprechpersonen rund um Lieferantenmanagement und externe Partnerschaften.
• Sie bearbeiten Partnerschaftsvereinbarungen, Zahlungen für Geld- und Sachspenden und führen Buchungen von Gruppenreisen durch.
• Sie erstellen überzeugende, zielgruppengerechte Präsentationen in englischer Sprache und unterstützen bei der Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Auswertungen gemäß internem Standard.

Mehr über dieses Geschäftsfeld erfahren Sie unter https://www.siemens-healthineers.com/de/products-services

Ihre Qualifikationen und Erfahrung:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Bereichen wie z. B. Projektmanagement, Teamassistenz auf Leitungsebene oder vergleichbaren Tätigkeiten.
• Sie bringen fundierte Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle mit, insbesondere in der Zusammenarbeit mit Führungspersönlichkeiten sowie im Umgang mit internen und externen Entscheidungsträger*innen.
• Sie punkten mit Kenntnissen in der Verwaltung von Compliance-Prozessen und mit Erfahrung in der Organisation von Workshops und Veranstaltungen.
• Sie sind erfahren in der Arbeit in internationalen Teams und verfügen über ein ausgeprägtes interkulturelles Verständnis.
• Kenntnisse in Siemens-spezifischen Anwendungen und Prozessen sind von Vorteil.

Ihr Profil und Ihre Fähigkeiten:

• Sie verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie beherrschen die gängigen MS Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sicher.
• Sie haben nachweisliche Erfahrung im verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen und zeichnen sich durch eine ausgeprägte Detailgenauigkeit aus.
• Sie arbeiten proaktiv, strukturiert und behalten auch unter Zeitdruck den Überblick.
• Ihr Profil wird abgerundet durch ausgeprägte Planungs- und Organisationsfähigkeiten, ein sicheres Auftreten, Eigeninitiative, Kommunikationsstärke, Flexibilität sowie die Fähigkeit, selbstständig und überwiegend remote zu arbeiten.